Трудовая книжка (или электронный трудовой сертификат) – основной документ‚ фиксирующий трудовой стаж работника‚ его должности‚ места работы и основания увольнения․ Правильное оформление каждой записи имеет юридическую силу и защищает интересы как работника‚ так и работодателя․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66‑71) – общие требования к ведению трудовых книжек․
• Приказ Минтруда России № 320н от  г․ «Об утверждении порядка ведения и оформления трудовых книжек»․
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (для ЕТК)․

Согласно пункту 2․4 Приказа Минтруда‚ каждая запись в трудовой книжке должна вноситься на основании приказа (распоряжения) работодателя и дублироваться в личной карточке работника (унифицированная форма Т‑2) под подписью работника․

Общие требования к записям

1. Ручка․ Записи вносятся черной (или синей) чернильной ручкой (шариковая‚ гелевая или перьевая)․ Карандаш‚ цветные ручки и маркеры недопустимы․
2. Язык․ Запись делается на русском языке․ При необходимости (регионы с двумя официальными языками) запись на втором языке ставится сразу после русской‚ тем же способом․
3. Шрифт․ Пишется разборчиво‚ без сокращений‚ без ошибок․ Не допускаются исправления «стеркой» – в случае ошибки запись делается заново в следующей строке‚ а прежняя помечается «ошибочно» и подписывается обеими сторонами․
4. Дата․ Указывается в формате ДД․MM․ГГГГ (или ДД․MM․ГГ) – везде‚ где требуется дата․
5. Подпись работодателя․ На каждой записи ставится подпись (или печать) ответственного лица‚ а также указывается основание (номер приказа‚ трудовой договор)․
6. Подпись работника․ После внесения записи работодатель обязан ознакомить работника и получить его подпись в личной карточке (форма Т‑2)․ Это подтверждает‚ что работник согласен с записью․

Виды записей и их оформление

3․1 Приём на работу

Запись делается в раздел «Сведения о работе» (стр․ 2‑3) и в графу «Дата» (стр․ 1)․ Пример:

С принят на должность инженера‑технолога
в ООО «СтройТех»‚ код ОКВЭД 41․20․1‚
по трудовому договору № 12/2022 от ․
Основание: приказ № 45 от ․

Если работник нанят вахтовым методом‚ в графе 3 указывается «выполнение работ вахтовым методом»:

С принят на должность электромеханика
для выполнения работ вахтовым методом
в ОАО «ЭнергоСервис»‚ код ОКВЭД 42․22․1․
Основание: приказ № 78 от ․

3․2 Перевод (внутренний) на другую должность/подразделение

Запись начинается со слова «Переведён» и указывает новое место работы‚ должность и основание․

С переведён в отдел продаж ООО «СтройТех»
на должность менеджера по работе с клиентами․
Основание: приказ № 102 от ․

3․3 Увольнение

Запись вносится в строку «Дата увольнения» (стр․ 1) и в раздел «Сведения о работе» (стр․ 2‑3)․ Пример:

С по работал в ООО «СтройТех»
на должности инженера‑технолога․
Уволен по собственному желанию с отработкой․
Основание: приказ № 210 от ․

Если увольнение производится без отработки‚ в записи указывается «без отработки»․

3․4 Смена фамилии‚ имени‚ отчества

С изменена фамилия с Иванов на Петров․
Основание: справка из ЗАГСа № 45 от ․

3․5 Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)․
Основание: приказ № 315 от ․

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1․ Подготовка приказа (распоряжения)

• Определите тип записи (приём‚ перевод‚ увольнение‚ изменение личных данных)․
• Сформируйте приказ с указанием:
  • Номера и даты приказа;
  • Полного наименования организации и её кода ОКВЭД;
  • ФИО сотрудника‚ его должность‚ квалификацию;
  • Основания (трудовой договор‚ решение суда и т․п․)․
• Утвердите приказ подписью руководителя и печатью․

