Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю гражданина. Правильное оформление записей о работе менеджера имеет решающее значение для расчёта пенсионных прав, выплаты компенсаций и подтверждения квалификации. В статье рассмотрены все нюансы: от правовой базы до готовых образцов записей.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 67‑71) – регулирует порядок ведения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. – «Об образце формы трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России № 354н от  г. – порядок ведения электронных трудовых книжек.
• Федеральный закон № 122‑ФЗ от  г. – о внесении изменений в Трудовой кодекс в части электронных трудовых книжек.

Когда и где вносить запись

Трудовые книжки, заведённые до

Если у работника книжка была оформлена до 1 января 2004 г., записи вносятся именно в неё, а не в новую форму. При наличии свободных строк в разделе «Сведения о работе» запись делается в свободную строку. Когда строки заканчиваются, оформляется вкладыш в ту же книжку.

Трудовые книжки, заведённые после

Для новых книжек используется современный образец (формат А5, 6‑страничный). Записи вносятся в раздел «Сведения о работе» в порядке возрастания порядкового номера.

Электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 г. вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). Запись вносится в электронную форму через портал Госуслуг, но порядок и содержание записи полностью совпадают с бумажным аналогом.

Особенности записей для менеджеров

• Должностные названия должны соответствовать официальному наименованию в должностной инструкции (например, «Менеджер по продажам», «Ведущий менеджер по персоналу»).
• Если менеджер работает по совместительству, запись делается одной строкой за весь период совместительства (см. пример ниже).
• При повышении или переводе на другую должность в той же организации вносится отдельная запись о переводе и новая запись о приёме на новую должность.
• Для временных (срочных) договоров указывается срок действия договора в графе «Дата увольнения».
• Если менеджер имеет несколько позиций подряд (например, сначала менеджер, затем бухгалтер), каждая позиция фиксируется отдельной записью.

Пошаговая инструкция оформления записи о приёме менеджера

1. Подготовьте приказ о приёме на работу (или трудовой договор). В нём должны быть указаны:
   • ФИО работника;
   • Дата начала работы;
   • Должность (полное название);
   • Трудовой договор (постоянный/срочный);
   • Основание (приказ №, дата).
2. Определите номер записи. В первой строке трудовой книжки ставится «1», далее – последовательно.
3. Заполните графы в следующем порядке (по образцу формы):
   

   Графа	Содержание
   1	Порядковый номер записи (например, 5)
   2	Дата приёма (например, )
   3	Наименование организации, ИНН, ОКПО
   4	Должность (полное название)
   5	Трудовой договор (постоянный/срочный, срок действия)
   6	Основание (приказ №, дата)

4. Запись вносится рукописным шрифтом черными чернилами (или печатным шрифтом, если это допускается приказом). При необходимости ставится печать организации.
5. Подпишите запись: «Работодатель (должность, подпись)». Если запись делается в электронном виде – подпись ставится в системе.
6. Сохраните копию приказа в личном деле сотрудника.

Оформление записи об увольнении менеджера

1. Подготовьте приказ об увольнении (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.п.).
2. В графе «Дата увольнения» укажите реальную дату прекращения трудовых отношений (обычно – последний рабочий день).
3. В графе «Основание увольнения» укажите формулировку, соответствующую статье ТК РФ (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «по сокращению штата»).
4. Запись вносится в следующую свободную строку, нумерация продолжается.
5. Подпишите запись (должность, подпись работодателя) и поставьте печать.
6. Если увольнение происходит в течение 5 дней с момента фактического ухода, запись делается не позднее 5‑го дня после увольнения (по ТК РФ).

Примеры записей

Приём на работу менеджера (постоянный договор)

1 ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
 Ведущий менеджер по персоналу
 Постоянный трудовой договор
 Приказ № 45 от 

Увольнение менеджера по собственному желанию

6 ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
 Ведущий менеджер по персоналу
 Уволен по собственному желанию
 Приказ № 112 от 

Совместительство (одна запись за весь период)

7 ЗАО «Альфа», ИНН 7709876543, ОКПО 87654321
 Менеджер по продажам (совместительство)
 С по 
 Приказ № 78 от 

Перевод на другую должность

8 ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
 Менеджер по развитию бизнеса
 Постоянный трудовой договор
 Приказ № 150 от 

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

ЭТК полностью заменяют бумажный вариант, но сохраняют те же требования к содержанию записей. Основные отличия:

• Запись вносится через портал Госуслуг или специализированную систему работодателя.
• Подтверждение записи происходит цифровой подписью уполномоченного лица.
• Все изменения фиксируются в журнале операций, доступном сотруднику в личном кабинете.
• При необходимости распечатать запись, система генерирует PDF‑документ, который имеет юридическую силу.

Для менеджеров, работающих в крупных компаниях, часто используется ЭТК, так как она упрощает контроль за карьерным ростом и позволяет быстро предоставить сведения в пенсионный фонд.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты увольения. Заполняйте её обязательно, иначе запись считается неполной.
• Неправильное название должности. Используйте точное название, указанное в должностной инструкции.
• Перепутанные графы. Сначала указывают дату приёма, затем название организации, потом должность.
• Запись в чужой книжке; Если у сотрудника более одной трудовой книжки (например, старый и новый), запись делается только в той, в которой была начата трудовая история.
• Запись после 5‑го дня. По ТК РФ запись о приёме должна быть сделана в течение 5 дней с момента начала работы.
• Отсутствие печати или подписи. Без печати и подписи запись считается недействительной.

Вопросы и ответы

1. Можно ли оформить запись о совместительстве в одной строке? – Да, согласно практике, запись о совместительстве оформляется одной строкой, в которой указываются период работы и должность.
2. Нужно ли вносить запись об увольнении, если сотрудник отработал менее 5 дней? – Нет, в таком случае трудовую книжку возвращают без записей.
3. Можно ли использовать штамп вместо подписи? – Записи вносятся от руки, но допускается использование штампа организации, если он содержит подпись уполномоченного лица.
4. Как оформить запись, если у менеджера несколько подряд сменных позиций? – Каждая позиция фиксируется отдельной записью с указанием даты приёма и увольнения (или даты перевода).

Корректное оформление записей о работе менеджера в трудовой книжке – важный элемент трудовых отношений; Соблюдение правовых требований, точность формулировок и своевременность внесения данных позволяют избежать проблем при расчёте пенсии, получении справок и подтверждении квалификации. При работе с электронными трудовыми книжками следует помнить, что цифровая подпись и автоматический журнал изменений обеспечивают дополнительный уровень контроля и прозрачности.

Помните: запись делается в течение 5 дней с момента фактического начала (или окончания) работы, должна быть подписана уполномоченным лицом и содержать полную информацию о должности, сроках и основании.