В 2026 году, несмотря на повсеместный переход на цифровые форматы, бумажная трудовая книжка (ТК) по-прежнему остается актуальным документом для миллионов россиян. Ситуация, когда сотрудник подает заявление о продолжении ведения именно бумажной версии или просит завести новую (в случаях, когда это допускается), требует от работодателя четкого понимания законодательных норм. Ниже представлен подробный разбор действий работодателя в такой ситуации.

Правовые основы: когда ведется бумажная трудовая в 2026 году?

Согласно актуальному законодательству РФ и нормам Трудового кодекса (в частности, ст. 66.1 и ст. 66 ТК РФ), переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал основным форматом для новых работников, принятых после 1 января 2021 года. Однако бумажный вариант сохраняется в следующих случаях:

• Работник был принят до 2021 года и подал письменное заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.
• У работника есть бумажная ТК, и он не подавал заявления о переходе на электронную (в этом случае работодатель обязан продолжать вести бумажный документ параллельно с передачей данных в СФР).
• Необходимость выдачи дубликата или вкладыша, если бумажная книжка утрачена, пришла в негодность или в ней закончились страницы (при условии, что работник ранее выбрал бумажный формат).

Важно помнить: Если сотрудник впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка ему не оформляется. Сведения о его деятельности ведутся исключительно в электронном виде.

Сценарий 1: Сотрудник принес заявление о сохранении бумажной ТК (для тех, кто работал до 2021 года)

Если работник, имеющий стаж до 2021 года, ранее не определился с форматом ведения книжки или решил вернуться к бумажному носителю (в рамках переходных периодов или уточнения статуса), он должен подать работодателю соответствующее заявление.

Порядок действий работодателя:

1. Прием заявления. Работодатель обязан принять заявление работника о выборе бумажной формы ведения трудовой книжки.
2. Дублирование в ЭТК. Параллельно с заполнением бумажного бланка, работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.
3. Хранение. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя как документ строгой отчетности до момента увольнения работника.

Сценарий 2: Требуется новый бланк или вкладыш

Ситуация, когда сотрудник просит «завести» бумажную трудовую, часто означает необходимость замены пришедшего в негодность документа или оформления вкладыша, так как новые бланки для первичного оформления (для «цифровых» сотрудников) не выдаются.

Когда оформляется новый бланк или вкладыш:

• Если бумажная трудовая книжка утрачена работником (требуется восстановление/дубликат).
• Если документ пришел в негодность (испорчен, порван, залит).
• Если в трудовой книжке закончились страницы для записей (оформляется вкладыш).

В 2026 году используются бланки трудовых книжек нового образца, утвержденные Приказом Минтруда. Если у работника закончились страницы, работодатель оформляет вкладыш, который является неотъемлемой частью трудовой книжки.

Правила заполнения и исправления ошибок

Ведение бумажной трудовой книжки в 2026 году регулируется Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 года № 320н. Этот документ подробно раскрывает особенности внесения данных.

Ключевые требования:

• Язык и почерк. Записи вносятся на русском языке, шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Допускается использование печатающих устройств.
• Отсутствие сокращений. Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «приказ», нужно писать полностью «приказ», хотя даты и номера документов пишутся арабскими цифрами).
• Исправление ошибок. Зачеркивания в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» запрещены. Если допущена ошибка, она исправляется путем признания записи недействительной и внесения правильной записи со ссылкой на номер и дату документа-основания.

Ответственность работодателя

Пока бумажная трудовая книжка находится у работодателя, он несет полную ответственность за ее сохранность и правильность ведения. Даже если данные дублируются в электронном виде, отсутствие записи в бумажном документе (там, где он ведется) или ее неправильное оформление может стать основанием для жалоб работника и штрафов со стороны трудовой инспекции.

При увольнении работника работодатель обязан:

1. Внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку.
2. Выдать трудовую книжку работнику на руки в день увольнения.
3. Зафиксировать факт выдачи в книге учета движения трудовых книжек.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от бумажной трудовой в 2026 году?

Да. Если у работника велась бумажная трудовая, он может в любой момент написать заявление об отказе от ее ведения. В этом случае работодатель выдает трудовую книжку на руки работнику, вносит в нее запись о подаче заявления об отказе, и далее ведет сведения только в электронном виде.

Нужно ли заверять копию бумажной трудовой для госорганов?

Да. Несмотря на наличие электронных баз данных, при оформлении некоторых социальных выплат и гарантий (например, для подтверждения стажа в отдельных ведомствах) может потребоваться заверенная копия бумажной трудовой книжки. Работодатель обязан предоставить такую копию по запросу работника.

Что делать, если работник потерял бумажную трудовую?

Работодатель не восстанавливает трудовую книжку за свой счет и не выдает дубликат «просто так». Работник должен собрать документы, подтверждающие стаж (справки от предыдущих работодателей, архивные выписки), и написать заявление о выдаче дубликата. На основании этих документов работодатель оформит дубликат бумажной трудовой книжки.

Заявление сотрудника о ведении бумажной трудовой книжки в 2026 году, это сигнал для работодателя активировать процедуры, прописанные в ТК РФ и Приказе № 320н. Главное правило: если у работника есть действующая бумажная трудовая и он не отказался от нее в пользу электронной, работодатель обязан продолжать ее вести, хранить и своевременно вносить все изменения, параллельно передавая данные в СФР. Игнорирование бумажного документооборота при наличии такого требования со стороны работника является нарушением трудового законодательства.