Цель статьи – дать полное пошаговое руководство по правильному оформлению записей о награждениях и поощрениях в трудовой книжке (как в бумажном‚ так и в электронном виде)‚ а также предоставить готовый образец заполнения раздела «Сведения о награждениях и поощрениях».

Законодательная база

Оформление записей о поощрениях регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 236‑238).
• Приказ Минтруда России от № 354н «Об утверждении формы Т‑2 «Сведения о награждениях и поощрениях»».
• Приказ Минтруда России от № 445н «Об изменении формы Т‑2».
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в части указания наградных актов).

С 2003 года в трудовую книжку введён отдельный раздел «Сведения о награждениях и поощрениях»‚ который заполняется в соответствии с формой Т‑2.

Когда вносится запись о поощрении?

В трудовую книжку вносятся сведения о следующих видах поощрений‚ предусмотренных законодательством и внутренними нормативными документами организации:

1. Благодарность (письменная‚ электронная).
2. Грамота (вручная или печатная).
3. Премирование (денежное вознаграждение‚ премия за выдающиеся результаты).
4. Почётное звание (например‚ «Работник года»‚ «Лучший специалист»).
5. Ценный подарок (в т.ч. памятные медали‚ кубки‚ сувениры).
6. Иные формы поощрения‚ указанные в локальном нормативном акте предприятия.

Структура раздела «Сведения о награждениях и поощрениях» (форма Т‑2)

Раздел состоит из пяти граф:

Пошаговая инструкция по заполнению

Шаг 1. Подготовка приказа о награждении

1. Сформировать приказ в соответствии с шаблоном организации (‚ реквизиты‚ подпись руководителя).
2. В приказе указать:
   • Полное наименование организации.
   • Номер и дату приказа.
   • ФИО работника‚ которому вручается поощрение.
   • Наименование награды и её форму (грамота‚ благодарность и т.д.).
   • Основание (краткое описание достижений).
3. Приказ подписывается руководителем и‚ при необходимости‚ заверяется печатью.

Шаг 2. Внесение записи в трудовую книжку

1. Открыть раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» (стр. 5–6 в бумажной книжке).
2. В графу 1 вписать полное (и при наличии – сокращённое) название организации.
3. В графу 2 указать номер и дату приказа (пример: № 12 от ).
4. В графу 3 записать точное наименование награды.
5. В графу 4 – дату вручения награды.
6. В графу 5 – кратко сформулировать причину награждения (не более 150 символов).
7. Подписать запись: подпись работника (если требуется) и подпись лица‚ вносящего запись (обычно руководитель отдела кадров).

Шаг 3. Внесение записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)

1. Авторизоваться в системе «Электронная трудовая книжка» (Госуслуги или портал работодателя).
2. Выбрать пункт «Добавить запись» → «Сведения о награждениях и поощрениях».
3. Заполнить поля‚ аналогичные бумажному варианту (см. таблицу выше).
4. Прикрепить скан‑копию приказа о награждении.
5. Отправить запись на проверку. После подтверждения запись появится в ЭТК.

Образец заполненного раздела (бумажный вариант)

Подписи:
Работник – ______________________ /И. И. Иванов/
Руководитель отдела кадров – ______________________ /А. С. Петров/

Типичные ошибки при заполнении и способы их исправления

• Отсутствие номера и даты приказа.
  Ошибка: в графе 2 указана только «приказ».
  Как исправить: добавить «№ 12 от » и‚ если запись уже внесена‚ оформить исправление в виде новой записи с пометкой «исправление» и указанием причины.
• Неправильный порядок граф.
  Ошибка: запись начинается с даты награждения‚ а не с названия организации.
  Как исправить: в графе 1 указать название организации‚ а в графе 4 – дату;
• Сокращённое название без полного.
  Ошибка: указано только «ОАО «Ромашка»»‚ без полного наименования.
  Как исправить: добавить полное юридическое название (например‚ «Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»»).
• Отсутствие подписи работника.
  Ошибка: запись подписана только руководителем.
  Как исправить: получить подпись работника и добавить её в строку подписи.
• Запись в неверный раздел.
  Ошибка: сведения о поощрении внесены в раздел «Сведения о должностях».
  Как исправить: перенести запись в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях»‚ а ошибочную запись зачеркнуть двойной линией и указать «ошибка‚ исправлено».

Пример исправления ошибки

Исходная запись (без номера приказа):

Исправление (в новой строке):

Старая строка зачёркнута двойной линией‚ рядом ставится подпись «исправлено».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли вносить запись о поощрении без приказа?
   Нет. По закону запись в трудовую книжку допускается только на основании официального приказа (или иного нормативного акта)‚ подписанного руководителем.
2. Сколько раз можно вносить запись о поощрении за один и тот же год?
   Не ограничено. Каждое отдельное поощрение фиксируется отдельной записью.
3. Нужно ли указывать стоимость подарка?
   В графе 5 указывается лишь причина награждения; стоимость указывается в акте о награждении‚ но не в трудовой книжке.
4. Можно ли в электронную трудовую книжку добавить запись‚ если в бумажной уже есть?
   Да. Электронная и бумажная версии являются равнозначными; запись в обеих формах обязательна.

Корректное оформление сведений о поощрениях в трудовой книжке – важный элемент кадровой документации‚ который подтверждает профессиональные достижения работника и может влиять на его карьерный рост‚ пенсионные начисления и социальные льготы. Следуя изложенной в статье пошаговой инструкции и используя представленный образец заполнения‚ вы избежите типичных ошибок и обеспечите юридическую чистоту записи.

Дата публикации:  г. 04:14 по местному времени.