Перевод работника на другую должность – один из самых распространённых кадровых процессов. Правильное оформление записи в трудовой книжке (как в бумажной, так и в электронной форме) гарантирует соблюдение трудового законодательства и защищает интересы обеих сторон: работодателя и работника.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 71, 72, 73) и Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утверждённому приказом Минтруда России от № 322н), запись о переводе обязана быть внесена:

• на основании приказа работодателя;
• в течение пяти рабочих дней со дня фактического перевода;
• в разделе «Сведения о работе» (стр. 2–4 трудовой книжки).

Когда требуется запись о переводе?

Запись вносится в следующих случаях:

1. Перевод на другую должность в том же структурном подразделении.
2. Перевод в другое подразделение (отдел, филиал) того же работодателя.
3. Перевод в другую организацию в рамках постоянного кадрового перевода.
4. Перевод в другую местность совместно с организацией (перевод в другой регион).

Если меняется только рабочее место, но должность остаётся той же, это считается перемещением, а не переводом, и в трудовую книжку запись не вносится.

Как оформить приказ о переводе

Приказ должен содержать:

• Наименование организации, её ИНН, ОГРН.
• Дата издания приказа.
• Номер приказа (например, № 12/2026).
• ФИО работника, его табельный номер.
• Старую должность и подразделение.
• Новую должность и подразделение (или новое место работы).
• Дата вступления в силу (дата фактического перевода).
• Подписи руководителя и работника (по желанию).

Заполнение полей в трудовой книжке

В разделе «Сведения о работе» (стр. 2–4) заполняются четыре графы:

Образец записи в трудовой книжке

14
Переведён в порядке перевода с должности «Бухгалтер» (отдел «Бухгалтерия») на должность
 «Главный бухгалтер» (отдел «Финансовый контроль») в ООО «Ромашка», с .
_______________________/И.В. Петров (директор) Печать

В электронных трудовых книжках запись выглядит аналогично, только вводится через специализированную форму в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК).

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовить приказ о переводе. Убедиться, что в приказе указаны все обязательные реквизиты.
2. Определить порядковый номер записи. Если в книге уже есть 13 записей, следующая будет № 14.
3. Записать дату перевода. Это дата, когда работник приступил к исполнению новых обязанностей.
4. Сформулировать текст в графе 3. Пример формулировки:
   • «Переведён в порядке перевода с должности … на должность … в … (название организации, подразделение)»;
   • Если перевод происходит в другую организацию, добавить «в составе организации …».
5. Подписать запись. Руководитель организации ставит подпись и печать.
6. Сдать копию записи в отдел кадров. Для контроля и дальнейшего использования (например, при выдаче справок).

Частые ошибки при оформлении записи

• Отсутствие указания «в порядке перевода». Без этой формулировки запись может быть признана недействительной.
• Неправильный порядок граф: дата в графе 2, а не в графе 3.
• Пропуск подписи работодателя. Печать и подпись обязательны.
• Запись даты позже пяти рабочих дней после факта перевода. Это нарушение ТК РФ.
• Смешивание переводов и перемещений. При изменении только места работы следует использовать форму «перемещение», а не «перевод».

Перевод в электронную трудовую книжку (ЭТК)

Электронный вариант записи полностью повторяет бумажный, но вводится через онлайн‑сервис:

1. Войти в личный кабинет работодателя в системе ЭТК.
2. Выбрать сотрудника и пункт «Добавить запись о переводе».
3. Заполнить поля (номер, дата, текст записи, прикрепить скан приказа).
4. Подтвердить запись электронной подписью руководителя.
5. Система автоматически отправит уведомление работнику.

Примеры из практики

Пример 1. Перевод внутри одного отдела

22
Переведён в порядке перевода с должности «Специалист по рекламе» на должность
 «Ведущий специалист по рекламе» в отделе «Маркетинг» ООО «ТехноПлюс», с .
_______________________/А.С. Смирнов (ген. директор) Печать

Пример 2. Перевод в другое подразделение

37
Переведён в порядке перевода с должности «Инженер‑конструктор» (отдел «Разработка») 
 на должность «Главный инженер» (отдел «Производство») в ОАО «СтальПром», с .
_______________________/В.Л. Кузнецов (директор) Печать

Пример 3. Перевод в другую организацию (кадровый перевод)

5
Переведён в порядке постоянного кадрового перевода с должности «Менеджер проекта» 
 в ООО «Альфа» на должность «Руководитель проекта» в ОАО «Бета», с .
_______________________/Н.Е. Иванова (ген. директор) Печать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Нужно ли вносить запись, если перевод был временным?

Нет. Временный перевод (на срок до 90 дней) фиксируеться в приказе, но запись в трудовую книжку вносится только после того, как перевод становится постоянным.

Вопрос 2. Как оформить запись, если работник одновременно стал и совместителем?

В графе 3 указывают обе позиции, например: «Переведён в порядке перевода с должности «Бухгалтер» на должность «Главный бухгалтер», работа по совместительству на должности «Экономист» стала основной».

Вопрос 3. Можно ли оформить перевод без приказа?

Нет. Приказ – обязательный документ, подтверждающий законность перевода. Без него запись считается недействительной.

Вопрос 4. Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о переводе, но она оформлена неверно?

Необходимо оформить поправку: в отдельной записи (следующей по порядку) указать «Исправление записи № X» и подробно описать правильные сведения. При этом оригинальная запись остаётся, но помечается как ошибочная.

Вопрос 5. Как оформить перевод в случае реорганизации предприятия?

При реорганизации (слиянии, присоединении) перевод фиксируется в приказе о реорганизации, а в трудовой книжке делается запись «Переведён в порядке реорганизации» с указанием новой организации и должности.

Оформление записи о переводе на другую должность – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения сроков. Правильный образец записи, наличие приказа и подписи работодателя гарантируют юридическую чистоту кадровых действий.

Если у вас возникли сомнения при заполнении трудовой книжки, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.

Дата актуализации информации:  г.