Перевод сотрудника – это изменение условий трудового договора без его расторжения. При этом в трудовой книжке (или электронной трудовой книжке – ЭТК) делается запись о приёме на работу в порядке перевода. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления, типичные ошибки и образцы записей для разных ситуаций.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 72 (перевод на другую работу), ст. 66 (ведение трудовых книжек).
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (с изменениями и дополнениями).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
• ФЗ № 27-ФЗ «О электронной трудовой книжке» (в редакции от ) – регулирует ведение ЭТК.

Согласно пункту 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, запись о переводе вносится не позднее пяти рабочих дней с даты издания соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.

Виды переводов и особенности оформления

Внутренний перевод (в пределах одной организации)

Изменение структурного подразделения, должности, места работы внутри одного юридического лица.

• Основание – приказ о внутреннем переводе.
• Запись делается в раздел «Сведения о работе» (обычно строка с порядковым номером, продолжающая предыдущую запись).
• Указывается: дата приказа, наименование нового структурного подразделения, должность (или профессия), условия труда (если изменились).

Внешний перевод (приём от другого работодателя)

Сотрудник принимается на работу в новую организацию по переводу с прежнего места работы.

• Необходимо представить:
• заверенную копию приказа о переводе с предыдущего места работы;
• справку о стазе и заработке (при необходимости).
• Запись оформляется как «приём на работу в порядке перевода».
• Обязательно указывается наименование прежнего работодателя и дата его приказа о переводе.

Временный перевод, ставший постоянным

Сначала оформляется временный перевод (например, на срок до 6 месяцев). По истечении срока либо по соглашению сторон перевод делается постоянным.

• Сначала делается запись о временном переводе (с указанием срока).
• После подтверждения постоянного характера – вносится новая запись о переводе на постоянную работу (ссылка на предыдущую запись не требуется, но можно отметить «перевод стал постоянным»).

Перевод в другую местность вместе с организацией

Если организация переезжает, а сотрудник переводится вместе с ней.

• В записи указывается новое местонахождение организации.
• Дополнительно в личной карточке (форма Т2) делается отметка в разделе «Место работы».

Пошаговая инструкция по оформлению записи в бумажной трудовой книжке

1. Получить приказ о переводе (внутренний или внешний) и убедиться, что он подписан руководителем и имеет необходимые реквизиты (номер, дата).
2. Подготовить трудовую книжку: открыть раздел «Сведения о работе», найти первую пустую строку после последней записи.
3. Заполнить поля записи (в соответствии с п. 9 Порядка):
• Порядковый номер – продолжает нумерацию предыдущих записей.
• Дата – дата издания приказа о переводе.
• Наименование документа – «Приказ № ___ от ___ о переводе на работу».
• Сведения о работе – указываются:
• наименование организации (новое место работы);
• структурное подразделение (отдел, служба и т.д.);
• должность (или профессия, специальность);
• условия труда (при изменении – например, режим работы, вредность).
4. Подпись и печать – ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.
5. Уведомить сотрудника – выдать ему трудовую книжку на руки под расписку.

При работе с электронной трудовой книжкой порядок аналогичен, но запись вносится в личный кабинет работника на портале «Работа в России» (или через ЭДО) и заверяется электронной подписью работодателя.

Образцы записей в трудовой книжке

Внутренний перевод на другую должность

Приказ № 45 от Перевод на должность ведущего специалиста отдела маркетинга.

Внешний перевод (приём от другого работодателя)

Приказ № 12 от Принят на работу в порядке перевода от ООО «Альфа» (приказ ООО «Альфа» № 7 от ) на позицию инженера-конструктора отдела проектирования.

Временный перевод, ставший постоянным

Приказ № 78 от Временный перевод на должность старшего бухгалтера (с по ).
Приказ № 15 от Перевод на постоянную работу на должность старшего бухгалтера (с ).

Перевод в другую местность вместе с организацией

Приказ № 102 от Перевод в филиал организации в г. Казань, должность менеджера по продажам остаётся без изменений.

Особенности оформления в электронной трудовой книжке (ЭТК)

С 2021 года работник может выбрать форму ведения трудовой книжки – бумажную или электронную. Если выбрана ЭТК, порядок внесения записи о переводе выглядит так:

1. Работодатель издаёт приказ о переводе и формирует электронный документ (XML‑формат) согласно утверждённому шаблону.
2. Документ направляется в ПФР через личный кабинет работодателя или через оператора ЭДО.
3. ПФР проверяет корректность и делает запись в ЭТК работника.
4. Работник получает уведомление о внесении записи в свой личный кабинет на портале «Госуслуги» или «Работа в России».
5. При необходимости можно распечатать выписку из ЭТК для предоставления третьим лицам (банк, посольство и т.д.).

Важно: запись в ЭТК считается действительной с момента её внесения в реестр ПФР, независимо от наличия бумажного носителя.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на приказ – запись должна содержать номер и дату приказа; иначе запись может быть признана недействительной.
• Неуказание прежнего работодателя при внешнем переводе – обязательное требование пункта 9 Порядка;
• Пропуск срока внесения записи – запись должна быть сделана не позже пяти рабочих дней после приказа; иначе возможен штраф по ст. 5.27 КоАП.
• Несоответствие данных в приказе и трудовой книжке – перед внесением записи сверяйте наименование организации, должность, дату.
• Отсутствие подписи и печати – без них запись не считается оформленной.
• Неправильное разделение временного и постоянного перевода – если перевод стал постоянным, необходимо оформить отдельную запись, а не просто изменить срок в существующей.

Оформление перевода в трудовой книжке – процесс, требующий внимательного отношения к нормативным актам и внутренней документации организации. Соблюдение установленных сроков, правильное указание реквизитов приказа и наименования прежнего работодателя (при внешнем переводе) гарантирует законность записи и защищает права как сотрудника, так и работодателя. При переходе на электронную форму ведения трудовой книжки порядок остаётся тем же, но меняется способ подачи и хранения информации.

Следуя представленной инструкции и используя приведённые образцы, вы сможете безошибочно оформить любой перевод – внутренний, внешний, временный или постоянный – и избежать типичных ошибок, которые могут привести к спорам или административным штрафам.