Вопрос оформления записей в трудовой книжке при временном трудоустройстве остается одним из самых обсуждаемых в кадровом делопроизводстве. Многие работодатели и сотрудники ошибочно полагают, что срочный характер договора или временная замена отсутствующего коллеги требуют каких-то особых отметок. Однако законодательство РФ четко регламентирует этот процесс. Давайте разберемся, когда запись делать необходимо, а когда — нет.
Общее правило: Срочный договор и трудовая книжка
Самое главное, что нужно помнить: факт заключения срочного трудового договора сам по себе не является основанием для отказа во внесении записи в трудовую книжку.
Если работник принят на основную работу по срочному трудовому договору (например, на время сезонных работ или для выполнения конкретного проекта), запись вносится в обычном порядке. В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается:
- Наименование должности;
- Структурное подразделение;
- Дата приема.
Важно: В трудовой книжке не указывается, что договор заключен на временной основе, и не пишется срок его действия; Запись выглядит точно так же, как и при приеме на постоянную работу. Основанием для записи служит приказ о приеме на работу.
Ситуация 1: Работа на время отсутствия основного сотрудника
Частый случай — прием сотрудника для замещения человека, находящегося в декретном отпуске или на длительном больничном. Нужно ли вносить запись?
Здесь действует следующее правило:
- Если это основная работа для сотрудника: Да, запись вносить обязательно. Даже если в трудовом договоре указано, что он действует до выхода основного работника, в трудовой книжке это не отражается. Фиксируется только факт приема на должность.
- Если это совместительство: Запись вносится по желанию работника. Если сотрудник попросил внести запись о работе по совместительству, работодатель обязан это сделать, предоставив копию приказа или выписку из него.
Как отмечают эксперты (в т.ч. материалы КонсультантПлюс за 2025–2026 годы), в этих случаях не нужно вносить какие-либо специальные оговорки о временном характере работы ни в бумажную трудовую, ни в сведения о трудовой деятельности (ЭТК).
Ситуация 2: Временный перевод внутри организации
Существует тонкая грань между временным переводом и постоянной работой. Если сотрудника временно перевели на другую должность:
- По общему правилу, запись о временном переводе в трудовую книжку не вносится.
- Запись делается только в том случае, если временный перевод стал постоянным.
Если временный перевод трансформировался в постоянный (сотрудник остался на новой должности), то в трудовую книжку вносится запись задним числом. В графе 2 указывается дата фактического начала исполнения обязанностей на новой должности (дата первоначального временного перевода), а в графе 3 — сведения о переводе.
Цифровые трудовые книжки (ЭТК) и временная работа
В 2026 году большинство работников уже перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК). Правила для них едины с бумажным форматом:
При приеме на временную работу (срочный договор) работодатель обязан подать сведения в Социальный фонд России (СФР). В отчете указывается код мероприятия «ПРИЕМ», но никакие пометки о срочности договора в реестр не вносятся. Система фиксирует факт трудоустройства, а не условия договора.
Напомним, что для перехода на цифровой формат работник подает письменное заявление, которое рассматривается в течение 3 рабочих дней. В этот же период в бумажную трудовую (если она велась) вносится запись о переходе на ЭТК.
Исключения: Когда запись делать НЕ нужно
Существуют ситуации, связанные с временным отсутствием трудовой деятельности или специфическими обстоятельствами, когда запись не вносится или вносится особым образом:
- Граждане, освободившиеся из мест лишения свободы: Если у человека нет трудовой книжки, и он устраивается на работу впервые после освобождения, работодатель оформляет новую книжку. Вносить запись о времени работы в местах лишения свободы (если такая суммарная справка была выдана администрацией учреждения) в новую трудовую книжку не нужно.
- Стажировка и ученичество: Если с человеком заключен ученический договор, не являющийся трудовым, запись о приеме на работу не делается.
Алгоритм действий работодателя при временном приеме
Чтобы избежать ошибок и штрафов, следуйте этому алгоритму:
- Заключите трудовой договор (срочный или бессрочный). Укажите причину срочности в договоре, но помните, что в трудовую это не пойдет.
- Издайте приказ о приеме на работу (форма Т-1 или собственная форма).
- Ознакомьте сотрудника с приказом под роспись.
- Внесите запись в трудовую книжку (раздел «Сведения о работе»):
- Графа 1: Порядковый номер.
- Графа 2: Дата приема (число, месяц, год).
- Графа 3: «Принят в отдел [название] на должность [название]».
- Графа 4: Реквизиты приказа.
- Подайте сведения в СФР (для ЭТК) в установленные сроки (обычно до 25 числа следующего месяца или в день увольнения, если это происходит в месяце приема).
Ответ на вопрос «Нужно ли записывать временную работу в трудовую книжку?» однозначен: Да, нужно, если оформлен трудовой договор и это основное место работы (или работник попросил внести запись о совместительстве). Главное правило, не указывать временный характер работы в тексте записи. Трудовая книжка фиксирует факт трудовой деятельности, а не условия договора. Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие проблем с проверяющими органами и корректный подсчет стажа работника в будущем.