В соответствии с п. 15 Приказа Минтруда России № 320н сведения о прекращении трудового договора вносятся в раздел «Сведения о приеме на работу» трудовой книжки. Правильное оформление записей – гарантия отсутствия спорных вопросов при расчёте заработной платы, расчёте стажа и при проверках трудовой инспекции.

Общие требования к заполнению трудовой книжки

В разделе «Сведения о работе» фиксируются все кадровые перемещения сотрудника:

• приём на работу;
• перевод;
• награждение;
• изменение разряда;
• увольнение;
• отмена неверных записей.

Заполнять запись необходимо в четырёх графах:

1. Графа 1 – порядковый номер записи;
2. Графа 2 – дату увольнения (или дату приёма, если речь о приёме);
3. Графа 3 – причину увольнения (или основание приёма);
4. Графа 4 – документ, на основании которого запись вносится (приказ, распоряжение и т.п.), указав номер и дату.

Как правильно оформить запись при приёме на работу

Приём сотрудника оформляется в следующих полях:

• Фамилия, имя, отчество;
• Дата рождения;
• Образование и специальность;
• Должность;
• Разряд;
• Дата начала работы;
• Документ, подтверждающий приём (приказ, распоряжение).

Образец записи (графа 1‑4) выглядит так:

Графа 1: 1
Графа 2: 
Графа 3: Приём на работу
Графа 4: Приказ № 15 от «О приёме в штат»

Для удобства в 2026 году в системе «Кадры» собрано более 100 готовых образцов записи о приёме, переводе, награждении и увольнении.

Как правильно оформить запись при увольнении

Увольнение оформляется в том же разделе, но в графе 2 указывается дата увольнения, а в графе 3 – причина увольнения. Важно указать точный основание увольнения, которое регламентировано ТК РФ:

• по собственному желанию;
• по соглашению сторон;
• в связи с сокращением posto;
• по вине работника;
• по состоянию здоровья;
• и др.

Пример заполнения:

Графа 1: 57
Графа 2: 
Графа 3: Увольнение по собственному желанию
Графа 4: Приказ № 34 от «Об увольнении И.И. Петрова»

Для увольнения совместителя запись вносится работодателем по основному месту работы, даже если совместительство оформлено по инициативе сотрудника (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильная формулировка основания – вместо «по собственному желанию» часто пишут «по сокращению». Проверяйте, что формулировка соответствует ТК РФ.
• Отсутствие ссылки на документ в графе 4 – без указания номера и даты приказа запись считается недействительной.
• Дублирование записей – при исправлении ошибок вносят новую запись, а старую отмечают отменой (отмечают «Отменено» и ставят номер отмены).
• Неучёт даты увольнения – дата должна соответствовать дате, указанной в приказе об увольнении, иначе возможны расхождения при расчёте стажа.

Готовые образцы и где их скачать

В 2026 году в открытом репозитории «Система Кадры» доступны:

• Образцы записи о приёме на работу (более 50 вариантов);
• Образцы увольнения по собственному желанию;
• Образцы увольнения по сокращению;
• Образцы исправления ошибок и отмены неверных записей;
• Таблицы с полным перечнем полей для заполнения.

Скачать любой из образцов можно по ссылке example.com/образцы-трудовой-книжки. Доступ к базе открывается после бесплатной регистрации.

Правильное заполнение трудовой книжки – важный элемент юридической защиты работодателя и гарантия прав сотрудника. Придерживаясь требований П. 15 Приказа Минтруда № 320н, используя готовые образцы и проверяя каждую графу, можно избежать большинства ошибок, связанных с записями о приёме и увольнении.

Для быстрого доступа к актуальным образцам и проверок рекомендуется пользоваться официальными ресурсами и обновлять знания в соответствии с последними изменениями в законодательстве.