С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), а с 2025 года для большинства работников она стала обязательной. Однако часто возникает вопрос: можно ли и нужно ли «заверять» саму электронную книжку? Ответ: нет. Электронная трудовая книжка, это официальный цифровой документ, который ведется и хранится на защищенных информационных ресурсах Социального фонда России (СФР). Он уже имеет юридическую силу, подкрепленную усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) СФР, и не требует дополнительного заверения.

Но на практике вам, скорее всего, потребуется бумажный документ на основе данных из ЭТК. Заверяют не саму ЭТК, а её выписку или копию, которую вы получаете для предъявления в банк, при оформлении пенсии, в суд или другую организацию. Давайте разберемся подробно.

Что можно и нужно заверять? Основные документы

Заверению подлежат следующие бумажные документы, составленные на основе вашей ЭТК:

• Выписка из электронной трудовой книжки — официальный документ, который выдается по запросу. Содержит полные сведения о трудовой деятельности. Является основным аналогом старой бумажной трудовой книжки.
• Копия электронной трудовой книжки (форма СТД-Р) — выдается в двух случаях: при утере/повреждении бумажной книжки (если она у вас была) или по письменному заявлению работника. Может быть как полной, так и выборочной (за определенный период).
• Справка о трудовой деятельности — более краткий документ, который также может быть заверен.

Кто и где имеет право заверять документы из ЭТК?

Заверение (поставка печати и подписи) осуществляют уполномоченные лица и организации, которые являются источниками данных или хранят оригиналы бланков.

Текущий или последний работодатель

Если вы трудоустроены или недавно уволились, первым местом для обращения является кадровая служба (отдел кадров, HR) вашего работодателя.

• Работодатель обязан выдать вам заверенную копию трудовой книжки (включая электронную) по первому требованию.
• Заверяет лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров), или руководитель организации/подразделения.
• На копии ставится подпись с расшифровкой (ФИО, должность), а также печать организации (кадровая службы или организации в целом).
• Срок выдачи: не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62, 68 ТК РФ).

Социальный фонд России (СФР) / МФЦ

Если вы не можете получить документ у работодателя (например, организация ликвидирована) или вам нужна выписка, сформированная напрямую из государственной системы, обращайтесь в СФР или МФЦ (где оказываются услуги СФР).

• В СФР/МФЦ вы получите официальную заверенную выписку из ЭТК.
• Документ заверяется печатью СФР (или МФЦ) и подписью уполномоченного сотрудника.
• Для обращения нужен паспорт. Может потребоваться заявление.
• Это наиболее надежный способ, так как документ формируется напрямую из государственной базы.

Через портал Госуслуг (электронный способ)

Через Госуслуги можно получить незаверенную электронную выписку. Но для предъявления в бумажном виде её нужно распечатать и затем заверить.

• Шаг 1: Получите выписку в разделе «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
• Шаг 2: Распечатайте полученный PDF-документ.
• Шаг 3: Обратитесь с этим распечатанным документом в СФР, МФЦ или к своему работодателю для заверения. Они сведут данные с официальной базой и поставят печать и подпись на вашем бумажном носителе.

Пошаговая инструкция: как получить заверенную выписку из ЭТК

Способ 1: Через работодателя (самый быстрый, если работодатель доступен)

1. Напишите заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную копию/выписку из вашей электронной трудовой книжки. Укажите, для каких целей она нужна.
2. Передайте заявление в отдел кадров.
3. В течение 3 рабочих дней получите документ, заверенный подписью ответственного лица и печатью организации.

Способ 2: Через СФР или МФЦ (универсальный и гарантированный)

1. Подготовьте паспорт.
2. Обратитесь в отделение СФР или в МФЦ, оказывающее услуги СФР («Мои документы»).
3. В заявлении (если требуется) укажите, что нужна заверенная выписка из электронной трудовой книжки.
4. Сотрудник проверит вашу личность и данные в системе, сформирует и заверит выписку.
5. Срок оформления: обычно в день обращения или до 5 рабочих дней (уточняйте на месте).

Способ 3: Через Госуслуги + заверение в СФР/МФЦ

1. На Госуслугах в личном кабинете (с подтвержденной учетной записью) найдите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки» (в разделе «Работа и занятость» → «Трудовое право»).
2. Закажите и скачайте выписку в электронном виде (PDF).
3. Распечатайте документ на бумаге.
4. Обратитесь с распечаткой в СФР или МФЦ для заверения (как в Способе 2).

Ключевые правила и частые ошибки

• Не пытайтесь заверять сами. Подпись и печать должен поставить уполномоченный представитель организации/СФР. Ваша собственная подпись на распечатке ничего не значит.
• Проверяйте актуальность. Уточняйте в СФР или у работодателя, какая именно форма документа требуется в вашем случае (полная выписка, справка, копия).
• Сроки хранения. Заверенная бумажная выписка из ЭТК имеет неограниченный срок действия, так как подтверждает факты трудовой деятельности. Но некоторые организации (особенно банки) могут требовать документ, выданный не ранее 3-6 месяцев. Уточняйте требования.
• Бесплатно или платно? Первая выписка/копия по запросу работника должна быть бесплатной (ст. 62 ТК РФ). За повторные выдачи или услуги МФЦ может взиматься плата (госпошлина не предусмотрена, но есть плата за услуги МФЦ).

Электронная трудовая книжка сама по себе не заверяется. Для предъявления в бумажном виде вам нужна официальная заверенная выписка или копия. Основные места для получения такого документа:

1. Ваш текущий или последний работодатель (если организация ведет кадровый учет).
2. Социальный фонд России (СФР) или МФЦ (надежный и универсальный способ, особенно если работодатель недоступен).

Перед обращением уточните в принимающей организации, какой именно документ и в каком объеме им требуется. Это сэкономит вам время и нервы.

Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Для получения самой точной информации по вашему случаю рекомендуется обратиться в СФР или консультироваться с юристом по трудовому праву.