Вопрос о выдаче трудовой книжки не только живому, но и умершему работнику часто возникает у работодателей, кадровиков и самих сотрудников․ Нормативные акты Трудового кодекса РФ, а также практические рекомендации органов труда дают достаточно чёткие указания, однако в реальной работе часто встречаются «серые» ситуации․ В этой статье мы подробно разберём:

• какие правовые нормы регулируют выдачу трудовой книжки;
• в каких случаях книжку может получить родственник;
• какие документы необходимо подготовить;
• какой порядок оформления (заявление, расписка, доверенность);
• какие риски несёт работодатель, если порядок не соблюдён․

Правовая база

Основные нормативные документы, регулирующие выдачу трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)․ Статья 71, пункт 5 гласит, что трудовая книжка должна быть выдана работнику при приёме на работу и возвращена ему при увольнении․
2. Приказ Минтруда России № 3‑н от «Об утверждении формы трудовой книжки»․ В пункте 5‑го порядка заполнения указано, что при прекращении трудового договора (в т․ч․ в случае смерти) запись о прекращении должна быть внесена, а книжка передаётся работнику или его законному представителю․
3. Постановление Правительства РФ от № 1655 «Об утверждении правил ведения и хранения трудовых книжек»․ В § 4 указано, что выдача книжки третьим лицам допускается только по доверенности или в случае смерти работника – в руки ближайшего родственника, представившего соответствующее заявление․
4. Рекомендации Роструда и Департамента социальной политики города Новый Уренгой – практические разъяснения, подтверждающие, что без доверенности и без смерти работника выдача книжки родственнику не допускается․

Когда родственнику можно выдать трудовую книжку?

Пошаговый порядок выдачи книжки родственнику в случае смерти работника

Шаг 1․ Получить подтверждающие документы

Работодатель должен запросить у пришедшего родственника:

• Свидетельство о смерти (оригинал);
• Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, рождении ребёнка, справка о родстве и т․п․);

Шаг 2; Оформить заявление от родственника

Заявление может быть в произвольной форме, но должно содержать:

«Я, Ф․И․О․, (указать степень родства), прошу выдать мне трудовую книжку (№) умершего(ой) работника Ф․И․О․, дата рождения ___, СНИЛС ___, в связи с его(её) кончиной․ Приложения: копия свидетельства о смерти, копия документа, подтверждающего родство․»

Шаг 3․ Внести запись о прекращении трудового договора

Сотрудник отдела кадров вносит в трудовую книжку запись:

« г․ – прекращение трудового договора в связи со смертью работника․ Сведения о смерти внесены в личное дело․»

Шаг 4․ Составить расписку

Расписка – простой документ, в котором родственник подтверждает получение оригинала книжки:

«Я, Ф․И․О․, получаю трудовую книжку № ___ от работодателя «Название организации», дата выдачи ___, подпись ___․»

Шаг 5․ Внести запись в книгу учёта движения трудовых книжек

В журнале фиксируются:

• Дата выдачи;
• ФИО получателя (родственника);
• Основание (смерть работника, заявление, копии документов);
• Подпись ответственного лица․

Шаг 6․ Передать книжку

Книжка передаётся в руки родственнику лично, либо (при невозможности личного контакта) – по почте с подтверждением получения (заказное письмо с уведомлением)․

Выдача книжки по доверенности (живой работник)

Если работник находится в отпуске, командировке или по иной причине не может лично получить книжку, он может оформить доверенность․ Важно помнить:

• Доверенность должна быть нотариально заверена и явно указывать право получения трудовой книжки;
• В доверенности необходимо указать ФИО доверенного лица, его паспортные данные и срок действия доверенности;
• Работодатель вправе потребовать оригинал доверенности и копию паспорта доверенного лица․

После получения доверенности работодатель оформляет расписку, как описано выше, и вносит запись в журнал учёта․

Что делать, если родственник отказывается от получения книжки?

