Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Оформление записи о приёме на работу регулируется Трудовым кодексом РФ, приказом Минтруда № 320н и рядом подзаконных актов. В статье собраны актуальные требования, пошаговая инструкция и готовые образцы записей, которые можно использовать в 2026 году.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 64‑66) – определяет, какие сведения обязаны быть внесены в трудовую книжку.
- Приказ Минтруда России № 320н от г. «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки» – фиксирует новые графы и порядок их заполнения.
- Письмо Минтруда от № 1922‑6‑1 – подтверждает, что штамп работодателя считается равнозначным записи в трудовой книжке.
- КонсультантПлюс (2025‑2026) – подборка актуальных форм и образцов.
Когда запись обязательна
Запись в трудовой книжке о приёме на работу вносится:
- Для всех работников, не переведённых на электронный учёт стажа (ЭТК).
- При заключении трудового договора (постоянный, срочный, проектный, вахтовый метод).
- При переводе работника в другую организацию‑работодателя (если сохраняется прежняя трудовая книжка).
Исключения: работодатели‑физические лица, действующие без регистрации ИП, не обязаны вести трудовые книжки.
Структура записи о приёме на работу (по форме 320н)
| Колонка | Содержание |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи (автоматически проставляеться в журнале, в книжке – цифра). |
| 2 | Дата приёма (дд.мм.гггг). |
| 3 | Наименование организации‑работодателя, её ИНН, ОКПО, адрес. |
| 4 | Должность, разряд, профессия, код ОКПД 2. |
| 5 | Условия труда (полный/неполный рабочий день, вахтовый метод, удалёнка и пр.). |
| 6 | Сведения о размере и виде оплаты труда (оклад, сдельная, почасовая). |
| 7 | Основание для приёма (трудовой договор, приказ, контракт). |
| 8 | Подпись работодателя и печать (или штамп). |
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Подготовьте документ‑основание. Это может быть трудовой договор, приказ о приёме, контракт.
- Проверьте актуальность данных. Убедитесь, что ИНН, ОКПО и код ОКПД 2 указаны правильно.
- Заполните запись в черновике. Используйте образец ниже, заменив квадратные скобки на реальные данные.
- Проверьте орфографию и правильность дат. Ошибки в дате могут привести к отказу в признании стажа.
- Подпишите запись. Подпись ставится от имени организации (директор, главный бухгалтер) и ставится печать/штамп.
- Внесите запись в трудовую книжку. Запись делается чернильной ручкой (чёрный или синий цвет), без исправлений.
- Сделайте копию. Оставьте в личном деле сотрудника и в кадровом отделе.
Образцы записей
Стандартный приём (полный рабочий день)
ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678, г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Инженер‑технолог, разряд 2, код ОКПД 2 71.20.1
Полный рабочий день, 40 часов в неделю
Оклад 80 000 ₽, выплата 2‑ раза в месяц
На основании Трудового договора № 12/2026 от
___________________/Иванов И.И./ (подпись директора) + печать
Приём вахтовым методом
ОАО «Северный Путь», ИНН 7709876543, ОКПО 87654321, г. Архангельск, пр. Мира, д. 5
Слесарь‑сборщик, разряд 3, код ОКПД 2 71.12.1
Вахтовый метод, смена 2 недели/2 недели
Сдельная оплата, ставка 350 ₽/час
На основании Приказа № 45/2026 от
___________________/Петров П.П./ (подпись руководителя) + штамп
Приём на удалённую работу (дистанционный формат)
ИП «Смарт‑Тех», ИНН 7701122334, ОКПО 11223344, г. Санкт‑Петербург, ул. Невский, д. 20
Программист‑разработчик, разряд 4, код ОКПД 2 62.01.1
Удалённый формат, гибкий график
Оклад 120 000 ₽ + премия по результатам проекта
На основании Трудового договора № 07/2026 от
___________________/Сидорова А.А./ (подпись) + печать
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли использовать электронный штамп?
Да, если штамп соответствует требованиям Минтруда (размер, шрифты, наличие реквизитов). Электронный штамп считается равнозначным печати, но запись всё равно должна быть выполнена чернильной ручкой.
Что делать, если в записи допущена ошибка?
Согласно пункту 5 Приказа 320н, исправления допускаются только в виде зачёркивания ошибочного текста, подписи и указания причины исправления, а затем внесения правильных данных. При серьёзных ошибках (например, неверный ИНН) запись следует аннулировать и оформить новую.
Нужно ли вносить запись, если работник сразу переводится в электронный учёт (ЭТК)?
Нет. При переходе на электронный учёт стажа запись в бумажной трудовой книжке не делается, но в личном деле сохраняется копия трудового договора и приказа о переводе.
Как оформить запись при приёме на работу физическим лицом‑работодателем без ИП?
В этом случае запись в трудовую книжку не требуется. Работник получает только трудовой договор, а стаж фиксируется в системе ПФР.
Где скачать готовые шаблоны
Для удобства можно воспользоваться готовыми шаблонами, подготовленными в соответствии с Приказом 320н:
- Шаблон записи о приёме на работу (DOCX)
- Шаблон записи о приёме на работу (PDF)
- Таблица‑проверка заполнения (XLSX)
Все шаблоны бесплатны, открыты для редактирования и соответствуют актуальной редакции нормативных актов (2025‑2026 годы).
Ошибки, которые часто допускают кадровики
- Заполнение записи не в том порядке, как предписано в форме 320н.
- Отсутствие печати/штампа работодателя.
- Использование карандаша или синей ручки – допускается только чёрный или синий чернилами.
- Неправильный код ОКПД 2 (часто берут «общий» код, а не конкретный для профессии).
- Отсутствие указания условий труда (полный/неполный день, вахтовый метод).
Запись в трудовой книжке о приёме на работу – важный элемент кадрового документооборота, от которого зависят права работника на пенсионные выплаты, отпускные и другие социальные гарантии. Соблюдая законодательные требования, используя готовые образцы и проверяя каждую запись, вы минимизируете риск отказа в признании трудового стажа.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к отделу кадров вашей организации или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.
Дата актуализации статьи: г. 17:00:03