Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог классической бумажной трудовой книжки, в которой фиксируются все события, связанные с трудовой деятельностью работника. В ЭТК предусмотрены отдельные блоки для записи о награждениях и поощрениях, которые подтверждают заслуги сотрудника перед работодателем и государством.
Правовые основы ведения сведений о поощрениях
- Трудовой кодекс РФ – определяет общие требования к содержанию трудовой книжки и обязывает работодателя фиксировать сведения о награждениях.
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 436-ФЗ «Сведения о трудовой деятельности» (СЗВ‑ТД) – устанавливает порядок создания, хранения и передачи электронных трудовых книжек.
- Приказ Минтруда РФ от 26 января 2024 г. № 26‑01‑2024 – уточняет, что сведения о награждениях и поощрениях вносятся в отдельный блок, а не в раздел «Сведения о трудовой деятельности».
Кому и где вносить сведения о поощрениях
Ведение блоков «Сведения о награждении и поощрении» в ЭТК является обязанностью кадрового специалиста (HR‑менеджера) работодателя. Сведения о награждении фиксируются в отдельном разделе, который открывается в личном кабинете сотрудника на портале «Кадровик‑практик» или в системе ПФР.
Раздел «Сведения о награждении и поощрении»
В этом разделе указываются:
- Дата и место получения награды;
- Наименование награды (государственная награда, почетное звание, корпоративная премия и т.д.);
- Основание (проект, результат работы, участие в мероприятии и т.п.);
- Краткое описание заслуг, за которые была вручена награда.
Как оформить запись о поощрении
- Войти в личный кабинет сотрудника на портале «Кадровик‑практик».
- Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка» → «Сведения о награждении и поощрении».
- Нажать кнопку «Добавить запись».
- Заполнить форму, указав дату, название награды, основание и краткое описание.
- Сохранить запись. Система автоматически добавит её в таблицу ЭТК.
Пример таблицы в разделе «Сведения о награждении и поощрении»
- Дата вручения:
- Наименование награды: «Лучший сотрудник года»
- Основание: Выдающиеся результаты в проекте «Развитие цифровой инфраструктуры»
- Описание: За успешную реализацию проекта в срок и сэкономленными ресурсами.
Часто задаваемые вопросы
- Записываются ли разовые денежные премии? – Нет. Однократные денежные премии, выплачиваемые к юбилейным и праздничным датам, не фиксируются в разделе «Сведения о награждении и поощрении».
- Как вносится государственная награда? – В разделе «Сведения о награждении и поощрении» указывается дата вручения, название награды (например, «Почетное звание «Заслуженный работник»»), основание и краткое описание заслуг.
- Нужна ли отдельная запись в «Сведения о трудовой деятельности»? – Нет. В соответствии с приказом Минтруда г. сведения о награждении не вносятся в раздел «Сведения о трудовой деятельности», а только в отдельный блок.
- Кто несёт ответственность за корректность записей? – Кадровый специалист работодателя. При проверке ПФР он должен подтвердить, что все записи в ЭТК соответствуют действительности.
Ссылки и ресурсы
- Портал «Кадровик‑практик» – официальный ресурс для ведения ЭТК.
- КонсультантПлюс – база правовой информации, где можно найти тексты законов и приказов.
- ПФР – портал для подачи электронных трудовых книжек и проверки их корректности.
Сведения о поощрениях в электронной трудовой книжке фиксируются в отдельном блоке «Сведения о награждении и поощрении». Это позволяет работодателю официально подтвердить заслуги сотрудника, а работнику – иметь надёжный документ, подтверждающий его достижения. Следуя установленным правилам и процедурам, вы обеспечите корректность и юридическую надёжность ваших кадровых записей.