Трудовая книжка – основной документ работника‚ в котором фиксируються все изменения в трудовой истории: приёмы на работу‚ переводы‚ увольнения‚ повышение квалификации и т․д․ С 1 января 2023 года в России используется новый образец трудовой книжки и электронный вариант (ЭТК)․ В статье подробно рассматривается‚ как правильно оформить запись о приёме переводом․

Содержание

1. Правовая база
2. Когда оформлять перевод
3. Пошаговая инструкция заполнения
4. Образец записи (печатный вариант)
5. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Оформление переводов регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 72‑75‚ 84‑85);
• Приказ Минтруда России № 5н от 30 января 2023 г․ «Об образце трудовой книжки и порядке её заполнения»;
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об электронной трудовой книжке» (для ЭТК)․

Согласно этим документам‚ запись о переводе делается в том же порядке‚ что и запись о приёме на работу‚ но с указанием основания – «перевод» (внутренний перевод‚ перевод в другую организацию‑участник‚ перевод в филиал и т․п․)․

Когда оформлять перевод

Запись в трудовую книжку должна быть сделана в течение 3 рабочих дней со дня фактического перевода работника․ Если перевод происходит в рамках одной организации (например‚ из отдела в отдел)‚ запись делается в той же книжке‚ без изъятия её из рук работника․

В случае перевода в другую юридическую структуру (другой ИНН) работнику выдается новая трудовая книжка‚ а в старой делается запись об увольнении по статье 81 ТК РФ‚ а в новой – запись о приёме с указанием основания «перевод»․

Пошаговая инструкция заполнения

Подготовка документов

1. Трудовой договор (или дополнительное соглашение) о переводе․
2. Приказ работодателя «О переводе (переводе в другую организацию) работника»․
3. Справка о стаже (если перевод в другую организацию‑участник)․

Заполнение полей в печатном варианте

Оформление записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)

1. Войдите в личный кабинет работодателя в системе «Госуслуги» или в специализированный сервис «ЭТК»․
2. Выберите пункт «Добавить запись» → «Приём на работу (перевод)»․
3. Заполните поля‚ аналогичные печатному образцу (дата‚ организация‚ должность‚ ставка‚ основание‚ срок)․
4. Загрузите скан‑копию приказа о переводе․
5. Подтвердите запись электронной подписью (ЭЦП) руководителя и работника (если требуется)․
6. Система автоматически отправит уведомление работнику․

Образец записи (печатный вариант)

Ниже – типичный пример заполнения строки в трудовой книжке при приёме переводом․

Организация: ООО «ТехноПрогресс»‚ ИНН 7701234567
Должность: Инженер‑технолог
Ставка: 85 000
Основание: Перевод в соответствии с Приказом № 12‑О от 
Срок действия договора: бессрочно
Подпись работодателя: ___________________ (И․И․ Иванов) Печать
Подпись работника: ___________________ (П․П․ Петров)

Обратите внимание‚ что запись делается в той же строке‚ где была указана предыдущая должность‚ но в новой колонке «Дата» указывается дата начала работы в новом месте․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК имеет те же требования к содержанию‚ что и бумажный документ‚ но оформляется в электронном виде․ Основные преимущества:

• Отсутствие необходимости физически передавать книжку при переводе между организациями‑участниками․
• Автоматическое уведомление работника о внесённых изменениях․
• Защита от подделки – запись подписывается электронной подписью․

При переводе в другую организацию‚ если обе организации используют ЭТК‚ запись о переводе вносится в одну и ту же электронную карточку без изъятия её из рук работника․ Если новая организация не подключена к системе ЭТК‚ работнику выдают бумажный образец‚ а в электронную книжку вносится запись об «отсутствии доступа к ЭТК»․

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильная дата․ Дата должна соответствовать фактическому началу работы в новом подразделении‚ а не дате издания приказа․
• Отсутствие указания основания; В поле «Основание» обязательно писать «перевод» и номер приказа․
• Неуказание ИНН организации․ При переводе в другую юридическую структуру необходимо указать её ИНН․
• Отсутствие подписи работника․ Работник должен подписать запись‚ подтверждая согласие с переводом․
• Заполнение в свободной форме․ Все поля заполняются строго в соответствии с образцом‚ иначе запись может быть признана недействительной․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять отдельный приказ об увольнении при переводе в другую компанию?

Да․ При переводе в организацию с другим ИНН в старой трудовой книжке делается запись об увольнении по статье 81 ТК РФ‚ а в новой – запись о приёме с указанием основания «перевод»․

Можно ли оформить перевод без изменения должности?

Да․ В таком случае в поле «Должность» указывается прежняя должность‚ а в поле «Основание» – «перевод в другое подразделение»․

Как оформить перевод‚ если работник находиться в отпуске?

Перевод может быть оформлен в любой момент‚ но запись в книжку делается с даты‚ когда работник фактически приступил к исполнению обязанностей в новом месте (обычно – после окончания отпуска)․

Что делать‚ если в новой организации нет печати?

Запись считается действительной‚ если она подписана руководителем и заверена электронной подписью (для ЭТК) или если в организации используется штамп «Без печати»‚ установленный приказом Минтруда․

Как оформить перевод в случае‚ когда работник переводится в филиал‚ но сохраняет прежний ИНН?

В этом случае в поле «Организация» указывается полное название материнской компании‚ а в примечании указывается «перевод в филиал «[название филиала]»․

Заполнение трудовой книжки при приёме переводом – процесс‚ требующий точности и соблюдения нормативных требований․ Ключевые моменты:

• Оформлять запись в течение 3 рабочих дней․
• Указывать полные реквизиты новой организации (название‚ ИНН)․
• Обязательно указывать основание «перевод» и номер приказа․
• Подписать запись обеими сторонами (работодатель и работник)․
• При работе с ЭТК соблюдать порядок загрузки документов и подписи ЭЦП․

Соблюдая эти правила‚ вы гарантируете законность трудовых отношений и избежите возможных споров при проверках со стороны государственных органов․

Статья подготовлена и актуальна на момент написания․ При изменении законодательства рекомендуется проверять актуальность информации в официальных источниках․