Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий факт работы гражданина и его стаж.
В ней фиксируются все периоды трудовой деятельности, а ошибки в записях могут привести к снижению размера будущей пенсии, больничных и пособий.
Особое внимание необходимо уделять записи о приёме на работу в период отсутствия основного работника (например, в случае временного замещения, отпусков, командировок и т.п.).
Что подразумевается под «периодом отсутствия основного работника»?
- Отпуск по беременности и родам.
- Больничный, командировка, служебный отпуск.
- Временное отсутствие по другим причинам (переезд, учеба и т.д.).
- Период, когда основной работник находится в отпуске без сохранения рабочего места.
Во время такого отсутствия работодатель может принять временного сотрудника, который будет выполнять обязанности основного работника. В трудовой книжке этого сотрудника необходимо оформить запись о приёме на работу, а также указать, что он заменяет конкретного работника.
Правовые основания для записи о приёме на работу в период отсутствия основного работника
Согласно статье 122 Трудового кодекса РФ, приём на работу временного сотрудника в период отсутствия основного работника оформляется в соответствии с пунктами 1–4 статьи 122, а также с положениями статьи 122‑1, которые регулируют вопросы временного замещения.
В частности:
- Приём на работу временного сотрудника считается оформленным, если в трудовой книжке указаны даты начала и окончания периода замещения.
- В трудовой книжке должно быть указано, что сотрудник заменяет конкретного работника, а также указаны его должность и место работы.
- При отсутствии основного работника в течение более 30 дней работодатель обязан оформить в трудовой книжке запись о приёме на работу временного сотрудника.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
- Подготовка документов:
- Приёмная форма (должна быть заполнена в соответствии с требованиями ТК РФ).
- Согласие основного работника (если требуется).
- Сведения о причине отсутствия основного работника (отпуск, командировка и т.п.).
- Запись в трудовой книжке:
- Укажите дату начала замещения.
- Укажите дату окончания замещения (если она известна).
- Укажите должность и место работы.
- В поле «Сведения о приеме» добавьте фразу: «Замещение должности [должность основного работника] в период отсутствия [ФИО основного работника]».
- Подпишите и печатайте запись.
- Проверка и контроль:
- Проверьте, чтобы даты не пересекались с другими записями.
- Убедитесь, что в записи указано имя основного работника, чтобы избежать путаницы.
- Сохраните копию приёмной формы в личном деле сотрудника.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильные даты:
Убедитесь, что дата начала замещения не совпадает с датой начала отпуска основного работника. Если дата неизвестна, используйте «по согласованию». - Отсутствие указания имени основного работника:
Без имени и должности замещения может возникнуть путаница при расчёте стажа. - Неправильное наименование организации:
Если компания переименовалась, в записи необходимо указать актуальное название. - Неполные сведения о месте работы:
Укажите точный адрес и отдел, где работал сотрудник. - Отсутствие подписи руководителя:
Без подписи запись считается недействительной.
Как исправить ошибку в записи о приёме на работу
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, необходимо оформить исправление в соответствии со статьей 122 ТК РФ.
- Подготовка исправительного документа:
- Составьте заявление о исправлении.
- Укажите правильные даты, должность и имя основного работника.
- Утверждение руководителем:
- Подпишите заявление и приложите к нему копию приёмной формы.
- Запись исправления в трудовой книжке:
- Внесите исправление в том же месте, где была допущена ошибка.
- Укажите дату исправления и подпишите.
Практический пример записи
Пример записи в трудовой книжке:
Дата начала замещения:
Дата окончания замещения:
Должность: Менеджер по продажам
Место работы: ООО «Розовый Кот», г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Сведения о приеме: Замещение должности менеджера по продажам в период отсутствия Иванова Ивана Ивановича (отпуск по беременности и родам).
- Запись о приёме на работу в период отсутствия основного работника должна быть точной и полной.
- Внимательно проверяйте даты, имена и должности.
- Сохраняйте копии всех документов, связанных с замещением.
- При обнаружении ошибки немедленно оформляйте исправление.
- Регулярно проводите аудит трудовых книжек, чтобы избежать потери стажа.
Правильное оформление записи в трудовой книжке гарантирует, что стаж сотрудника будет учтен корректно, а будущие пенсионные выплаты и социальные льготы не пострадают из‑за ошибок в документации.