Смена фамилии – достаточно распространённое событие в жизни гражданина. При этом необходимо правильно оформить изменения в официальных документах работодателя, в частности в трудовой книжке. В статье рассмотрены правовые основы, перечень документов, порядок действий работодателя и образец записи.

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие внесение изменений в трудовую книжку:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 71, 73.
• Приказ Минтруда России от № 665н «Об утверждении порядка ведения трудовых книжек». В пункте 5.2 указано, что изменения фамилии, имени, отчества вносятся «на основании паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о регистрации брака (расторжении брака) и иных документов, подтверждающих изменение ФИО».
• Постановление Правительства РФ от № 1155 «Об утверждении формы трудовой книжки».

Какие документы нужны сотруднику

Для внесения записи в трудовую книжку на основании изменения фамилии требуется один из следующих комплектов документов:

1. Оригинал паспорта (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший документ).
2. Если изменение фамилии связано с браком/разводом – свидетельство о заключении брака или свидетельство о расторжении брака.
3. При изменении фамилии в результате смены имени – справка из органа ЗАГС о перемене имени.
4. Заявление сотрудника (в свободной форме) с просьбой о внесении изменения.

Важно: оригиналы документов предоставляются работодателю, а в трудовую книжку вносятся только ссылки на их реквизиты (номер, дата, орган выдачи).

Порядок действий работодателя

Процедура внесения записи в трудовую книжку делится на несколько этапов.

Приём документов

• Получить от сотрудника оригиналы документов, указанных в пункте 2.
• Сделать копии (для личного дела сотрудника) и вернуть оригиналы после оформления записи.

Подготовка записи

Запись вносится в форзац (внутренняя сторона обложки) трудовой книжки. Формулировка должна быть чёткой, без орфографических ошибок, и содержать ссылки на документ(ы), на основании которых производится изменение.

Оформление записи

1. Перечеркнуть прежнюю фамилию одной линией (не стирая полностью).
2. Подписать новую фамилию, указав её полностью.
3. Внести текст записи (пример ниже).
4. Подписать запись руководителем организации (или уполномоченным лицом) и поставить печать организации.

Обновление личного дела

• Внести изменения в личную карточку (форма Т‑2), трудовой договор, штатное расписание и другие кадровые документы.
• Обновить сведения в электронных системах (если используется электронный документооборот).

Образец записи в трудовой книжке

Ниже приведён типовой вариант записи, который допускает небольшие стилистические изменения, но сохраняет обязательные элементы.

Фамилия Иванова изменена на фамилию Петрова
на основании паспорта серии 45 06 № 123456, выданного
 г. отделом УФМС России по г. Москве.

Если изменение происходит в результате брака, запись может выглядеть так:

Фамилия Иванова изменена на фамилию Петрова
на основании свидетельства о регистрации брака № 3456 от г.,
выданного отделом ЗАГС г. Пушкино, и паспорта серии 45 06 № 123456,
выданного г. отделом УФМС России по г. Москве.

Ключевые элементы записи:

• Перечеркнутая фамилия (старый вариант).
• Новая фамилия – без ошибок.
• Указание документа, на основании которого производится изменение (паспорт, свидетельство о браке/разводе и т.д.).
• Номер, дата выдачи и орган, выдавший документ.
• Подпись и печать руководителя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке только на основании паспорта?

Да. При смене фамилии в результате официального изменения в паспорте (например, после развода) запись вносится исключительно на основании паспорта. При этом в записи указываются серия, номер, дата выдачи и орган, выдавший паспорт.

Нужно ли сохранять старую фамилию в трудовой книжке?

Старую фамилию следует перечеркнуть одной линией и оставить в записи, чтобы сохранялась историческая справка о предыдущем ФИО.

Как быстро будет внесена запись?

Согласно Приказу Минтруда № 665н, запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней после получения всех необходимых документов.

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о смене фамилии, а сотрудник хочет изменить её ещё раз?

В таком случае вносятся новые записи, каждая из которых ссылается на соответствующий документ (новый паспорт, новое свидетельство о браке/разводе). Предыдущие записи остаются без изменений.

Можно ли оформить запись в электронную трудовую книжку?

Да. При использовании Электронной трудовой книжки (ЭТК) запись вносится в электронный реестр тем же способом – на основании тех же документов, но без физического перечёркивания. Требуется подтверждение подписи руководителя в системе.

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие подписи руководителя и печати организации – запись считается недействительной.
• Стирание старой фамилии полностью – нарушает требования к сохранению исторических данных.
• Неуказание номера и даты выдачи паспорта (или другого документа) – запись считается неполной.
• Запись в неправильном месте (не в форзаце, а в основной части книжки) – может привести к её аннулированию.

Внесение записи о смене фамилии в трудовую книжку – простая, но строго регламентированная процедура. Ключевые моменты:

1. Собрать оригиналы документов (паспорт + при необходимости свидетельство о браке/разводе).
2. Подготовить заявление сотрудника.
3. Сделать запись в форзаце, указав полную информацию о документе, на основании которого производится изменение.
4. Подписать запись руководителем и поставить печать.
5. Обновить все сопутствующие кадровые документы.

Соблюдая указанные правила, вы гарантируете законность и корректность внесения изменений, а сотрудник получит официальное подтверждение своей новой фамилии в трудовой книжке.

Дата актуализации статьи: