Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовые отношения между работником и работодателем. Правильное оформление записей в ней имеет важное значение для будущих трудовых отношений, начисления зарплаты, пенсионных накоплений и правовой защиты обеих сторон. В этой статье мы разберём, какие отметки необходимо сделать при приёме на работу, как правильно их оформлять и какие нюансы стоит учитывать в 2026 году.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это официальный документ, регистрирующий все кадровые события (приём, перевод, увольнение, повышение, поощрение, перевод в другую организацию и т.д.). Она хранится у работника и является обязательной с момента приёма на работу. В 2026 году трудовая книжка может вести как в бумажном, так и в электронном виде. При переходе на электронный формат работник обязан предоставить работодателю электронный экземпляр, а работодатель – вести запись в системе «Кадры».

Когда и как вносится запись о приёме на работу?

После издания приказа (распоряжения) о приёме на работу работодатель обязан внести запись в трудовую книжку не позднее недели с момента выдачи приказа. Если приём осуществляется в течение 5 дней, запись вносится в день приёма.

Важные моменты:

• Запись должна точно соответствовать тексту приказа (или трудового договора).
• Если работник уже имеет трудовую книжку, но она не содержит закрывающей записи о переходе на ЭТК (электронную трудовую книжку), работодатель обязан внести новую отметку.
• При приёме в качестве перевода от другого работодателя запись делается в графе 3 раздела «Сведения о работе» с указанием: «Сотрудник принят на работу в порядке перевода от другого работодателя (п. 21 порядка 320н)».

Формат записи о приёме на работу

В соответствии с порядком 320н и письмом Роструда от № 937‑6‑1, запись выглядит следующим образом:

Дата приёма: 
Наименование организации: ООО «Пример»
Должность: Инженер
Тип договора: Обычный/срочный (указывается)
Сведения о приёме: Сотрудник принят на работу в порядке перевода от другого работодателя (п. 21 порядка 320н)

Если приём осуществляется по срочному трудовому договору, запись делается по общим правилам, но в тексте указывается «срочный трудовой договор» и срок его действия.

Печатная запись

В бумажной трудовой книжке печать работника не обязательна, но в некоторых регионах её могут требовать. Если работник принес трудовую книжку без печати, работодатель может поставить печать в соответствии с новыми правилами.

Электронная запись

При ведении электронной трудовой книжки запись делается в системе «Кадры» с тем же содержанием, но в электронном формате. Работодатель обязан подтвердить запись, а работник – проверить её правильность.

Особенности приёма по разным основаниям

• Приём по обычному трудовому договору – стандартная запись, как описано выше.
• Приём по срочному трудовому договору – в записи указывается срок договора и его тип.
• Перевод из другой организации – в графе 3 указывается «перевод от другого работодателя» и ссылка на п. 21 порядка 320н.
• Испытательный срок – в записи можно добавить «испытательный срок до 3 месяцев» (если применимо).
• Участие в программе «ЭТК» (электронная трудовая книжка) – при переходе на ЭТК работодатель вносит запись о переходе, а работник получает электронный экземпляр.

Примеры записей в трудовой книжке

Пример 1: Приём на работу в ООО «Ромашка»

Дата приёма:
Наименование организации: ООО «Ромашка»
Должность: Менеджер по продажам
Тип договора: Обычный трудовой договор
Сведения о приёме: Сотрудник принят на работу в порядке перевода от другого работодателя (п. 21 порядка 320н)

Пример 2: Приём по срочному договору

Дата приёма:
Наименование организации: ЗАО «Техно»
Должность: Инженер-строитель
Тип договора: Срочный трудовой договор (срок: 12 месяцев)
Сведения о приёме: Сотрудник принят на работу по срочному трудовому договору, срок действия –  — 

Как исправить ошибку в записи о приёме?

Если в трудовой книжке допущена ошибка (неправильная дата, неверное название организации, опечатка в должности), работодатель обязан внести исправительную запись в течение 5 дней с момента обнаружения ошибки. В исправительной записи указывается причина исправления и ссылка на исходную запись.

Пример исправительной записи:

Дата исправления: 
Сведения о приёме: Исправлено название организации – ООО «Ромашка» (исправлено в соответствии с приказом № 123/2026)

Практические советы работодателю

• Проверяйте полноту и точность данных в приказе перед внесением записи.
• Соблюдайте сроки внесения записи (не позднее недели после приёма).
• Если работник имеет папку с предыдущими трудовыми книжками, убедитесь, что в ней нет закрывающих записей о переходе на ЭТК.
• При переходе на электронный формат обязательно передайте электронный экземпляр работнику.
• В случае перевода из другой организации обязательно укажите ссылку на п. 21 порядка 320н.
• При наличии премий, поощрений, повышения квалификации в дальнейшем вносите соответствующие отметки в раздел «Сведения о работе».

Правильное оформление отметки о приёме на работу в трудовой книжке – залог юридической чистоты трудовых отношений и правильного начисления зарплаты и социальных выплат. В 2026 году работодатель может вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном виде, но в обоих случаях правила оформления остаются одинаковыми. Следуйте установленным нормам, соблюдайте сроки и точность данных – и ваш кадровый учёт будет безупречным.