В трудовой книжке фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника, включая награды и поощрения. Награждение знаком отличия – это особый вид признания заслуг, который имеет юридическую силу и должен быть официально зафиксирован в личной карточке сотрудника. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить запись о награждении знаком отличия в трудовой книжке.
Что такое знак отличия?
Знак отличия – это символическое награждение, присваиваемое за выдающиеся достижения в определенной области (трудовые заслуги, профессиональная квалификация, вклад в развитие организации и т.д.). В отличие от государственных наград и почетных званий, знак отличия обычно выдаётся работодателем или отраслевой организацией.
Ключевые особенности
- Выдаётся в письменном виде (приказ, сертификат).
- Включает наименование награды, дату присвоения и номер приказа.
- Нужна официальная запись в трудовой книжке.
Правовые основания
Согласно п. 25 порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н, в трудовую книжку вносятся сведения о награждении работника:
- Награды, полученные за вклад в деятельность организации (поздравительные грамоты, почетные знаки, дипломы).
- Государственные награды и почетные звания.
- Сведения о награждении, включая дату, номер приказа и наименование награды.
Как оформить запись о награждении знаком отличия
Подготовка документов
- Получить оригинал приказа о присвоении знака отличия.
- Подготовить копию приказа (для электронного вида).
- Убедиться, что в приказе указаны: дата, номер, наименование награды, причину присвоения.
Запись в бумажной трудовой книжке
Запись оформляется в соответствии с официальным шаблоном, который можно скачать в системе КонсультантПлюс (образец «Запись о награждении знаком отличия»).
Пример записи:
Графа 1. Наименование организации, в которой работник трудился.
Графа 2. Наименование награды (знак отличия).
Графа 3. Дата присвоения награды.
Графа 4. Номер приказа, в котором было принято решение о награждении.
Графа 5. Краткое описание заслуг, за которые был присвоен знак.
Запись в электронной трудовой книжке
В электронном виде запись выглядит так же, но в электронном бланке. В разделе «Награды (поощрения)» указываются те же данные, что и в бумажной версии. Прикрепляется скан приказа.
Шаблон записи о награждении знаком отличия
Ниже приведён готовый шаблон, который можно скопировать и вставить в трудовую книжку (бумажную или электронную).
Шаблон:
Наименование организации: ____________________________
Наименование награды: Знак отличия ___________
Дата присвоения: ___ ___ ____ (день месяц год)
Номер приказа: № ___________, дата ___ ___ ____ (день месяц год)
Причина присвоения: _______________________________
Пример приказа о награждении знаком отличия
Ниже приведён образец приказа, который можно использовать в качестве шаблона. Важно, чтобы в приказе были указаны все обязательные реквизиты.
Приказ № 123/2026 от 15 января 2026 г.
О присвоении сотруднику Иванову А. Б. знака отличия за выдающиеся трудовые достижения в области повышения эффективности производства.
Приказ подписан: ______________________ (директор организации);
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли внести запись о награждении позже? – Да, но в соответствии с законом запись должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней со дня издания приказа.
- Что делать, если работник получил знак отличия от другого работодателя? – В трудовой книжке указывается название организации, в которой работник был награждён, а также дата и номер приказа.
- Нужен ли оригинал приказа? – Для бумажной книжки оригинал не обязателен, но копия должна быть сохранена в кадровом учёте. В электронной книжке прикрепляется скан приказа.
Запись о награждении знаком отличия в трудовой книжке – это важный документ, подтверждающий профессиональные достижения работника. Следуйте приведённым рекомендациям, соблюдайте порядок оформления и обязательно сохраняйте копии всех документов. Это обеспечит юридическую защиту и позволит сотруднику использовать запись при дальнейшем трудовом поиске или при получении новых поощрений.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь к кадровому отделу вашей организации или к специалисту по трудовому праву.