Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Запись о приёме на работу является первой записью в разделе «Сведения о работе» и оформляется строго в соответствии с действующим законодательством. Ниже представлен подробный алгоритм действий, нормативные основания, образцы заполнения и рекомендации по исправлению ошибок.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (обязанность работодателя вести трудовую книжку).
Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (далее – Порядок).
Приказ Минтруда России от № 69н (в ред. от ) «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения».
Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части электронного документооборота» (регулирует электронные трудовые книжки);

Согласно п. 9 Порядка, запись о приёме (или ином кадровом изменении) должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) о приёме на работу.

Последовательность действий при оформлении записи о приёме

Подготовка основания – издаётся приказ о приёме на работу (форма Т-1 или иная, утверждённая внутренними локальными актами). Приказ должен содержать:
- должность, структурное подразделение;
- дата начала работы (день, месяц, год);
- вид трудового договора (срочный/бессрочный);
- условия оплаты труда.
Ознакомление сотрудника – в день подписания приказа работник знакомится с ним под подпись.
Внесение записи в трудовую книжку – производится кадровым специалистом (или уполномоченным лицом) в течение пяти рабочих дней.
Подпись и печать – запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).
Выдача книжки сотруднику – после внесения записи трудовая книжка возвращается работнику под расписку.

Как правильно заполнить запись о приёме

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Каждая строка заполняется по следующей схеме:

Пример оформления (бумажная трудовая книжка):

1 | | ООО «ТехноСервис», отдел разработки программного обеспечения | Инженер-программист 1‑й категории | Приказ № 45 от г. | Принят на работу

Важно:

Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Наименование организации пишется полностью, без сокращений, если иное не предусмотрено уставом.
В колонке «Основание» указывается номер и дата приказа о приёме.
В последней колонке пишется стандартная фраза «Принят на работу» (или «Принят на работу в качестве …» при указании конкретной должности).

Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

С ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для всех работодателей, за исключением случаев, когда сотрудник выбрал бумажный вариант. Процедура внесения записи о приёме в ЭТК выглядит следующим образом:

В информационной системе кадрового учёта (например, 1C:ЗУП, SAP SuccessFactors) создаётся событие «Приём на работу» с указанием всех реквизитов приказа.
Система автоматически формирует запись в формате, соответствующем Порядку, и сохраняет её в личном кабинете сотрудника на портале «Госуслуги» или в Едином реестре трудовых книжек.
Сотрудник получает уведомление о внесении записи и может ознакомиться с ней в личном кабинете.
Подпись работодателя ставится электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченного лица.

Сроки внесения записи в ЭТК те же – не позднее пяти рабочих дней с даты приказа.

Как исправить ошибочную запись о приёме

Если после внесения записи обнаружена ошибка (неверная дата, неправильное наименование организации, опечатка в должности и т.д.), её необходимо исправить в соответствии с п. 11 Порядка:

Составить запись об исправлении в том же разделе «Сведения о работе» сразу после ошибочной строки.
В колонке «Дата» указать дату внесения исправления (текущая дата).
В колонке «Наименование организации…» написать «Исправление записи от …» (указать дату ошибочной записи).
В колонке «Должность…» – «Исправлено: …» (привести правильные данные).
В колонке «Основание» – указать номер и дату приказа, на основании которого внесено исправление (обычно это внутренний приказ о внесении исправлений в трудовую книжку).
В последней колонке – фраза «Запись исправлена».
Подпись ответственного лица и печать организации.

Пример исправления:

2 | | Исправление записи от г. | Инженер‑программист 2‑й категории (исправлено: Инженер‑программист 1‑й категории) | Приказ № 48 от г. | Запись исправлена

Важно: исправление вносится только один раз. Если ошибка повторяется, необходимо оформить новую трудовую книжку (по заявлению сотрудника) с аннулированием старой.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о приёме, если сотрудник работает по договору ГПХ?

Нет. Трудовая книжка ведётся только при трудовых отношениях (трудовой договор). При гражданско‑правовых договорах запись не делается.

Можно ли сделать запись о приёме позже пяти рабочих дней?

Формально это нарушение п. 9 Порядка. За нарушение срока внесения записи может быть применён административный штраф (ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому рекомендуется соблюдать установленный срок.

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку после внесения записи о приёме?

Сотрудник пишет заявление об утере. Работодатель выдаёт дубликат трудовой книжки на основании приказа о выдаче дубликата, в котором делается запись о выдаче дубликата и переносятся все предыдущие записи (включая запись о приёме).

Нужно ли ставить печать на запись о приёме, если организация не использует печать?

Если у организации нет печати (например, она является индивидуальным предпринимателем без печати), запись заверяется только подписью ответственного лица; Печать ставится только при её наличии.

Как отразить запись о приёме, если сотрудник переведён на другую постоянную работу внутри той же организации?

В этом случае делается запись о переводе (не о приёме). Запись о приёме остаётся первой, а последующая запись о переводе оформляется отдельной строкой с указанием нового подразделения и должности.

Внесение записи в трудовую книжку о приёме на работу – важная кадровая процедура, требующая точности и соблюдения установленных сроков. Следуя нормативным актам Порядка и Трудового кодекса, используя приведённые образцы и инструкции по исправлению ошибок, специалисты кадровой службы смогут избежать штрафов и обеспечить надёжное документирование трудовой деятельности сотрудников. Независимо от того, ведётся ли книжка в бумажном или электронном виде, принципы заполнения остаются одинаковыми: чёткость, достоверность и своевременность.

Соблюдение данных правил не только защищает права работника, но и минимизирует риски для работодателя в случае проверок государственных инспекций труда.