Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий факт работы гражданина, его стаж, должностные изменения, отпуска, увольнения и другие важные события трудовой жизни. Оформление записи о приёме на работу в декретное (временно‑выполняемое) место регулируется Трудовым кодексом РФ, Приказом Минтруда России № 354н и другими нормативными актами.

Содержание статьи

1. Правовая база
2. Что такое декретное место
3. Порядок внесения записи в трудовую книжку
4. Необходимый пакет документов
5. Примеры формулировок записей
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление записи о приёме на декретное место:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 71, 73, 77, 78, 81, 84.
• Приказ Минтруда России от № 354н «Об утверждении формы записи в трудовой книжке о приёме на работу, переводе, увольнении и др.»
• Постановление Правительства РФ от № 1659 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек».
• Коллективный договор (если он есть в организации) – дополнительные уточнения по процедурам.

Согласно ст. 71 ТК РФ, запись в трудовой книжке делается в течение трёх рабочих дней со дня соответствующего события (приём, перевод, увольнение). При приёме на декретное место запись обязана быть сделана в оригинале трудовой книжки работника.

Что такое декретное место

Декретное место – это временно‑выполняемая должность, на которую работник переводится в связи с:

• отпуском по беременности и родам (отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет);
• отпуском по уходу за ребёнком до 1,5 лет (в случае усыновления/удочерения);
• отпуском по уходу за больным членом семьи (в редких случаях, если это предусмотрено коллективным договором).

Во время нахождения на декретном месте работник сохраняет:

• должность (или её аналог) и штатное расписание;
• рабочий стаж, который учитывается при расчёте пенсии;
• право на возобновление работы после окончания отпуска.

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Ниже приведён пошаговый алгоритм, который поможет работодателю оформить запись корректно.

1. Подготовка заявления работника
   • Работник подаёт письменное заявление о переводе на декретное место (по образцу, утверждённому в организации).
   • В заявлении указываются: ФИО, текущая должность, дата начала отпуска, желаемая дата возвращения, причина (беременность, роды, уход за ребёнком и т.д.).
2. Согласование с руководством
   • Руководитель подразделения и отдел кадров проверяют наличие вакантного декретного места в штатном расписании.
   • При необходимости оформляют приказ о переводе на декретное место.
3. Подготовка приказа
   • Приказ оформляется в соответствии с образцом приказа № 354н (пункт 1 «О приёме на работу», пункт 2 «О переводе»).
   • В приказе указываются:
     • Дата приказа;
     • Номер приказа;
     • ФИО работника;
     • Старое и новое (декретное) место работы (должность, код подразделения);
     • Дата начала и окончания декретного отпуска;
     • Основание (ст. 255 ТК РФ – отпуск по беременности и родам).
4. Внесение записи в трудовую книжку
   • Запись делается в оригинале трудовой книжки работника в графах 1‑4 (по образцу приказа).
   • Текст записи (пример, см. ниже в разделе «Примеры формулировок»).
   • Подпись лица, вносящего запись (начальник отдела кадров) и печать организации.
5. Подписание копий
   • Работнику выдаётся копия записи (внутри трудовой книжки) и оригинал приказа.
   • Работник подписывает приказ о приёме/переводе, подтверждая согласие.
6. Хранение документов
   • Копия приказа и заявление работника помещаются в личное дело сотрудника.
   • В случае возврата на прежнее место работы – оформляется отдельный приказ и запись о возврате.

Весь процесс должен быть завершён в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления.

Необходимый пакет документов

Примеры формулировок записей

Запись в трудовой книжке делается в соответствии с образцом, утверждённым Минтрудом. Ниже – несколько вариантов в зависимости от конкретной ситуации.

Приём на работу в декретное место (первая запись)

Дата: 
Наименование организации: ОАО «Пример»,
 ИНН 7701234567, ОКПО 12345678,
 адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. 1.
Должность: специалист отдела кадров (декретное место)
Основание: приказ № 45/2026 от г. о переводе Ивановой А.А. на декретное место в связи с отпуском по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ).

