Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и профессиональные достижения работника. Одним из важнейших событий, которое фиксируется в трудовой книжке, является проведение аттестации (аттестация работников, аттестация должностей, аттестация условий труда). В статье рассмотрим, какие записи делаются в трудовую книжку в связи с аттестацией, какие нормативные акты регулируют этот процесс и как правильно оформить запись.

Что такое аттестация?

Аттестация – это официальная процедура, направленная на оценку:

• профессионального уровня и квалификации работника;
• соответствия занимаемой должности требованиям квалификации;
• условий труда (аттестация рабочих мест по охране труда).

В зависимости от целей аттестации различают:

1. Аттестацию работников – проверка соответствия квалификации, определение необходимости повышения квалификации, перевода, премирования.
2. Аттестацию должностей – подтверждение, что должность требует определённого уровня квалификации.
3. Аттестацию условий труда – оценка факторов производственной среды (шум, вибрация, химические вещества) и принятие мер по их снижению.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие порядок внесения записей о аттестации в трудовую книжку:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 71, 73, 74, 75, 77.
• Приказ Минтруда России № 6н от  г. «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России № 322н от  г. «Об электронных трудовых книжках».
• Приказы и методические рекомендации по проведению аттестации (приказ Минздравсоцразвития РФ № 162н от  г. и др.).

Трудовой кодекс не требует отдельной записи о проведении аттестации, однако в практике работодатели фиксируют результаты аттестации, если они влияют на трудовые отношения (перевод, повышение квалификации, премирование, изменение условий труда).

Какие записи вносятся в трудовую книжку в связи с аттестацией?

Запись делается в раздел «Квалификация, профессиональная подготовка и повышение квалификации» (страницы 2‑3 трудовой книжки) или в раздел «Дополнительные сведения» (страницы 4‑5), если речь идёт о:

Порядок оформления записи

Оформление записи в бумажную трудовую книжку производится работодателем (или уполномоченным представителем) в следующем порядке:

1. Подготовка документации. Сотруднику предоставляется аттестационный лист/акт, сертификат или справка, подтверждающая результат.
2. Согласование записи. Работник подписывает акт аттестации и подтверждает правильность внесения данных.
3. Заполнение записи. Вписывается дата, название мероприятия, результат, номер документа, подпись и печать работодателя.
4. Контроль. Руководитель отдела кадров проверяет корректность записи и хранит оригиналы актов в личном деле.

Для электронной трудовой книжки (ЭТК) процесс аналогичен, но запись вносится через портал «Госуслуги» или специализированную систему работодателя. Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.

Электронная трудовая книжка и аттестация

С 2021 года большинство организаций перешли на электронные трудовые книжки. При этом:

• Запись о аттестации вносится в тот же раздел, что и в бумажной версии.
• Все документы (акты, сертификаты) прикрепляются в виде сканов или PDF‑файлов.
• Работник получает уведомление о внесении записи в личный кабинет «Госуслуг».
• Изменения в ЭТК могут вноситься только уполномоченными лицами, обладающими УКЭП.

Преимущества ЭТК:

1. Отсутствие ошибок при заполнении (проверка формата, автоматическое заполнение полей).
2. Удобный доступ работника к своей трудовой истории в любой момент.
3. Сокращение времени на оформление и передачу документов.

Примеры формулировок записей

Ниже представлены типовые формулировки, которые можно использовать в трудовой книжке.

Положительная аттестация

Запись: «Аттестация – соответствует квалификации, подтверждено сертификатом № 12345 от ».

Отрицательная аттестация с рекомендацией повышения квалификации

Запись: «Аттестация – не соответствует квалификации, назначено повышение квалификации: курс «Управление проектами», 2024‑2025, сертификат будет получен после завершения».

Перевод после аттестации

Запись: «Перевод – на должность «Инженер‑технолог», подтверждена аттестацией , справка № 5678».

Аттестация условий труда

Запись: «Аттестация условий труда – безопасные условия, справка № 5678 от ».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Обязательно ли вносить запись о каждой аттестации? – Нет. Запись делается, если результат аттестации приводит к изменению трудовых отношений (перевод, повышение квалификации, премирование, изменение условий труда). Если аттестация просто подтверждает соответствие без последствий, запись необязательна, но часто делается в качестве подтверждения.
2. Можно ли в трудовую книжку записать только дату аттестации без указания результата? – Не рекомендуется. Требуется указать результат (соответствует/не соответствует) и, при необходимости, ссылку на документ (сертификат, справка).
3. Кто подписывает запись? – Запись подписывает руководитель организации (или уполномоченный представитель) и ставится печать. В случае ЭТК – подпись осуществляется УКЭП.
4. Можно ли исправить ошибку в записи? – В бумажной книжке исправление делается через зачеркивание неверного текста, подпись и печать. В ЭТК исправление вносится через систему с указанием причины исправления.
5. Как отразить в книжке аттестацию, проведённую в другой организации? – Если работник переходит в новую компанию, запись о предыдущей аттестации сохраняется в его трудовой книжке, а в новой организации делается запись о новой аттестации, если она проводится.

Ошибки при оформлении и как их избежать

• Отсутствие даты и номера документа. – Всегда указывайте точную дату и номер акта/сертификата.
• Неправильный раздел. – Записи о квалификации вносятся в раздел «Квалификация», а о безопасных условиях труда – в «Дополнительные сведения».
• Отсутствие подписи и печати. – Без подписи работодателя запись считается недействительной;
• Неучёт изменений в ЭТК. – При переходе на электронный формат необходимо загрузить скан оригинального акта и подписать запись УКЭП.
• Запись о аттестации без реального влияния на трудовые отношения. – Если аттестация не меняет условия труда, запись может быть избыточной; лучше согласовать с работником необходимость её внесения.

Записи о проведении аттестации в трудовую книжку – важный элемент подтверждения профессионального уровня работника и соблюдения требований законодательства. Правильное оформление записей помогает:

• Зафиксировать результаты аттестации, которые влияют на карьерный рост.
• Обеспечить прозрачность трудовых отношений для работника и контролирующих органов.
• Упростить процесс последующего подтверждения стажа и квалификации при смене места работы.

Следуя нормативным требованиям, используя чёткие формулировки и соблюдая порядок оформления (как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке), работодатели минимизируют риск ошибок и повышают доверие сотрудников к кадровой политике компании.

Дата публикации: