Индивидуальный предприниматель (ИП), нанимающий работника, является полноценным работодателем. Поэтому он обязан соблюдать все нормы трудового законодательства РФ, включая правила ведения трудовых книжек. Оформление записи о приеме на работу имеет свою специфику, связанную с тем, что работодатель — физическое лицо, а не юридическое.
Ключевые правила и отличия для ИП
При оформлении записи в трудовую книжку ИП должен помнить следующее:
- Работодатель в графе 3 — вместо наименования организации (ООО, ЗАО и т.д.) указываются ФИО индивидуального предпринимателя и слова «Индивидуальный предприниматель» (или «ИП»).
- Основание для записи — это всегда трудовой договор (а не гражданско-правовой договор). Запись вносится на основании приказа (распоряжения) ИП о приеме на работу.
- Подпись — в графе «Подпись» ставится личная подпись самого ИП (работодателя). Штамп организации не ставится, так как его нет.
- Невозможность заключения договора с самим собой — ИП не может быть принят на работу к себе как работник. Запись о такой «работе» в трудовую книжку не вносится.
- Сроки внесения — запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку не позднее дня подписания трудового договора (ст. 67 ТК РФ). Если работник принес свою книжку, запись вносится сразу. Если книжка новая, ее выдают работнику вместе с приказом.
Важно! Если трудовая книжка работника была заведена до , записи вносятся в нее. Когда свободные строки в разделе «Сведения о работе» закончатся, оформляется вкладыш к этой книжке по форме, действовавшей на дату ее заведения.
Пошаговая инструкция по оформлению записи
- Проверьте трудовую книжку работника. Убедитесь, что она действующая, нет исправлений, перерывов в записях.
- Оформите приказ (распоряжение) о приеме на работу. Это основной документ-основание. В приказе указываются: ФИО работника, наименование должности, структура (если есть), дата начала работы, условия оплаты. Приказ подписывается ИП.
- Составьте запись в трудовую книжку. Запись делается на основании приказа. Используйте шарионовую ручку черного или синего цвета, пишите разборчиво, без исправлений и помарок.
- Внесите запись. Заполните графы в соответствии с образцом ниже.
- Подпишите запись. В графе «Подпись» ставится подпись ИП. Подпись работника не требуется, так как он не является стороной в этой записи (он лишь получает документ).
- Вручите книжку работнику. После внесения записи трудовую книжку возвращают работнику. Если оформлялась новая книжка, она выдается вместе с приказом.
Образец (шаблон) записи о приеме на работу к ИП
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (на ьном листе или на вкладыше).
| Графа | Что указывать (пример для ИП) | Пояснение |
|---|---|---|
| 1 (№ п/п) | 1 | Порядковый номер записи в данном разделе. Если это первая запись — ставим «1». |
| 2 (Дата заключения трудового договора) | Дата, с которой работник принят на работу (дата подписания трудового договора). | |
| 3 (Наименование организации, ФИО индивидуального предпринимателя) | Иванов Иван Иванович, Индивидуальный предприниматель | Ключевое отличие! Указываются ФИО ИП и статус «Индивидуальный предприниматель». Название «фирмы» (если есть) можно добавить, но обязательно с указанием «ИП». |
| 4 (Сведения о документе, на основании которого работник принят на работу) | Приказ № 15 от | Указывается номер и дата приказа (распоряжения) ИП о приеме на работу. Если приказ не оформлялся (что не рекомендуется), можно сослаться на «Трудовой договор от ». |
| 5 (Наименование должности, профессия, специальность) | Менеджер по продажам | Точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием (если оно есть) или условиями договора. |
| 6 (Подразделение) | Отдел продаж | Название структурного подразделения, если оно есть. Можно оставить пустым, если подразделений нет. |
| 7 (Подпись работника) | — | Оставляется пустой. Подпись работника в записи о приеме не требуется. |
| 8 (Подпись работодателя) | (подпись) Иванов И.И. | Обязательно! Личная подпись индивидуального предпринимателя. Штамп не ставится. |
Как это выглядит на практике (пример записи в книжке):
1 | | Иванов Иван Иванович, Индивидуальный предприниматель | Приказ № 15 от | Менеджер по продажам | Отдел продаж | — | (подпись) Иванов И.И.
Нюансы и частые вопросы
Что делать, если в книжке нет места для новой записи?
Если на ьном листе или в разделе «Сведения о работе» закончились свободные строки, необходимо оформить вкладыш. Вкладыш заполняется по форме, соответствующей дате заведения исходной книжки. Для книжек, заведенных после 2004 года, используется современная форма с графами 1-8. В графе 3 вкладыша также указываются ФИО ИП и «Индивидуальный предприниматель». Вкладыш вклеивается в книжку, а о его наличии делается отметка на ьном листе.
Как исправить ошибку в записи, сделанной ИП?
Исправления в трудовой книжке допускаются только в порядке, установленном Приказом Минтруда № 320н. Ошибку (например, опечатку в дате или ФИО) нужно:
- Зачеркнуть ошибочные данные одной чертой так, чтобы можно было прочитать исходный текст.
- Выше зачеркнутого (в той же графе или на свободном месте) внести правильные данные.
- Собственноручно указать «Исправлено», дату исправления, подпись ИП и расшифровку подписи.
Запрещено использовать корректирующую жидкость, переписывать запись на чистый лист или делать исправления без указания «Исправлено».
А что насчет совместительства?
Если работник уже состоит в трудовых отношениях с другим работодателем и принимается к ИП на условиях совместительства, запись в его трудовую книжку не вносится (если только сам работник не попросит об этом). Основное место работы отражается в книжке основного работодателя. У ИП в этом случае оформляется только трудовой договор и приказ, но запись в книжку не делается.
Оформление записи о приеме на работу индивидуальным предпринимателем, процедура строго регламентированная. Главное правило: в графе 3 «Наименование организации» указывать ФИО предпринимателя и слова «Индивидуальный предприниматель». Все остальные графы заполняются по общим правилам. Соблюдение этих требований защищает и работника, и самого предпринимателя от возможных споров в будущем.
Материал подготовлен на основе Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (действует в 2026 году). Рекомендуется уточнять актуальность норм у юриста при конкретных ситуациях.