Перевод с постоянного места на декретное (внутри одной организации)

Дата: 
Наименование организации: ЗАО «Техно», ИНН 7709876543, ОКПО 87654321,
 г. Санкт‑Петербург, пр. Ленина, д. 10.
Должность: инженер‑конструктор (декретное место)
Основание: приказ № 78/2026 от г. о переводе Петрова В.В. на декретное место в связи с отпуском по уходу за ребёнком до 3 лет (ст. 255 ТК РФ).

Возврат с декретного места на прежнюю должность

Дата: 
Наименование организации: ОАО «Пример», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678,
 г. Москва, ул. Примерная, д. 1.
Должность: специалист отдела кадров
Основание: приказ № 102/2027 от г. о возврате Ивановой А.А. на прежнее место работы после окончания отпуска по уходу за ребёнком (ст. 255 ТК РФ).

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания основания. В записи обязательно должно быть указано нормативное основание (ст. 255 ТК РФ, Приказ Минтруда № 354н).
• Неправильный формат даты. Дата пишется в виде «ДД.MM.ГГГГ». Любой иной формат может привести к признанию записи недействительной.
• Отсутствие печати организации. Без печати запись считается неполной.
• Запись в копию трудовой книжки. Запись должна быть внесена в оригинал, а не в копию.
• Слишком длительный срок оформления. По закону – не более 3 рабочих дней. Превышение срока может стать основанием для штрафных санкций.
• Неправильное указание кода подразделения. В графе 4 указывается точный код подразделения, где будет работать сотрудник.

Для избежания ошибок рекомендуется использовать готовый шаблон приказа и проверять запись совместно с юристом или специалистом по кадровому делопроизводству.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять отдельный приказ, если сотрудник уже находится в организации?

Да. Даже если сотрудник уже работает в компании, перевод на декретное место считается отдельным кадровым событием и требует приказа и записи в трудовой книжке.

Можно ли оформить запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)?

С 1 января 2022 года введена электронная трудовая книжка. Процедура аналогична бумажной, но запись вносится через электронную систему «Госуслуги» или специализированный портал работодателя. При этом оригинальная запись в бумажной книжке не требуется, если у работника уже есть ЭТК.

Что делать, если работник уходит в декрет без оформления записи?

Работодатель обязан в течение 3 дней оформить запись. Если срок просрочен, необходимо:

1. Составить акт о факте задержки.
2. Оформить запись с указанием причины просрочки.
3. Сообщить работнику о корректировке.

При повторных нарушениях может быть наложен штраф в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Как оформить запись, если декретное место создаётся специально для сотрудника?

В приказе указывается, что «в штатном расписании создаётся (или резервируется) декретное место должности …», а в графе 4 – «на основании приказа № … от …». При этом необходимо согласовать изменение штатного расписания с руководством организации.

Можно ли одновременно работать на постоянной и декретной должности?

Нет. Декретный отпуск подразумевает временное освобождение от основной работы. Одновременное выполнение обязанностей по другой должности считается нарушением ТК РФ и может привести к дисциплинарному взысканию.

Оформление записи в трудовой книжке при приёме на декретное место – важный процесс, который гарантирует сохранение трудовых прав сотрудника, правильный учёт стажа и корректное начисление социальных выплат. Соблюдение нормативных требований (ТК РФ, Приказ Минтруда № 354н), своевременное подготовление документов и точное внесение записи позволяют избежать юридических конфликтов и штрафов.

Помните, что ключевые моменты – это:

• Подготовка заявления и медицинской справки;
• Согласование и издание приказа;
• Внесение записи в оригинал трудовой книжки в течение трёх рабочих дней;
• Хранение всех документов в личном деле сотрудника.

Тщательное соблюдение этих шагов обеспечит как работодателю, так и работнику уверенность в законности и прозрачности кадровых действий.

Автор статьи: ChatGPT, ваш виртуальный помощник по вопросам трудового права.