Оформление кадровых перемещений — одна из самых ответственных задач специалиста по кадрам. Ошибки в трудовой книжке могут создать проблемы работнику при назначении пенсии или при трудоустройстве в государственные структуры. В данной статье мы подробно разберем, как правильно отразить в трудовой книжке изменение должности, разделив этот процесс на два основных сценария: перевод на другую должность и переименование текущей должности.
Перевод на другую должность
Перевод считается изменением должности, если работник начинает выполнять новые трудовые функции или переходит в другое структурное подразделение. Согласно трудовому законодательству, перевод возможен только с письменного согласия работника (за исключением некоторых случаев, предусмотренных законом).
Порядок оформления:
- Соглашение: Заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Приказ: Издается приказ о переводе (например, по форме Т-5).
- Запись в ТК: Вносится запись в раздел «Сведения о работе».
Как заполнить графы:
- Графа 1 (Порядковый номер): Указывается следующий порядковый номер записи.
- Графа 2 (Дата): Ставится дата издания приказа о переводе.
- Графа 3 (Сведения о работе): Указывается название новой должности и структурное подразделение.
Пример: «Переведен на должность главного бухгалтера в отдел финансового учета». - Графа 4 (Документ-основание): Указывается вид документа, его дата и номер.
Пример: «Приказ от № 45-к».
Переименование должности
Важно различать перевод и переименование. Переименование происходит тогда, когда название должности меняется, но трудовые функции работника остаются прежними. Это может произойти из-за реорганизации компании, изменения штатного расписания или приведения наименований в соответствие с государственными профстандартами.
Ключевые правила переименования:
Переименование должности допускается только по соглашению сторон и оформляется в письменной форме. Если изменение происходит в связи с приказом министерства или ведомства, работодатель все равно должен издать собственный внутренний приказ во исполнение этого распоряжения.
Как сделать запись в трудовой книжке:
Запись о переименовании вносится отдельной строкой в графу 3 раздела «Сведения о работе».
Образец заполнения:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата внесения записи.
- Графа 3: «Должность [старое название] переименована в [новое название]».
Пример: «Должность менеджера по продажам переименована в ведущего специалиста по развитию клиентской базы». - Графа 4: Реквизиты приказа работодателя.
Пример: «Приказ от № 12-л».
Общие рекомендации по заполнению
Чтобы избежать ошибок и необходимости делать исправления, придерживайтесь следующих правил:
Технические требования:
- Аккуратность: Записи должны быть сделаны разборчивым почерком, без помарок и исправлений.
- Проверка: Перед внесением записи в оригинал трудовой книжки настоятельно рекомендуется сделать пробную запись в черновике.
- Актуальность: Всегда перепроверяйте текущие положения трудового законодательства и локальные нормативные акты организации.
Частые ошибки:
Ошибка №1: Ссылка в графе 4 на приказ министерства или внешнего органа.
Как правильно: Ссылаться нужно только на внутренний приказ организации, изданный на основании внешнего документа.
Ошибка №2: Отсутствие записи при фактическом изменении названия должности в штатном расписании.
Как правильно: Любое изменение наименования должности, зафиксированное в документах, должно быть отражено в трудовой книжке.
Правильное оформление записей в трудовой книжке — это залог юридической безопасности как работодателя, так и работника. Помните, что любой перевод или переименование должно быть подкреплено письменным соглашением и приказом по предприятию.