Шаг 2․ Внесение записи в трудовую книжку

1. Откройте трудовую книжку на нужной странице (обычно страница 2‑3)․
2. Запишите дату начала (или окончания) работы․
3. В графе «Сведения о работе» введите полное название организации‚ её сокращённое название‚ код ОКВЭД‚ должность‚ режим работы (вахтовый‚ сменный и т․п․)․
4. Укажите основание (номер и дата приказа‚ номер трудового договора)․
5. Подпишите запись (ФИО ответственного лица) и поставьте печать․

Шаг 3․ Оформление личной карточки (форма Т‑2)

• В графе «Запись в трудовой книжке» продублируйте точный текст‚ внесённый в книжку․
• Подпишите работника (подтверждая ознакомление) и работодателя․
• Сохраните форму в личном деле сотрудника․

Шаг 4․ Архивирование документов

Все приказы‚ справки‚ договоры‚ подтверждающие запись‚ должны храниться в личном деле сотрудника не менее 5 лет после завершения трудовых отношений․

Часто задаваемые вопросы

5․1 Можно ли использовать электронную подпись в бумажной трудовой книжке?

Нет․ Для бумажной трудовой книжки требуется подпись от руки и печать организации․ Электронную подпись используют только в случае ЭТК․

5․2 Что делать‚ если в книжке допущена ошибка?

Ошибка корректируется следующим образом:

• В следующей строке вносится правильная запись․
• В строке с ошибкой ставится отметка «ошибочно»‚ подпись работника и работодателя․
• При необходимости в личной карточке Т‑2 делается аналогичная запись․

5․3 Нужно ли вносить запись о каждом отпуске?

Нет․ Отпуска фиксируются в отдельной справке‚ а в трудовой книжке указывается только период работы (дата приёма и увольнения)․ Исключение – длительные (более 6 месяцев) перерывы в работе‚ когда требуется указать «перерыв в работе»․

5․4 Как оформить запись о совместительстве?

С принят на должность бухгалтера (совместитель) в ЗАО «Финансы»․
Основание: приказ № 87 от ․

Примеры типовых записей

С принят на должность менеджера по продажам в ООО «ТоргСервис»‚ код ОКВЭД 47․91․1․ Основание: приказ № 55 от ․

С переведён в отдел разработки ООО «ТехИнновации» на должность старшего разработчика․ Основание: приказ № 112 от ․

С по работал в ОАО «ЭнергоСбыт» на должности инженера‑энергетика․ Уволен по собственному желанию с отработкой․ Основание: приказ № 210 от ․

С по работал в ЗАО «Логистик» на должности оператора․ Уволен по инициативе работодателя без отработки․ Основание: приказ № 345 от ․

С изменена фамилия с Смирновой на Кузнецову․ Основание: справка из ЗАГСа № 78 от ․

С переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Основание: приказ № 398 от ;

Советы‚ которые помогут избежать ошибок

• Проверяйте запись дважды – дата‚ название организации‚ должность и номер приказа․
• Храните образцы приказов в шаблонах‚ чтобы не забыть обязательные реквизиты․
• Обучайте персонал отдела кадров ежегодным инструктажем по нововведениям (например‚ изменения в 2026 г․)
• Для вахтовых и сменных работников обязательно указывайте режим работы в графе 3․
• Если в организации используется электронная трудовая книжка‚ синхронизируйте данные с бумажным аналогом в течение 5 рабочих дней․

Трудовая книжка – документ‚ который подтверждает ваш профессиональный путь․ Правильное оформление записей защищает права работников и упрощает работу отдела кадров․ Следуя изложенной выше инструкции‚ вы сможете безошибочно вносить все необходимые сведения‚ соблюдая актуальные требования законодательства 2026 года․

Помните: каждая запись должна быть подтверждена приказом и подписана обеими сторонами․ Нарушения могут привести к административной ответственности работодателя․