Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Внесение записей о приёме на работу и об увольнении регламентируется Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами организации. Важно соблюсти не только содержание записи, но и её оформление: запись должна быть чёткой, читаемой, выполненной чёрным пастой или чёрным тонером, а также заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Нормативная база

• ТК РФ, ст. 66 – ведение трудовых книжек;
• ТК РФ, ст. 66.1 – порядок внесения записей о приёме и увольнении;
• Приказ Минтруда России № 697н от – «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
• ФЗ № 432-ФЗ от – о электронной трудовой книжке (для справки: бумажная форма сохраняется до тех пор, пока работник не перешёл на электронный вариант).

Что должно быть в записи о приёме на работу

1. Дата приёма (число, месяц, год).
2. Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
3. Должность, которую занимает работник.
4. Подразделение (если предусмотрено штатным расписанием).
5. Номер и дата приказа о приёме на работу.
6. Подпись уполномоченного лица (обычно специалист отдела кадров или руководитель).
7. Печать организации (круглая, с указанием наименования и ОГРН/ИНН).

Что должно быть в записи об увольнении

1. Дата увольнения (день, месяц, год).
2. Основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя, в связи с истечением срока действия контракта и т.д.).
3. Номер и дата приказа об увольнении.
4. Подпись уполномоченного лица.
5. Печать организации.

Можно ли печатать записи в трудовой книжке?

Да, печать допускается, если соблюдены следующие условия:

• Используется чёрный тонер или чернила, обеспечивающие стойкость и читаемость записи не менее 5 лет.
• После печати запись обязательно подписывается уполномоченным лицом ручкой (чёрной или синей пастой).
• Под подписью ставится печать организации (круглая, с реквизитами).
• Запись не должна содержать исправлений, зачёркиваний или подчисток; при ошибке делается новая запись с пометкой «Исправлено неверно» и заверяется подписью и печатью.
• Шрифт и размер текста должны обеспечивать чёткость символов (рекомендуется шрифт Times New Roman или Arial, размер 12 pt).

Пошаговая инструкция по печати записи при приёме на работу

1. Подготовьте шаблон записи в текстовом редакторе (Word, Google Docs и т.п.). Включите все обязательные реквизиты (см. пункт выше).
2. Проверьте правильность введённых данных: ФИО сотрудника, дата приёма, номер приказа и т.д.
3. Выберите принтер, настроенный на чёрно‑белую печать с высоким разрешением (не менее 600 dpi).
4. Распечатайте пробный лист на обычной бумаге, убедитесь, что текст чёткий, без smudges.
5. Вставьте трудовую книжку в принтер (если ваша модель поддерживает печать на плотных листах) либо распечатайте запись на отдельном листе плотной бумаги (формат А5, плотность 160‑200 г/м²) и аккуратно вставьте её в книжку, выровняв по линии;
6. Подпишите запись ручкой уполномоченного лица.
7. Поставьте печать организации над подписью или рядом с ней (в зависимости от внутреннего регламента).
8. Проверьте, чтобы запись не выходила за границы страницы трудовой книжки и не затрагивала соседние записи.
9. Занесите информацию о сделанной записи в журнал учёта трудовых книжек (если ведётся в организации).

Особенности печати при увольнении

Процедура аналогична приёму, но есть нюансы:

• В записи указывается основание увольнения (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «в связи с истечением срока действия трудового договора» и т.д.).
• Если увольнение происходит по инициативе работодателя, необходимо также указать номер и дату приказа об увольнении и, при наличии, основание (например, сокращение штата, нарушение трудовой дисциплины).
• После увольнения работнику выдаётся справка о среднем заработке (форма 2‑НДФЛ) и копия трудовой книжки с последней записью.

Электронная трудовая книжка и печать

С 2021 г. в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Если работник перешёл на ЭТК, бумажная книжка больше не ведёться, и печати в ней не ставятся. Однако:

• Если работник остаётся на бумажной форме, печать остаётся обязательной.
• При переходе с бумажной на электронную форму последняя запись в бумажной книжке делается с пометкой «Переход на электронную трудовую книжку» и заверяется подписью и печатью.

Чего следует избегать

• Печать цветным тонером или чернилами (не допускается ТК РФ).
• Отсутствие подписи или печати – запись считается недействительной.
• Исправления без соответствующей оговорки и заверения.
• Использование низкокачественной бумаги, которая может деформироваться или испачкать соседние страницы.
• Печать на стороне, где уже есть запись – это приведёт к наложению текста и потере информации.

Полезные советы для кадровой службы

1. Храните шаблоны записей в защищённой папке с ограниченным доступом, чтобы избежать несанкционированного изменения.
2. Печатайте тестовую страницу перед каждой сессией работы с трудовой книжкой – это поможет выявить проблемы с принтером заранее.
3. Ведите журнал учёта использованных листов с печатными записями (номер, дата, ФИО сотрудника, тип записи).
4. Периодически проверяйте состояние печати организации: она должна быть чёткой, без размытий, и соответствовать регламенту.
5. Обучайте новых сотрудников отдела кадров правилам оформления записей – это снижает риск ошибок и последующих трудовых споров.

Печать в трудовой книжке при приёме или увольнении является законным и удобным способом оформления записей, при условии соблюдения всех требований трудового законодательства и внутренних нормативных актов организации. Чёткость текста, наличие подписи и печатного оттиска организации гарантируют действительность записи и защищают интересы как работника, так и работодателя. Следуя представленной инструкции, кадровая служба сможет минимизировать риски ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в своей организации.