Индивидуальный предприниматель, принимая на работу сотрудников, выступает в роли полноценного работодателя. Процедура оформления мало чем отличается от приема на работу в организацию (ООО или АО), однако имеет свои специфические нюансы, касающиеся в первую очередь заполнения бумажной трудовой книжки. Важно помнить, что ИП не может заключить трудовой договор с самим собой и выступать одновременно в роли работодателя и работника — это не предусмотрено нормами трудового законодательства. Трудовой стаж самого предпринимателя подтверждается иными документами (например, выпиской из ЕГРИП и уплатой страховых взносов).
А вот при приеме на работу наемного персонала ИП обязан соблюдать все требования Трудового кодекса РФ (ТК РФ). В 2026 году действуют актуальные правила ведения трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н. Разберем подробно, как ИП правильно внести запись о приеме работника.
Электронная или бумажная?
С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) сведения о трудовой деятельности работника формируются в электронном виде на основании данных, которые работодатель (в т.ч. ИП) отправляет в отчете ЕФС-1. Однако бумажная трудовая книжка не отменена. Если работник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, ИП обязан вести ее параллельно с электронным отчетом.
Сроки внесения записи
По закону, в течение 5 рабочих дней после приема на работу ИП обязан внести отметку в бланк трудовой книжки нового служащего (ст. 66 ТК РФ). Если сотрудник устраивается на работу впервые в жизни, ИП обязан оформить ему новую трудовую книжку.
Правила заполнения трудовой книжки ИП
Требования к заполнению трудовых книжек для ИП определяются Приказом Минтруда № 320н. Главное отличие от записей для юридических лиц заключается в наименовании работодателя в графе 3 раздела «Сведения о работе».
Как указать наименование ИП?
Роструд в своих разъяснениях (в частности, в письме от № 1942-6-1) уточняет: поскольку ИП не является юридическим лицом, запись о приеме на работу вноситься особым образом.
- В графе 3 в виде заголовка (без номера записи и даты) указывается информация о работодателе. Например: Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович или ИП Сидоров Петр Алексеевич.
- Указание ОГРНИП (основного государственного регистрационного номера индивидуального предпринимателя) в графе 3 не является обязательным, хотя иногда кадровики указывают его для большей информативности.
- Под этим заголовком в следующей строке уже вносится запись о приеме на работу: Принят(а) в отдел [название] на должность [название].
Особенности записи о структурном подразделении
Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор, его нужно указать в записи о приеме. Если же должность не отнесена ни к одному структурному подразделению или это не оговорено в договоре, наименование подразделения в трудовой книжке не указывается.
Пошаговый образец заполнения при приеме на работу
Внесение записи в трудовую книжку производится на основании заключенного с работником трудового договора и изданного приказа (распоряжения) ИП.
- Графа 1 — ставиться порядковый номер записи (например, 5).
- Графа 2 — указывается дата приема на работу арабскими цифрами (например, ).
- Графа 3, делается запись о приеме. Сначала Индивидуальный предприниматель Кузнецов Алексей Дмитриевич. Ниже: Принят(а) на должность менеджера по продажам.
- Графа 4 — указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (например: Приказ от № 12-к).
Прием в порядке перевода
Если работник принимается к ИП в порядке перевода от другого работодателя, это необходимо отразить в трудовой книжке. При этом нужно уточнить, по просьбе работника или с его согласия осуществляется перевод, а также отразить наименование организации или ИП, откуда переводиться работник.
Пример записи в графе 3: Принят(а) в порядке перевода из ООО «Ромашка» по просьбе работника на должность главного бухгалтера.
Заверение записей и печать
Все записи должны вноситься без сокращений. После внесения записи о приеме (а также при увольнении) записи заверяются:
- Подписью работодателя (ИП) или подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (назначается приказом ИП).
- Печатью организации или кадровой службы (при наличии печатей у ИП). Если ИП работает без печати, заверение производится только подписью.
Ранее требовалось заверять подписью работника все внесенные записи при увольнении. В новых правилах (согласно Приказу № 320н) такая норма отсутствует, однако подпись работника все равно потребуется при ознакомлении с записями об увольнении и при получении трудовой книжки на руки.
Ответственность ИП
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Игнорирование этих правил может привести к серьезным последствиям. Например, в судебной практике есть случаи, когда граждане просили суд установить факт трудовых отношений между ними и ИП, обязать ИП внести в трудовую книжку запись о приеме на работу и увольнении, а также взыскать неполученную оплату больничного листа и компенсацию морального вреда.
Соблюдение требований ТК РФ и Порядка ведения трудовых книжек № 320н, залог того, что кадровый учет у индивидуального предпринимателя будет вестется без ошибок и штрафов со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ).