С 2020 года в России начался переход на новую систему учёта трудовой деятельности — электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Этот процесс стал частью масштабной цифровизации государственных услуг и направлен на упрощение учёта стажа‚ повышение прозрачности и снижение рисков потери или повреждения документов․ Однако‚ согласно законодательству‚ бумажная трудовая книжка остаётся действующим документом до тех пор‚ пока работник не выберет переход на электронный формат․ Важно правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке о факте ведения электронной трудовой книжки — это обязательное требование‚ нарушая которое‚ работодатель рискует столкнуться с проверками и штрафами․

Когда и зачем нужна такая запись?

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от (в редакции 2021–2026 гг․)‚ работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку сотрудника запись о том‚ что:

• работник выбрал ведение электронной трудовой книжки;
• или работник не подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки — в этом случае ЭТК ведётся по умолчанию с 1 января 2021 года․

Эта запись необходима для:

• подтверждения законности перехода на ЭТК;
• предотвращения споров при трудоустройстве в будущем;
• корректного формирования пенсионного стажа в Пенсионном фонде РФ;
• соблюдения требований Трудового кодекса РФ и законодательства о персональных данных․

Как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке?

Запись должна быть сделана в разделе «Сведения о работе» (обычно последняя страница трудовой книжки) и оформлена строго по установленной форме․ Ниже — образец корректной записи:

Образец записи:

«Запись о работе ведётся в электронной форме в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ․»

При этом важно соблюсти следующие правила:

1. Дата записи, дата‚ когда сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК (или дата‚ с которой ЭТК стала вестись по умолчанию, 1 января 2021 г․)․
2. Номер записи — следующий по порядку после последней записи о трудовой деятельности․
3. Основание — указывается номер и дата приказа работодателя (или заявления работника)‚ на основании которого внесена запись․
4. Подпись и печать — запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она используется)․

Пример заполнения:

Что делать‚ если работник не подавал заявление?

Если сотрудник не подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки‚ то с 1 января 2021 года он автоматически перешёл на электронный формат; В этом случае работодатель обязан:

• внести запись в трудовую книжку до 31 декабря 2021 года (срок установлен Правилами ведения трудовых книжек);
• указать в основании: «в соответствии с п․ 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ утв․ Постановлением Правительства РФ от № 695»;
• оформить приказ о ведении ЭТК по умолчанию и уведомить сотрудника о принятом решении․

Что делать‚ если работник хочет сохранить бумажную трудовую книжку?

Работник имеет право остаться на бумажной трудовой книжке․ Для этого он должен подать в отдел кадров заявление в произвольной форме до 31 декабря 2020 года (или до момента трудоустройства‚ если он устроился позже)․ В этом случае:

• запись о ведении ЭТК не вносится;
• бумажная трудовая книжка продолжает использоваться для всех записей;
• работодатель не обязан передавать сведения в ПФР по этому сотруднику в формате СЗВ-ТД (если он не увольняется или не переводится)․

Чем грозит отсутствие записи?

Отсутствие записи о ведении электронной трудовой книжки может привести к:

• Штрафам от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица (ст․ 5․27 КоАП РФ);
• Проблемам с пенсионным стажем — если ПФР не получит данные о трудовой деятельности‚ стаж может быть засчитан частично или не засчитан вовсе;
• Спорам при трудоустройстве — новый работодатель не сможет подтвердить стаж‚ если бумажная книжка не содержит записи о переходе на ЭТК․

Как проверить‚ ведётся ли ЭТК?

Работник может самостоятельно проверить статус своей трудовой книжки через:

• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ (pfrf․ru), раздел «Электронная трудовая книжка»;
• Портал Госуслуг — после авторизации в разделе «Пенсия и социальные выплаты»;
• МФЦ, по запросу с паспортом и СНИЛС․

Если в личном кабинете отображается информация о трудовой деятельности, значит‚ ЭТК ведётся․ Если нет — необходимо уточнить у работодателя‚ была ли сделана запись в бумажной книжке․

Важные рекомендации для работодателей

1. Проведите инвентаризацию, проверьте‚ у кого из сотрудников есть бумажные трудовые книжки‚ и кто подавал заявления․
2. Оформите приказы — по каждому сотруднику‚ перешедшему на ЭТК‚ должен быть оформлен приказ (даже если переход был автоматическим)․
3. Уведомите сотрудников — письменно сообщите каждому‚ какая форма трудовой книжки у него ведётся․
4. Храните заявления, копии заявлений о выборе формата храните не менее 75 лет (как документы по кадровому учёту)․
5. Соблюдайте сроки — все записи в бумажных трудовых книжках должны быть внесены до 31 декабря 2021 года (для тех‚ кто перешёл в 2021 г․)․

Запись в трудовой книжке о ведении электронной трудовой книжки — это не формальность‚ а юридически значимое действие‚ обязательное для всех работодателей в России․ Она защищает права как работника‚ так и работодателя‚ обеспечивает бесперебойное формирование пенсионного стажа и исключает риски при трудоустройстве в будущем․ Несмотря на то‚ что электронная трудовая книжка — это удобный и современный инструмент‚ бумажная книжка остаётся важным юридическим документом‚ и любые изменения в её содержании должны быть оформлены строго в соответствии с законом․

Помните: правильная запись — это залог спокойствия и уверенности в будущем для каждого сотрудника!

Если вы сомневаетесь в правильности оформления — обратитесь к специалисту по кадровому учёту или в региональное управление Пенсионного фонда РФ․ Лучше перестраховаться‚ чем столкнуться с проблемами при выходе на пенсию․