Дата актуализации: ‚ 14:13:49
Содержание
- Правовая база
- Когда запись делается по справке
- Виды записей‚ оформляемых по справке
- Порядок заполнения трудовой книжки
- Примеры заполнения
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий факт работы гражданина‚ а также все изменения в его трудовой истории: прием‚ перевод‚ увольнение‚ восстановление и пр. Записи в ней влияют на размер будущей пенсии‚ больничных‚ пособий и других социальных выплат; Поэтому важно правильно оформлять каждую запись‚ в т.ч. и те‚ которые вносятся по справке (медицинской‚ справке о командировке‚ справке о временной нетрудоспособности и др.).
Правовая база
Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
- Приказ Минтруда России № 6н от «Об утверждении формы трудовой книжки»;
- Постановление Правительства РФ от № 877 «Об утверждении Положения о порядке ведения и оформления трудовых книжек»;
- Методические указания Роструда о заполнении записей по справке.
Согласно ТК РФ‚ запись в трудовой книжке может быть сделана на основании официального документа‚ подтверждающего факт события (справка‚ приказ‚ решение собрания учредителей и т.д.).
Когда запись делается по справке
Запись «по справке» вносится в следующих случаях:
- Временная нетрудоспособность – справка от врача о больничном листе.
- Отпуск без сохранения заработной платы – справка о согласии сторон.
- Командировка – справка из командировочного отдела о длительности командировки.
- Восстановление на работе – справка о снятии с больничного или о реабилитации.
- Увольнение по собственному желанию – справка о согласии работника и работодателя (в случае‚ когда увольнение оформляется без приказа).
Важно: запись должна быть сделана без наложения данных друг на друга‚ иначе запись считается недействительной.
Виды записей‚ оформляемых по справке
Запись о приеме на работу
Обычно оформляется приказом‚ но в случае временного трудоустройства (например‚ работа по совместительству) может потребоваться справка от организации‑заказчика.
Запись об отпуске
В колонке «Дата начала» и «Дата окончания» указывается период отпуска‚ а в колонке «Основание» – «Справка о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы».
Запись о временной нетрудоспособности
Заполняется на основании больничного листа (справка от врача). В колонке «Основание» указывается «Больничный лист № ___ от ___».
Запись о командировке
Основанием служит справка из отдела кадров о командировке. В колонке «Основание» пишут «Справка о командировке с ___ по ___».
Запись об увольнении
Если увольнение происходит по собственному желанию без приказа‚ в качестве основания используется справка о согласии сторон.
Порядок заполнения трудовой книжки
- Подготовка документа. Убедитесь‚ что справка оформлена в установленном порядке (шапка организации‚ подпись‚ печать‚ дата).
- Проверка пустых строк. В трудовой книжке должна быть свободная строка без наложения данных.
- Заполнение колонок:
- Дата начала – первая дата события (например‚ начало больничного).
- Дата окончания – дата завершения события.
- Должность‚ разряд‚ тарифная ставка – указывается в соответствии с текущей должностью.
- Основание – точное название справки (например‚ «Справка о временной нетрудоспособности № 123 от »).
- Подпись и печать. Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать.
- Контроль. После внесения записи работник проверяет правильность заполнения и подписывает страницу (если требуется).
Примеры заполнения
Пример 1. Больничный лист
| Дата начала | Дата окончания | Должность‚ разряд‚ тарифная ставка | Основание |
|---|---|---|---|
| инженер‑технолог‚ разряд 3‚ ставка 1‚5 | Больничный лист № 456 от |
Пример 2. Командировка
| Дата начала | Дата окончания | Должность‚ разряд‚ тарифная ставка | Основание |
|---|---|---|---|
| менеджер проекта‚ разряд 2‚ ставка 1‚3 | Справка о командировке с по |
Типичные ошибки и как их избежать
- Перекрытие записей. Одна запись не должна «перекрывать» другую в колонках. При отсутствии свободной строки необходимо добавить новую страницу.
- Неправильный формат даты. В трудовой книжке используется формат ДД.MM.ГГГГ.
- Отсутствие подписи и печати. Запись считается недействительной без подписи руководителя и печати организации.
- Неуказание номера справки. В колонке «Основание» обязательно указывать номер и дату справки.
- Ошибки в наименовании должности. Должность должна соответствовать той‚ что указана в приказе о приеме на работу.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вносить запись в электронную трудовую книжку по справке?
- Да. Электронная трудовая книжка (ЭТК) поддерживает те же правила заполнения‚ что и бумажная. Справка загружается в систему‚ а запись формируется автоматически.
- Сколько времени даёт работодатель на внесение записи?
- Согласно ТК РФ‚ запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней с момента получения справки.
- Что делать‚ если в трудовой книжке обнаружена ошибка?
- Необходимо оформить исправление: в отдельной строке указывается «Исправление»‚ указывается причина‚ подпись руководителя и печать. Ошибку нельзя просто зачеркнуть.
- Учитывается ли запись о командировке при расчёте пенсионного стажа?
- Да. Специальный стаж‚ полученный в результате командировок‚ автоматически учитывается Социальным фондом России при оформлении страховых пенсий.
Запись в трудовой книжке по справке – важный элемент трудового документооборота‚ от которого зависят будущие социальные выплаты и пенсионные начисления. Правильное оформление требует соблюдения нормативных требований‚ внимательного заполнения всех колонок и обязательного подтверждения подписью и печатью. Соблюдая порядок‚ описанный в данной статье‚ вы избежите большинства ошибок и гарантируете корректность своей трудовой истории.
Помните: даже небольшие неточности в трудовой книжке могут привести к отказу в пенсии или пособиях. Поэтому проверяйте каждую запись сразу после её внесения.