Запись о назначении сотрудника на должность заместителя является одной из типовых записей в трудовой книжке (как бумажной, так и электронной). Правильное оформление этой записи важно не только для подтверждения трудового стажа, но и для последующего расчёта пенсии, пособий и других социальных гарантий. Ниже подробно рассмотрены законодательные основы, порядок заполнения и типичные ошибки.

Что регулирует оформление записей в трудовой книжке

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё сведения о приёме, переводе, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности.
• Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. «Об утверждении инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в организациях и учреждениях» – содержит образцы записей и правила их оформления.
• Приказ Минздравсоцразвития РФ от № 403н «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» – уточняет порядок заполнения бумажных и электронных трудовых книжек.
• Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» – регулирует ведение ЭТК в единой базе ПФР.

Все эти нормативные акты подтверждают, что запись о назначении на должность заместителя должна содержать чётко установленные реквизиты: дату, основание (приказ, распоряжение), наименование должности и структурного подразделения.

Как оформить запись о назначении на должность заместителя в бумажной трудовой книжке

1. Определить дату вступления в должность. Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ и должна совпадать с датой издания приказа о назначении.
2. Составить текст записи. Согласно образцу инструкции Госкомтруда, запись имеет следующий вид:

Запись о приёме на работу
Основание: Приказ № 123 от «О назначении на должность заместителя начальника отдела»
Должность: Заместитель начальника отдела продаж
Подразделение: Отдел продаж, филиал г. Москва

В трудовой книжке запись делается одной строкой (без переноса строки) в разделе «Сведения о работе». Пример готового варианта:

– Приказ № 123 от «О назначении на должность заместителя начальника отдела» – Заместитель начальника отдела продаж – Отдел продаж, филиал г. Москва.

3. Подпись и печать. Запись заверяется подписью уполномоченного лица (обычно специалиста отдела кадров) и печатью организации.
4. Внесение в лист «Сведения о работе». Если в трудовой книжке уже есть предыдущие записи, новая запись помещается следующей за последней.

Особенности оформления в электронной трудовой книжке (ЭТК)

С 2021 года при приёме на работу впервые гражданам оформляется исключительно электронная трудовая книжка. Однако запись о назначении на должность заместителя в ЭТК формируется автоматически на основании отчёта СЗВ‑ТД, который работодатель подаёт в ПФР.

• Формирование отчёта СЗВ‑ТД. В разделе «Сведения о приёме (переводе) на работу» указываются те же реквизиты, что и в бумажной книжке: дата, основание (номер и дата приказа), наименование должности и подразделения.
• Проверка данных. После загрузки отчёта в личном кабинете на портале «Госуслуги» сотрудник может увидеть запись в виде:

Запись о приёме на работу
Основание: Приказ № 123 от 
Должность: Заместитель начальника отдела продаж
Подразделение: Отдел продаж, филиал г. Москва

• Подтверждение наличия ЭТК. Работник может запросить выписку из ЭТК через личный кабинет ПФР или через работодателя (справка form СЗВ‑ТД).
• Отказ от бумажной версии. Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, он может продолжать её вести параллельно с ЭТК, но основным документом для учёта стажа считается электронная версия.

Примеры записей для различных сценариев

Назначение заместителем руководителя структурного подразделения

– Приказ № 45 от «О назначении на должность заместителя руководителя отдела кадров» – Заместитель руководителя отдела кадров – Отдел кадров, головной офис.

Перевод на должность заместителя с сохранением прежнего места работы

– Приказ № 78 от «О переводе на должность заместителя главного бухгалтера» – Заместитель главного бухгалтера – Бухгалтерия, филиал г. Санкт‑Петербург.

Совмещение должностей (главный специалист + заместитель)

– Приказ № 102 от «О совмещении должностей главного специалиста и заместителя начальника отдела» – Главный специалист / Заместитель начальника отдела логистики – Отдел логистики, центральный офис.

Частые ошибки и как их избежать

• Неполное указание основания. Иногда в запись вносят только номер приказа без даты. Это приводит к невозможности подтвердить законность назначения. Решение: всегда указывать полный реквизит: «Приказ № ХХ от ДД.ММ.ГГГГ».
• Ошибка в наименовании должности. Использование сокращений, не соответствующих штатному расписанию (например, «зам. нач. отдела» вместо «Заместитель начальника отдела»). Решение: брать точное название из штатного расписания и трудового договора.
• Отсутствие подписи или печати. Запись без подписи кадровика и печати организации считается недействительной. Решение: после внесения записи сразу же заверять её.
• Несвоевременное внесение в ЭТК. Работодатель иногда задерживает подачу отчёта СЗВ‑ТД, что приводит к разрыву в стаже. Решение: сдавать отчёт не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным.
• Дублирование записей при переходе с бумажной на электронную форму. Некоторые сотрудники получают две идентичные записи (одна в бумажной, другая в ЭТК). Решение: вести только один основной источник (ЭТК) и отмечать в бумажной книжке, что сведения дублируются в электронном виде.

Запись о назначении на должность заместителя – это стандартная, но важная процедура, требующая внимательного соблюдения нормативных требований. Независимо от того, ведётся ли трудовая книжка в бумажном или электронном виде, необходимо:

1. Указать полную дату и основание (приказ с номером и датой).
2. Соответственно оформить наименование должности и подразделения согласно штатному расписанию.
3. Подписать и заверить запись печатью организации.
4. При использовании ЭТК обеспечить своевременную подачу отчёта СЗВ‑ТД и проверку данных сотрудником через личный кабинет ПФР.

Соблюдение этих правил гарантирует корректный учёт трудового стажа, защищает права работника при расчёте пенсии и пособий, а также минимизирует риски споров с контролирующими органами.

Статья актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ.