С 2026 года в России продолжается полномасштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако для государственных служащих, особенно переходящих между ведомствами, вопросы правильного оформления записей остаются критически важными. Эта статья объясняет, как правильно внести записи в трудовую книжку (бумажную или электронную) для госслужащих, какие нюансы нужно учитывать и как избежать ошибок.

Особенности трудовых книжек госслужащих

Трудовая книжка государственного служащего, как и у любого работника, является основным документом, подтверждающим его трудовой стаж и опыт. Однако для госслужащих существуют дополнительные требования:

• Учет специального стажа: для назначения пенсии или иных льгот важен не только общий, но и специальный стаж на государственной службе.
• Строгое основание увольнения: увольнение с госслужбы, особенно по инициативе служащего, должно четко ссылаться на конкретную статью Федерального закона «О государственной гражданской службе» (чаще всего на ст. 31).
• Контроль со стороны кадровых служб: записи вносятся с особым вниманием, так как они влияют на кадровый резерв и дальнейшую карьеру.

Ключевые типы записей и их оформление

Запись о приеме на государственную службу

Это первая и самая важная запись. Она должна содержать:

• Дату фактического допуска к работе.
• Наименование государственного органа (полное официальное название).
• Наименование должности в соответствии со штатным расписанием.
• Подразделение (например, «Управление кадров», «Отдел финансов»).
• Основание: номер и дата приказа (распоряжения) о назначении.

Образец записи (бумажная книжка):

«Принят(а) на государственную гражданскую службу в [Полное наименование органа] на должность [Название должности] [Название подразделения] с [дата] на основании приказа [номер, дата].»

Для электронной трудовой книжки (ЭТК) эта информация вносится в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) сразу после издания приказа. Госслужащий может отслеживать ее через личный кабинет на портале Госуслуг или в Системе электронного документооборота ведомства.

Запись об увольнении с госслужбы

Самая частая ситуация — увольнение по собственному желанию. Формулировка должна быть безупречно точной.

• По собственному желанию (ст. 31 ФЗ-79):
  «Уволен(а) с государственной гражданской службы по собственному желанию, с [дата], на основании ст. 31 Федерального закона от № 79-ФЗ.»
• По соглашению сторон (ст. 33 ФЗ-79):
  «Трудовая деятельность прекращена по соглашению сторон с [дата], на основании ст. 33 ФЗ-79.»
• По истечении срока контракта (ст. 32 ФЗ-79):
  «Уволен(а) в связи с истечением срока действия контракта с [дата], на основании ст. 32 ФЗ-79.»

Важно! В 2026 году запрещены формулировки «уволен по собственному желанию» без ссылки на статью закона. Это может быть расценено как нарушение и повлечь проблемы при оформлении пенсии или при трудоустройстве в другой госорган.

Запись о переводе в другой госорган

При переходе на другую государственную службу (межведомственный перевод) запись вносится по правилам приема на работу. Предыдущая запись об увольнении с прежнего места службы остается. В новой книжке (или ЭТК) делается новая запись о приеме.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) для госслужащих в 2026 году

С 2026 года все новые госслужащие получают только электронную трудовую книжку, если не подадут заявление о сохранении бумажного варианта. Однако:

• Переход открыт: даже имея бумажную книжку, госслужащий может в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК.
• Закрывающая запись: если у работника есть бумажная трудовая книжка с закрывающей записью (например, «Работает в настоящее время» или «Уволен»), новый работодатель (госорган) не вносит в нее новые записи. Вся информация должна вноситься в ЭТК.
• Где смотреть: все записи о службе доступны в личном кабинете на портале Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность») и в Системе электронного документооборота конкретного ведомства.

Порядок действий для госслужащего

1. При приеме на службу: предъявить либо бумажную трудовую книжку (если она есть и не закрыта), либо предоставить сведения из ЭТК (через СФР).
2. При увольнении: убедиться, что в записи указана точная дата и ссылка на статью ФЗ-79. Проверить запись в ЭТК или получить заверенную выписку из бумажной книжки.
3. При переходе в другой орган: сообщить новому работодателю о формате вашей трудовой книжки (бумажная/электронная). Если бумажная — передать ее для внесения записи об увольнении. Если электронная, new работодатель внесет запись о приеме в ЭТК.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неточность в названии должности или органа. Всегда сверяйтесь с приказом о назначении.
• Отсутствие ссылки на статью закона при увольнении с госслужбы. Это грубая ошибка, ведущая к проблемам с подтверждением стажа.
• Внесение записи в бумажную книжку, если она уже закрыта; Если в книжке есть запись «Уволен», новые записи вносить нельзя — только в ЭТК.
• Несвоевременное внесение записи. По закону запись о приеме вносится не позднее дня следующего за днем допуска к работе. Запись об увольнении, в день увольнения.

Где искать помощь и образцы

Для госслужащих основными источниками являются:

• Министерство труда РФ: официальные рекомендации по ведению трудовых книжек.
• Кадровые службы вашего ведомства: они обязаны знать специфику оформления записей для госслужащих.
• КонсультантПлюс и Гарант: в этих системах есть актуальные образцы записей с учетом изменений 2025-2026 годов.
• Сайт Пенсионного фонда (СФР): для проверки данных в ЭТК.

Для государственного служащего правильное оформление записей в трудовой книжке — это не просто формальность, а вопрос юридической и пенсионной безопасности. В 2026 году ключевое правило: все записи должны быть точными, содержать ссылки на нормативные акты (ФЗ-79) и соответствовать выбранному формату (бумажный или электронный). При сомнениях всегда уточняйте у кадровиков своего ведомства или консультируйтесь с юристом, специализирующимся на трудовом и административном праве.

Дата актуализации информации: май 2026 года. Обратите внимание, что нормы могут меняться. Следите за обновлениями на официальных порталах.