Трудовая книжка — это один из самых важных документов, подтверждающих трудовую деятельность сотрудника. В неё вносятся записи о приёме на работу, переводе, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности. Особое внимание следует уделять правильности и своевременности внесения записей, особенно при ознакомлении работника с важными документами или изменениями в трудовом договоре.
—
Зачем нужна запись об ознакомлении в трудовой книжке?
Запись об ознакомлении работника с локальными нормативными актами, приказами или изменениями в трудовом договоре необходима для:
- Подтверждения факта ознакомления — это защищает работодателя от возможных споров о незнании сотрудником важных документов.
- Соблюдения трудового законодательства — статья 68 ТК РФ обязывает работодателя знакомить работника с локальными актами и изменениями в трудовом договоре.
- Формирования полной трудовой истории — если в будущем возникнут споры, наличие записи об ознакомлении поможет подтвердить, что работник был своевременно проинформирован.
—
Когда необходимо делать запись об ознакомлении?
Запись в трудовую книжку об ознакомлении вносится в следующих случаях:
При приёме на работу
При заключении трудового договора работник должен быть ознакомлен с:
- Локальными нормативными актами (правилами внутреннего трудового распорядка, положением о премировании и т. д.).
- Трудовым договором и приложениями к нему.
- Приказом о приёме на работу.
Пример записи:
, Ознакомлен с Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением о премировании и трудовым договором № 123 от . Основание: Приказ № 45 от .
При изменении условий трудового договора
Если в трудовой договор вносятся изменения (например, изменение должности, заработной платы, режима работы), работник должен быть ознакомлен с ними под подпись.
Пример записи:
— Ознакомлен с дополнительным соглашением к трудовому договору № 123 от об изменении должности на «Старший менеджер». Основание: Дополнительное соглашение № 5 от .
При издании локальных нормативных актов
Если работодатель утверждает новые локальные акты (например, положение о защите персональных данных, инструкцию по охране труда), работники должны быть с ними ознакомлены.
Пример записи:
— Ознакомлен с Положением о защите персональных данных. Основание: Приказ № 50 от .
—
Как правильно оформить запись об ознакомлении?
Запись в трудовой книжке должна соответствовать требованиям Постановления Правительства РФ от № 225 и Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69).
Структура записи
Запись должна содержать:
- Дата внесения записи (число, месяц, год).
- Содержание записи (что именно было ознакомлено).
- Основание (приказ, дополнительное соглашение, положение и т. д.).
- Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя).
- Печать организации (если есть).
Пример правильной записи:
— Ознакомлен с Правилами внутреннего трудового распорядка и трудовым договором № 123 от . Основание: Приказ № 45 от . Кадровик Иванова И.И. Подпись ___________.
Ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие даты — запись без даты считается недействительной;
- Неполное указание основания — необходимо ссылаться на конкретный приказ или документ.
- Отсутствие подписи ответственного лица, без подписи запись не имеет юридической силы.
- Использование неточных формулировок — например, «ознакомлен с документами» вместо указания конкретных актов.
—
Что делать, если запись об ознакомлении не была сделана вовремя?
Если работодатель не внес запись об ознакомлении своевременно, возможны следующие действия:
Внесение записи задним числом
Если ошибка обнаружена позже, можно внести запись задним числом, но только с согласия работника. В графе «Сведения о награждениях» указывается:
— Внесена запись об ознакомлении с Правилами внутреннего трудового распорядка задним числом по просьбе работника. Основание: Заявление работника от .
Исправление ошибки в трудовой книжке
Если запись отсутствует полностью, её можно внести в следующем порядке:
- Оформить дополнительное соглашение или приказ о внесении записи.
- Внести запись в трудовую книжку с указанием причины (например, «Восстановлена запись об ознакомлении»).
- Подписать запись у ответственного лица.
—
Ответственность работодателя за отсутствие записи об ознакомлении
Несвоевременное или неполное внесение записи об ознакомлении может привести к:
- Административной ответственности, штраф до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Трудовым спорам, если работник докажет, что не был ознакомлен с важными документами, суд может признать увольнение или наложение дисциплинарного взыскания незаконным.
- Отсутствию доказательной базы — в случае проверки трудовой инспекцией или судебного разбирательства.
—
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Нужно ли вносить запись об ознакомлении с электронной трудовой книжкой?
Ответ: Да, если работник переводится на электронную трудовую книжку, необходимо внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку с указанием даты и основания перехода.
Вопрос 2: Можно ли не вносить запись об ознакомлении, если работник расписался в журнале ознакомления?
Ответ: Нет, запись в трудовой книжке обязательна, так как она является официальным документом. Подпись в журнале, это дополнительное подтверждение, но не заменяет запись в трудовой.
Вопрос 3: Что делать, если работник отказывается расписываться в ознакомлении?
Ответ: В этом случае составляется акт об отказе от ознакомления, который подписывают свидетели. Запись в трудовую книжку всё равно вносится с указанием факта отказа.
—
Запись об ознакомлении в трудовой книжке — это не просто формальность, а важный элемент документооборота, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Своевременное и правильное внесение таких записей поможет избежать споров, штрафов и судебных разбирательств.
Если у вас остались вопросы по оформлению записей в трудовой книжке, рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или в территориальное отделение Роструда.
—
Дата публикации: