Трудовая книжка (ТК) – основной документ, подтверждающий трудовую историю гражданина. Для государственных служащих существуют особые требования к оформлению записей, которые регулируются Приказом Минтруда России от № 320н (Порядок ведения и хранения трудовых книжек) и Федеральным законом 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В статье представлены:
- Общие правила заполнения ТК;
- Пошаговые инструкции для типовых ситуаций (приём, перевод, повышение, увольнение, изменение фамилии, награждение и т.д.);
- Примеры записей, готовые к использованию;
- Ссылки на нормативные акты и полезные ресурсы.
Правовая база
Основные документы, регламентирующие оформление записей в трудовой книжке государственных служащих:
- Приказ Минтруда РФ № 320н от г. – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Федеральный закон № 79‑ФЗ от г. – о государственной гражданской службе.
- Приказы и методические указания конкретных ведомств (например, Приказ Минэкономразвития от г. о порядке оформления записей при увольнении с государственной службы).
Общие правила заполнения трудовой книжки
2.1 Формат дат
Все даты в ТК пишутся арабскими цифрами, число и месяц – двузначными, год – четырёхзначным. Пример: .
2.2 Нумерация записей
В графе 1 указывается порядковый номер записи. Нумерация должна быть нарастающей в течение всей трудовой деятельности работника.
2;3 Шрифт и оформление
- Пишется печатными буквами (не курсивом).
- Записи делаются чернильной или черной ручкой.
- Заполняются все графы (1‑9) без пропусков, если информация отсутствует – ставится тире.
2.4 Сроки внесения записей
Запись в ТК вносится не позднее 5 рабочих дней со дня соответствующего события (приём, перевод, увольнение и т.д.).
Типовые случаи и образцы записей
3.1 Приём на государственную службу
Пример записи при приёме на должность начальника отдела кадров в Министерство финансов РФ:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | 1 |
| 2 | |
| 3 | Министерство финансов Российской Федерации |
| 4 | Начальник отдела кадров |
| 5 | Гражданская служба |
| 6 | Полный рабочий день |
| 7 | — |
| 8 | — |
| 9 | — |
3.2 Перевод на другую должность (внутри ведомства)
Пример записи при переводе сотрудника из отдела аналитики в отдел стратегического планирования:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | 2 |
| 2 | |
| 3 | Министерство экономического развития РФ |
| 4 | Начальник отдела стратегического планирования |
| 5 | Гражданская служба |
| 6 | Полный рабочий день |
| 7 | Перевод с должности аналитика (отдел аналитики) на должность начальника отдела стратегического планирования |
| 8 | — |
| 9 | — |
3.3 Повышение в должности (повышение квалификации)
Запись о повышении до заместителя директора в региональном управлении:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | 3 |
| 2 | |
| 3 | Управление делами Президента РФ, региональное отделение |
| 4 | Заместитель директора |
| 5 | Гражданская служба |
| 6 | Полный рабочий день |
| 7 | Повышение в должности с должности начальника отдела |
| 8 | — |
| 9 | — |
3.4 Увольнение по собственному желанию
Пример записи об увольнении с государственной службы по инициативе служащего (пункт 15 Порядка):
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | 4 |
| 2 | |
| 3 | Министерство культуры РФ |
| 4 | — |
| 5 | — |
| 6 | — |
| 7 | Увольнение по собственному желанию (пункт 15 Порядка) |
| 8 | — |
| 9 | — |
3.5 Увольнение по истечении срока контракта
Запись, подготовленная экспертом Роструда Натальей Агуреевой:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | 5 |
| 2 | |
| 3 | Федеральная служба исполнения наказаний |
| 4 | — |
| 5 | — |
| 6 | — |
| 7 | Увольнение в связи с истечением срока действия контракта (пункт 16 Порядка) |
| 8 | — |
| 9 | — |
3.6 Смена фамилии (по браку, по решению суда)
Запись о смене фамилии после заключения брака:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | 6 |
| 2 | |
| 3 | — |
| 4 | — |
| 5 | — |
| 6 | — |
| 7 | Смена фамилии с Ивановой на Петрову (по свидетельству о браке № 1234 от ) |
| 8 | — |
| 9 | — |
3.7 Награждение государственными наградами
Запись о получении Грамоты Министерства обороны РФ за выдающиеся достижения в работе:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | 7 |
| 2 | |
| 3 | Министерство обороны РФ |
| 4 | — |
| 5 | — |
| 6 | — |
| 7 | Грамота Министерства обороны РФ за выдающиеся достижения в работе (№ Г‑2025‑12‑025) |
| 8 | — |
| 9 | — |
Практические рекомендации
- Проверяйте соответствие записи нормативным формулировкам. В официальных образцах часто используются фразы: «Принят на работу», «Уволен по собственному желанию», «Перевод с должности… на должность…».
- Сохраняйте оригиналы документов. При внесении записи необходимо приложить копию приказа, справки или свидетельства, подтверждающего событие.
- Контролируйте подписи. Запись в ТК подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и, при необходимости, самим сотрудником.
- Не допускайте пропусков. Если в какой‑либо графе нет информации, ставьте тире («—»), а не оставляйте поле пустым.
- Используйте готовые шаблоны. На портале Система Кадры доступны скачиваемые шаблоны в формате DOC/DOCX, которые можно адаптировать под конкретный случай.
Скачивание готовых образцов
Для удобства вы можете скачать готовые образцы записей в трудовую книжку по следующим ссылкам (все файлы актуальны на ):
- Приём на работу
- Перевод и перевод в другую должность
- Увольнение (по собственному желанию, по истечении контракта)
- Награждение государственными наградами
- Смена фамилии
Трудовая книжка – важнейший документ, который отражает весь профессиональный путь государственного служащего. Правильное оформление записей обеспечивает:
- Корректность расчётов по пенсии и другим социальным выплатам;
- Прозрачность карьерного роста и подтверждение квалификаций;
- Защиту прав сотрудника в случае трудовых споров.
Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, и используя официальные образцы из Системы Кадры, вы сможете безошибочно вести трудовые книжки государственных служащих, соблюдая все требования действующего законодательства.
Дата актуализации статьи: г.