Оформление записей в трудовой книжке (ТК) — это строго регламентированный процесс․ Когда речь идет о назначении на руководящую должность‚ например‚ начальника отдела‚ возникает ряд вопросов: как правильно сформулировать запись‚ кто должен её подписать и что делать‚ если начальник отдела сам является руководителем кадровой службы․ В данной статье мы подробно разберем все аспекты этого процесса․
Общие правила внесения записей
Любая запись в трудовую книжку вносится на основании официального документа, приказа (распоряжения) о приеме на работу или о переводе сотрудника на другую должность․ Без соответствующего приказа запись считается недействительной․
Основные требования к заполнению:
- Графа 1: Номер записи по порядку․
- Графа 2: Дата издания приказа или дата начала работы․
- Графа 3: Содержание записи (наименование подразделения‚ должность‚ основание)․
- Графа 4: Должна оставаться пустой (используется для сведений о стаже)․
Формулировка записи о приеме на должность начальника отдела
При приеме сотрудника на должность начальника отдела важно четко указать и название структурного подразделения‚ и саму должность․ Это необходимо для того‚ чтобы в будущем не возникло путаницы в стаже руководящего состава․
Пример правильной формулировки:
«Принят в отдел маркетинга на должность начальника отдела» или «Назначен в бухгалтерию на должность начальника отдела»․
Важный нюанс: Если в названии должности уже содержится слово «отдел» (например‚ «Начальник отдела кадров»)‚ всё равно рекомендуется указать подразделение‚ если оно выделено в штатном расписании как отдельная единица‚ чтобы соблюсти формальную точность․
Кто подписывает запись в трудовую книжку?
Запись в трудовой книжке должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (или печатью отдела кадров‚ если такая предусмотрена)․
Сложные случаи: кто подписывает запись начальнику отдела кадров?
Часто возникает вопрос: кто должен подписать запись в трудовой книжке самого начальника отдела кадров?
- Руководитель организации: Самый простой и правильный вариант․ Генеральный директор или директор предприятия подписывает запись в ТК своего подчиненного (даже если этот подчиненный возглавляет кадры)․
- Специально уполномоченное лицо: Если директор делегировал право подписи другому лицу (например‚ заместителю директора по административным вопросам)‚ запись может подписать он․
- Другой сотрудник отдела кадров: В некоторых организациях допускается подпись другого специалиста по кадрам‚ однако это может вызвать вопросы при проверках‚ если полномочия этого лица не закреплены приказом․
Важно: Сотрудник не может подписать запись в собственной трудовой книжке․ Это является грубым нарушением правил ведения кадрового учета․
Исправление ошибок в записях
Если при внесении записи о назначении начальника отдела была допущена ошибка (опечатка в названии отдела или должности)‚ зачеркивать или использовать корректор нельзя․
Порядок исправления:
Вносится новая запись․
В ней указывается: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна»․
Ниже приводится правильный вариант записи․
Переход на электронный формат (ЭТК)
В современном мире бумажные трудовые книжки постепенно заменяются электронными реестрами․ При переходе на электронный учет данные о назначении на должность начальника отдела передаются в соответствующие государственные органы (например‚ через формы ЕФС-1 или СЗВ-ТД в зависимости от регионального законодательства)․
Помните: Даже при наличии электронного учета‚ если сотрудник продолжает вести бумажную книжку‚ все записи в ней должны дублироваться и соответствовать сведениям в электронном реестре․
Краткий чек-лист для кадровика:
- Проверить наличие приказа о назначении․
- Указать в графе 3: Подразделение $
ightarrow$ Должность․ - Убедиться‚ что запись подписана руководителем организации (особенно если сотрудник — глава отдела кадров)․
- Поставить печать организации․