Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж, должности и условия работы сотрудника. Оформление записей в ней регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом подзаконных актов. Одним из ключевых элементов записи является печать организации, которая подтверждает законность внесённой информации.

Правовые основы оформления записей

Согласно статье 58 Трудового кодекса РФ, запись в трудовой книжке должна содержать:

1. ФИО работника, дату рождения, пол, гражданство;
2. Дата приема на работу, должность, наименование организации;
3. Сведения о периодах работы, изменениях условий труда;
4. Подпись (или электронную подпись) работодателя;
5. Печать организации (если она предусмотрена у работодателя).

С 2021 года в большинстве компаний вводятся электронные трудовые книжки, однако бумажные формы остаются в употреблении, особенно в небольших организациях и в случаях, когда требуется подтверждение печатью.

Нормативные документы

• Трудовой кодекс РФ (статьи 58‑61).
• Приказ Минтруда России от № 106н «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России от № 31н «Об использовании электронных трудовых книжек».

Где размещается печать?

Печать организации ставится:

• На внутренней стороне обложки трудовой книжки (вкладка), если это предусмотрено внутренними инструкциями компании.
• На странице записи рядом с подписью работодателя, если в организации нет отдельного места для печати.
• В случае отсутствия печати – запись может быть заверена только подписью уполномоченного лица (см. пункт 4).

Важно: печать не ставится на первой странице (ьном листе) трудовой книжки, так как она предназначена для личных данных работника.

Как правильно ставить печать?

Подготовка к записи

1. Убедитесь, что у вас есть актуальная бланк трудовой книжки (выпуск 2023‑2024 годов).
2. Проверьте, что в организации имеется официальная печать, соответствующая уставу (размер, цвет, надпись).
3. Определите уполномоченное лицо (начальник отдела кадров, бухгалтер, директор).

Пошаговый процесс

1. Заполнение данных – введите все обязательные сведения в черновую форму (можно использовать шаблон).
2. Подпись работодателя – подпись ставится в правом нижнем углу строки записи.
3. Ставим печать – печать ставится слева от подписи, слегка перекрывая строку, чтобы было видно, что запись заверена.
4. Если печать отсутствует, добавьте подпись уполномоченного лица и отметьте «Без печати» (это допускается в случае, когда у организации нет печати).
5. Проверьте, что запись без ошибок и соответствует формату (шрифт, отступы).

Особенности при отсутствии печати

Если у организации нет печати, запись может быть заверена только подписью уполномоченного лица. В этом случае в записи указывается:

• «Без печати»;
• ФИО, должность и подпись лица, ответственного за кадровое делопроизводство.

Такой порядок допускается по разъяснению Минтруда (см. пункт «Разъяснено, как организации должны поступать, если у них нет печати»).

Электронные трудовые книжки и печать

Электронная трудовая книжка (ЭТК) хранится в цифровом виде в системе «Госуслуги». При её оформлении:

• Не требуется физическая печать – запись заверяется электронной подписью работодателя.
• Все изменения фиксируются в базе данных, а работнику предоставляется доступ к документу через личный кабинет.
• В случае необходимости печатной копии, её можно распечатать, но печать организации не ставится.

Тем не менее, многие организации продолжают вести бумажные трудовые книжки параллельно с ЭТК, поэтому знание правил работы с печатью остаётся актуальным.

Часто задаваемые вопросы

Практические рекомендации для работодателей

• Обновляйте бланки – используйте только актуальные формы трудовых книжек (выпуск 2023‑2024).
• Контролируйте наличие печати – убедитесь, что печать соответствует уставу и находится в исправном состоянии.
• Назначьте ответственного – фиксируйте в штатном расписании лицо, уполномоченное ставить печать и подпись.
• Ведите журнал записей – фиксируйте дату и ответственного за каждую запись, чтобы избежать ошибок.
• Переходите на электронный формат – это упрощает процесс, снижает риск ошибок и экономит бумагу.

Печать в трудовой книжке – важный элемент, подтверждающий законность внесённых записей. Правильное её использование гарантирует, что сведения о трудовом стаже сотрудника будут признаны в суде, при получении пенсии и в других официальных ситуациях. При переходе на электронные трудовые книжки роль печати уменьшается, однако в большинстве компаний бумажные формы всё ещё актуальны, поэтому знание правил их оформления остаётся необходимым.

Помните: корректность записи, подпись уполномоченного лица и правильное размещение печати – залог надёжного кадрового документооборота.

Дата публикации: