Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ При переводе сотрудника на другую должность‚ в другое структурное подразделение или в другую организацию в трудовой книжке делается специальная запись‚ которую необходимо оформить надлежащим образом‚ включая проставление печати организации․ Ниже представлена подробная инструкция‚ основанная на актуальном законодательстве и практике 2026 года․

Что такое печать в трудовой книжке и зачем она нужна?

Печать организации ставится в трудовой книжке для:

• подтверждения достоверности внесённой записи;
• защиты документа от подделки;
• соблюдения требований трудового законодательства (ст․ 66 ТК РФ)․

При переводе сотрудника печать ставится вместе с подписью уполномоченного лица (кадровика‚ руководителя отдела кадров или директора организации) и подтверждает‚ что запись сделана в соответствии с внутренними приказами и нормативными актами․

Нормативная база‚ регулирующая оформление перевода

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (ведение трудовых книжек)‚ ст․ 72 (перевод на другую работу)․
• Постановление Минтруда России № 69 от «О порядке ведения трудовых книжек» (с изменениями на 2026 г․)․
• Приказ Минтруда России № 544н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения» (действует в редакции 2026 г․)․
• Федеральный закон «О нотариате» – если требуется нотариальное заверение перевода документа (см․ пункт 3)․

Этапы оформления записи о переводе в трудовой книжке

1. Подготовка приказа о переводе – издаётся внутренний приказ организации (форма Т‑5 или произвольный вид)․ В приказе указываются:
   • полное наименование прежнего и нового места работы (или структурного подразделения);
   • дата перевода;
   • основание (например‚ соглашение сторон‚ инициатива работодателя);
   • подпись руководителя и печать организации․
2. Ознакомление сотрудника с приказом – работник расписывается в приказе о ознакомлении (обязательно)․
3. Внесение записи в трудовую книжку – в разделе «Сведения о работе» делается запись вида:
   

   «Переведён» – с указанием даты‚ нового места работы (должности‚ подразделения) и ссылки на приказ (№ и дата)․

4. Проставление печати и подписи – после записи ставится:
   • печать организации (круглая‚ с полным наименованием юрлица);
   • подпись уполномоченного лица (кадровика‚ руководителя отдела кадров);
   • расшифровка подписи (ФИО‚ должность)․
5. Нотариальное заверение (при необходимости) – если трудовая книжка выезжает за пределы РФ или требуется подтверждение подлинности для иностранного работодателя‚ к документу прилагается перевод и свидетельство верности подписи переводчика на двух языках; Нотариус регистрирует документ в реестре‚ ставит свою печать и подпись․

Пример оформления записи (взято из типового образца формы Т‑5):

Переведён на должность ведущего специалиста отдела маркетинга
с г․ согласно приказу № 123‑к от г․

Под записью ставится печать организации и подпись ответственного лица․

Особенности проставления печати при переводе

• Печать ставится только после внесения записи – иначе запись может быть признана недействительной․
• Если в трудовой книжке отсутствует место для печати (например‚ старая форма без поля)‚ печать ставится вблизи записи‚ но не заполняет другие поля (например‚ не затирает сведения о предыдущей работе)․
• При переводе в другую организацию печать ставится новым работодателем после принятия работника на работу и внесения записи о приёме․
• Если трудовая книжка ведётся в электронном виде (ЭТК)‚ печать заменяется электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченного лица и организации․

Ответственность за корректное оформление

Нарушение порядка внесения записи о переводе и проставления печати может повлечь:

• административную ответственность должностных лиц (ст․ 5․27 КоАП РФ – штраф от 1 000 до 5 000 руб․);
• признание записи недействительной‚ что затрудняет подтверждение стажа при назначении пенсии или при трудоустройстве;
• возможные трудовые споры‚ связанные с оспариванием факта перевода․

Поэтому ответственность за правильное оформление несут:

1. руководитель отдела кадров (или лицо‚ уполномоченное вести трудовые книжки);
2. директор организации (как гарант соблюдения внутренних нормативных актов);
3. нотариус – при необходимости заверения перевода документа․

Практические рекомендации по оформлению перевода в 2026 году

• Всегда используйте актуальный бланк приказа о переводе (форма Т‑5 или утверждённый внутренний шаблон)․
• Перед внесением записи проверьте‚ что в трудовой книжке есть свободное место для печати и подписи․
• Если организация перешла на электронные трудовые книжки‚ обеспечьте наличие сертифицированного средства ЭЦП и обучите кадровых сотрудников работе с ним․
• Храните копии приказов и согласительных документов в личном деле сотрудника не менее 50 лет (как требует ст․ 66 ТК РФ)․
• При переводе за границу подготовьте нотариально заверенный перевод трудовой книжки и заверьте его печатью нотариуса․

Печать в трудовой книжке при переводе сотрудника – обязательный элемент‚ подтверждающий легитимность внесённой записи и защищающий права как работника‚ так и работодателя․ Соблюдение установленного порядка (издание приказа‚ ознакомление сотрудника‚ внесение записи‚ проставление печати и подписи‚ при необходимости – нотариальное заверение) обеспечивает корректное ведение трудовой книжки и минимизирует риски трудовых споров․ Следуя рекомендациям‚ приведённым выше‚ кадровые службы смогут оформить перевод быстро‚ точно и в полном соответствии с требованиями законодательства 2026 года․

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов и практических рекомендаций по ведению трудовых книжек на ․