Уход на пенсию – важный этап в профессиональной жизни сотрудника. Правильное оформление записи в трудовой книжке гарантирует, что все периоды работы и ухода будут учтены при расчёте пенсии. В этой статье подробно разберём, какие шаги необходимо выполнить, какие документы собрать и какие нюансы следует учитывать.

Правовая основа

Для правильного оформления ухода на пенсию используются несколько нормативных актов:

• Часть 34 главы IV Правил подсчёта и подтверждения страхового стажа (Постановление Правительства РФ от № 1015).
• Пункт 27 Правил подсчёта и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (Постановление Правительства РФ от № 555).
• Статья 84.1 Трудового кодекса РФ – требования к заполнению учетных документов.
• Постановление Правительства РФ № 781 (2026) – перечень организаций, работа в которых даёт право на льготную пенсию.

Ключевые понятия

Уход за пожилым человеком – период, когда трудоспособный работник ухаживает за человеком, достигшим 80 лет, или за инвалидом I группы. Такой период может быть включён в страховой стаж.

Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий сведения о работе гражданина. Записи в ней должны полностью соответствовать Трудовому кодексу и нормативным актам Пенсионного фонда.

Кто может оформить уход на пенсию?

Запись в трудовой книжке производится, если сотрудник:

1. Достиг пенсионного возраста (в 2026 году – 65 лет для мужчин, 60 лет для женщин, с учётом будущих реформ).
2. Подал заявление об уходе на пенсию в ПФР/СФР.
3. Предоставил подтверждающие документы (трудовую книжку, паспорт, СНИЛС, согласие на уход, если требуется).

Особенности для ухаживающих

Если сотрудник ухаживает за человеком, достигшим 80 лет, период ухода засчитывается в страховой стаж (но не в северный). Это регулируется пунктом 27 Правил 2002 года.

Какие документы нужны?

Для корректного оформления записи в трудовой книжке потребуются следующие документы:

• Трудовая книжка (оригинал и копия).
• Паспорт гражданина.
• СНИЛС (страховый номер страхового свидетельства).
• Заявление об уходе на пенсию (в свободной форме, подписанное работником).
• Согласие на уход (если требуется от ухаживаемого лица).
• Документы, подтверждающие факт ухода (например, медицинская справка, справка из отделения СФР).

Пошаговая инструкция по записи в трудовой книжке

Ниже представлена подробная инструкция, которую можно выполнить в любой последовательности, но рекомендуется следовать ей для избежания ошибок.

1. Подготовка документа – откройте актуальную форму трудовой книжки и проверьте, что в ней нет пустых полей, где должна быть запись о пенсии.
2. Заполнение реквизитов – в соответствующее поле впишите:
• ФИО сотрудника;
• Дата рождения;
• Дата начала работы;
• Дата окончания работы (или «выход на пенсию»);
• Наименование организации;
• Должность;
• Код по ОКПД2 (если указано);
• Ставка заработной платы (по желанию).
3. Указание причины ухода – в поле «Причина увольнения/ухода» запишите:
• «Выход на пенсию»;
• или «Уход по возрасту»;
• Если уход связан с уходом за человеком старше 80 лет – укажите «Уход за лицом, достигшим 80 лет», с указанием даты начала ухода.
4. Подпись и дата – поставьте подпись работника и дату записи.
5. Проверка соответствия – сверьте введённые данные с требованиями статьи 84.1 ТК РФ: текст должен быть дословно корректным и не содержать сокращений.
6. Сдача в кадровый отдел – передайте оформленную страницу в отдел кадров/бухгалтерию для внесения в электронный кадровый модуль.
7. Подтверждение в ПФР – после обработки кадровым отделом, ПФР выдаст подтверждение о включении периода ухода в страховой стаж.

Пример записи

<Запись в трудовой книжке>
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Начало работы: 
Окончание работы: 
Должность: Инженер-конструктор
Причина ухода: Выход на пенсию (уход за отцом, достигшим 80 лет в 2025 г.)
Подпись: ______________________
</Запись>

Частые ошибки и как их избежать

• Несоответствие наименования организации – в трудовой книжке должно стоять точное название организации, указанное в Постановлении № 781. При необходимости уточните официальное название.
• Отсутствие подписи – без подписи запись считается недействительной.
• Неправильный код причины ухода – используйте формулировку «Выход на пенсию», а не «Увольнение» или «По собственному желанию», если это не соответствует факту.
• Отсутствие подтверждающих документов – без копий паспорта, СНИЛС и заявления ПФР запись может быть отменена.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли оформить запись в трудовой книжке без личного присутствия работника? – Нет, подпись работника обязательна.
2. Нужна ли отдельная запись в страховой карточке ПФР? – Да, в ПФР оформляется отдельный документ, но запись в книжке подтверждает факт ухода.
3. Как учесть период ухода за инвалидом I группы? – В заявлении укажите «Уход за инвалидом I группы», и этот период будет засчитан в страховой стаж (но не в северный).
4. Что делать, если в книжке уже есть запись «Увольнение»? – Запишите поверх неё новую запись «Выход на пенсию», но с пометкой «Предыдущая запись аннулирована» и подписью руководителя.

Запись в трудовой книжке об уходе на пенсию – это формальный, но важный документ, который фиксирует законный факт выхода сотрудника на заслуженный отдых. Соблюдая вышеописанные шаги и учитывая требования законодательства, вы гарантируете:

• корректное включение периода работы и ухода в страховой стаж;
• право на получение пенсионных выплат без задержек;
• отсутствие спорных вопросов при проверке со стороны ПФР и других контролирующих органов.

Помните, что любые несоответствия в оформлении могут привести к отказу в назначении пенсии или к необходимости повторного оформления документов. Поэтому уделяйте этому процессу особое внимание и при необходимости консультируйтесь с кадровыми специалистами или юристами.