Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Сведения о награждениях за заслуги в работе являются важной частью её содержания, так как отражают признание трудовых достижений. Неправильное или пропущенное оформление такой записи может повлиять на расчёт пенсии, получение льгот или подтверждение стажа. Данная статья подробно разбирает, на каком основании и как правильно вносить запись о награждении.

На каком основании вносится запись?

Главный принцип: Запись о награждении вносится в трудовую книжку исключительно на основании официального документа, выданного уполномоченным органом или организацией. Без такого документа запись является недействительной.

К таким документам относятся:

• Приказ (распоряжение) работодателя о награждении (например, премией, похвальной грамотой), если награда учреждена самим работодателем.
• Удостоверение к государственной или ведомственной награде (орден, медаль, знак отличия).
• Свидетельство (удостоверение) о присвоении почетного звания (например, «Ветеран труда», «Почетный работник»).
• Постановление, распоряжение государственного органа власти или местного самоуправления о награждении.
• Копия вышеуказанного документа, заверенная в установленном порядке. Это особенно важно для внесения пропущенных записей.

Как правильно заполнить раздел «Сведения о награждениях»?

Правила заполнения регламентированы Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек (утверждена Постановлением Правительства РФ № 773). Структура раздела зависит от типа трудовой книжки.

Для современных книжек (серия AT-III, AT-IV и др.)

В этих книжках есть единый раздел «Сведения о награждениях» (в старых могли быть отдельно «Сведения о награждениях орденами, медалями…» и «Сведения о поощрениях»). Заполнение происходит по четырём графам:

1. Графа 1 (№ п/п): Порядковый номер записи, который нарастает непрерывно в течение всей трудовой деятельности работника. Нумерация ведёться через все записи в этом разделе.
2. Графа 2 (Дата): Дата награждения — день, когда было принято решение о награждении (дата приказа, удостоверения).
3. Графа 3 (Запись): Само содержание записи. Оно состоит из двух частей:
   • Первая строка (): Полное наименование организации (органа власти), наградившей работника. При наличии — также сокращенное наименование.
   • Вторая строка: Наименование награды, почетного звания или вида поощрения (например: «медаль «За трудовую доблесть»», «почетная грамота», «благодарность», «премия в размере …»).
4. Графа 4 (Подпись): Подпись руководителя (уполномоченного лица) организации, вносящей запись, и её расшифровка. А также обязательно указываются реквизиты документа-основания: его наименование (например, «Приказ № 123-к»), дата и номер.

Особенности при увольнении

Если награждение происходит в день увольнения или после него, запись всё равно вносится действующим (последним) работодателем. В графе 3 указывается его полное наименование.

Как внести пропущенную запись?

Если запись о награждении, полученном в прошлом, не была внесена вовремя (например, в 1993 году), работодатель (текущий или бывший) обязан внести её на основании имеющегося документа-основания.

Алгоритм действий:

1. Запись вносится под следующим порядковым номером после последней существующей записи в разделе.
2. В графе 4 (Подпись) указывается текущая дата внесения (день, когда фактически заполняют книжку).
3. Дата награждения (из документа-основания) указывается в графе 2.
4. В графе 4 обязательно делается ссылка на реквизиты документа-основания (например: «На основании копии Удостоверения № А-456 от »).

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Внесение записи без документа-основания или на основании служебной записки.
  Решение: Требуйте официальный приказ, удостоверение или их заверенные копии.
• Ошибка: Указание в графе 3 только названия награды без наименования наградившей организации.
  Решение: Первая строка — всегда полное наименование организации/органа.
• Ошибка: Неверная нумерация (разрывы, повторения).
  Решение: Нумеруйте строго по порядку, начиная с 1, через все записи раздела.
• Ошибка: Отсутствие в графе 4 реквизитов документа-основания.
  Решение: Указывайте тип документа, его номер и дату.
• Ошибка: Запись о регулярном денежном поощрении.
  Решение: Помните, что в раздел «Сведения о награждениях» попадают только разовые, выдающиеся формы поощрения.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

При ведении ЭТК правила формирования сведений об награждении аналогичны бумажному носителю. Информация вносится в специальный раздел на основе тех же документов-оснований. Все реквизиты (наименование награды, дата, номер документа) должны быть указаны в полном объёме. Скан-копия документа-основания хранится в личном деле работника.

Правильное оформление записи о награждении в трудовой книжке — это юридически значимое действие, защищающее трудовые права работника. Основанием для внесения всегда является официальный документ. При заполнении необходимо строго следовать структуре раздела: порядковый номер, дата награждения, полное наименование наградившей организации и сама награда, реквизиты документа-основания и подпись. При возникновении любых сомнений следует обратиться к актуальной редакции Инструкции о порядке ведения трудовых книжек или проконсультироваться с кадровым специалистом.