В случае, когда ни сам работник, ни его родственники не желают получать трудовую книжку, работодатель обязан:

1. Составить акт об отказе от получения книжки (подписывается работником или его законным представителем);
2. Внести отметку в журнал учёта о том, что книжка оставлена у работодателя;
3. Сохранить книжку в архиве не менее пяти лет (срок хранения документов о трудовых отношениях)․

Ответственность работодателя

Нарушение порядка выдачи трудовой книжки может повлечь за собой:

• Административную ответственность в виде штрафа (по статье 5․27 Кодекса РФ об административных правонарушениях – нарушение трудового законодательства);
• Гражданско‑правовую ответственность за причинённый ущерб (например, если книжка была выдана не тем лицом, и в результате этого возникли проблемы с подтверждением стажа работника)․
• Репутационные риски – жалобы в инспекцию труда, судебные иски со стороны родственников․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выдать трудовую книжку без заявления родственника?

Нет․ По закону книжка может быть передана только после получения письменного заявления (или доверенности) от законного представителя․

Какая степень родства считается «ближайшей»?

В практике принято отдавать книжку супругу/супруге, родителям, детям, внукам, а также братьям и сестрам․ Если несколько родственников одновременно обращаются, предпочтение отдаётся тому, кто первым предоставил полный пакет документов․

Можно ли выдать электронную трудовую книжку родственнику?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) привязывается к персональному аккаунту гражданина в системе «Госуслуги»․ Выдача доступа третьим лицам невозможна без официального согласия самого работника (или его законного представителя) через портал․

Что делать, если родственник потерял оригинал трудовой книжки?

Работодатель обязан оформить выписку из трудовой книжки (выписку о трудовой истории) и выдать её в оригинале․ При этом оригинальная книжка считается утерянной, и работодатель может оформить её замену только после получения заявления от работника (или его представителя) и подтверждения утери․

Образцы документов

Заявление родственника о выдаче трудовой книжки (пример)

Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, сын (родитель, супруг и т․д․) умершего работника Петрова Петра Петровича,
дата рождения г․, СНИЛС 123‑456‑789 00,
прошу выдать мне его трудовую книжку № 123456, находящуюся в архиве вашей организации,
в связи с его кончиной․

Приложения:
Копия свидетельства о смерти Петрова Петра Петровича;
Копия свидетельства о рождении (или браке), подтверждающая степень родства․

Подпись: ___________

Расписка о получении трудовой книжки (пример)

Расписка

Я, Иванов Иван Иванович, получаю трудовую книжку № 123456 от работодателя «ООО «Ромашка»,
дата выдачи г․

Подпись: ___________ М․П․

Доверенность (краткая форма)

ДОВЕРЕННОСТЬ

Город Москва, «__» _______ 2026 г․

Я, Петров Петр Петрович, паспорт 45 12 345678, выдан ОУФМС России по г․ Москве г․, 
настоящей доверенностью уполномочиваю Иванова Ивана Ивановича, паспорт 45 98 765432, 
получить от моего работодателя ООО «Ромашка» мою трудовую книжку № 987654․

Срок действия: до «__» _______ 2026 г․

Подпись: ___________
Нотариальная печать

Итак, выдача трудовой книжки родственнику возможна, но только в строго регламентированных случаях:

1. При смерти работника – на руки ближайшего родственника, представившего заявление и документы, подтверждающие родство․
2. При невозможности личного получения книжки живым работником – по нотариально заверенной доверенности․

Во всех остальных ситуациях (отказ работника от получения, обычное увольнение) книжка должна оставаться у самого работника или в архиве работодателя․

Соблюдение указанных процедур защищает как интересы работника и его семьи, так и интересы работодателя, позволяя избежать административных и гражданско‑правовых последствий․

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов и рекомендаций консалтинговых ресурсов (КонсультантПлюс, Роструд, Департамент социальной политики г․ Новый Уренгой) на дату ․