Дата публикации:  г.

Общие положения

Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, фиксирующий сведения о трудовом стаже работника. После увольнения в ней обязаны быть сделаны отметки, подтверждающие:

• даты начала и окончания работы;
• наименование организации‑работодателя;
• должность (должности) работника;
• основание увольнения;
• подпись (фамилия, имя, отчество) лица, уполномоченного оформить запись.

С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Поэтому в большинстве организаций сейчас используется именно электронный вариант, однако порядок оформления записей в бумажной трудовой книжке остаётся актуальным для тех, у кого она ещё не заменена.

Пошаговый порядок оформления в бумажной трудовой книжке

1. Подготовка приказа об увольнении.
   В приказе указываются:
   • дата и номер приказа;
   • ФИО работника;
   • должность и структурное подразделение;
   • основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.д.);
   • дата увольнения;
   • подпись руководителя и печать организации.
2. Сдача трудовой книжки работником.
   Работник обязан сдать книжку в последний рабочий день. При этом ему выдаётся:
   • выписка из трудовой книжки (копия записи о работе);
   • справка о доходах (2‑НДФЛ) и другие документы, если они требуются.
3. Запись в трудовую книжку.
   Сотрудник отдела кадров (или лицо, уполномоченное на это) вносит запись в следующем порядке:
   1. Записывается дата начала работы (если она ещё не указана).
   2. Записывается дата окончания работы – обычно это последний день, указанный в приказе.
   3. Указывается наименование организации в полном официальном виде.
   4. Указывается должность (или несколько должностей, если они менялись).
   5. Указывается основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.д.).
   6. Подписывается фамилия, имя, отчество лица, вносящего запись, и ставится печать организации.
4. Подтверждение работником.
   После внесения записи работник ставит свою подпись в графе «Подпись работника» (если такая графа присутствует) и получает книжку обратно.
5. Выдача справок.
   По требованию работника в течение 5 рабочих дней выдаются:
   • справка о трудоустройстве (для получения пособий, пенсии и т.п.);
   • выписка из трудовой книжки (копия всех записей).

Что проверить в записи

• Корректность дат (начало и окончание работы).
• Точное наименование организации (с учётом изменений в уставе, если они были).
• Точная должность (с учётом всех переводов).
• Правильное основание увольнения – важно для будущих выплат и пенсионных начислений.
• Подпись и печать – отсутствие подписи делает запись недействительной.

Оформление в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Электронная трудовая книжка хранится в системе Госуслуги и обновляется автоматически. Процесс оформления выглядит так:

1. Работодатель в системе «Электронный документооборот» создаёт запись об увольнении, заполняя те же поля, что и в бумажном варианте.
2. Система автоматически отправляет уведомление работнику на его личный кабинет в Госуслугах.
3. Работник подтверждает получение записи (может подписать электронно, если требуется).
4. Все изменения фиксируются в базе данных Фонда социального страхования, что упрощает получение пенсии и других социальных выплат.

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска потери или повреждения бумажного документа;
• Мгновенный доступ к сведениям о стаже в любой момент;
• Автоматическое обновление данных в государственных реестрах.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку, если у меня уже есть электронная?

Если ваша организация полностью перешла на ЭТК и вы подписали соответствующее согласие, бумажную книжку можно сдать работодателю. Однако рекомендуется сохранить её до окончательного закрытия всех вопросов с пенсионным фондом.

Что делать, если в записи допущена ошибка?

Необходимо подать заявление в отдел кадров с требованием исправить запись. В случае электронного варианта – оформить исправление через систему «ЭТК», приложив подтверждающие документы.

Как получить справку о работе, если трудовая книжка уже закрыта?

Работодатель обязан в течение 5 дней после увольнения выдать справку о работе. Если книжка уже закрыта, справка будет выдана на основании записей в базе данных ФСС.

Можно ли получить копию записи из электронной трудовой книжки?

Да. В личном кабинете на портале Госуслуг есть возможность скачать выписку в формате PDF.

Оформление трудовой книжки после увольнения – обязательный процесс, который гарантирует правильное фиксирование вашего трудового стажа. С 2026 года большинство организаций используют электронные трудовые книжки, что упрощает процесс и снижает риск ошибок. Тем не менее, базовые принципы оформления (даты, наименование организации, должность, основание увольнения, подписи) остаются неизменными.

Помните: проверяйте каждую запись сразу после её внесения, сохраняйте все справки и выписки, а в случае обнаружения ошибок – требуйте их исправления в течение 5 рабочих дней.

Надеемся, что данная статья поможет вам разобраться в порядке оформления трудовой книжки после увольнения и избежать возможных проблем в будущем.