В современном трудовом законодательстве вопрос оформления сведений о работе по совместительству остаётся актуальным, особенно когда совместителем выступает учредитель организации. Ниже представлен подробный разбор норм, порядка оформления и практических рекомендаций по внесению такой записи в трудовую книжку (бумажную или электронную).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек), ст. 65 (внешнее совместительство).
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Порядок).
• Письма Минтруда (например, Письмо от № 14‑6/ООГ‑1867) – разъяснения по вопросам совместительства и учёта сведений в трудовой книжке.

Согласно ч. 4‑5 ст. 66 ТК РФ и пунктам 4, 11 Порядка, сведения о работе по совместительству вносятся только по месту основной работы и только по заявлению работника. Работодатель по совместительству не имеет права делать такую запись самостоятельно.

Кто может быть учредителем‑совместителем?

Учредитель (участник) общества может одновременно:

1. выполнять duties учредителя (участие в управлении, получение дивидендов);
2. работать по трудовому договору в той же или иной организации в качестве совместителя (например, директор, заместитель директора, главный бухгалтер и т.д.).

Важно: трудовые отношения учредителя с организацией, в которой он является учредителем, считаются внешним совместительством, если он не является её сотрудником по основному месту работы. Если же он уже трудоустроен в этой организации на основной ставке, то дополнительная должность оформляется как внутреннее совместительство.

Когда запись обязательна?

Законодательство не предусматривает обязательного внесения сведений о работе по совместительству. Запись делается исключительно по желанию работника (ст. 66 ТК РФ, п. 4 Порядка). Если сотрудник не желает фиксировать совместительство в трудовой книжке, он может обойтись без неё.

Порядок внесения записи

1. Получение трудовой книжки от работника (или доступа к электронной трудовой книжке).
2. Получение заявления работника о внесении сведений о работе по совместительству. Заявление может быть в произвольной форме, но должно содержать:
   • ФИО сотрудника;
   • просьбу внести запись о работе по совместительству;
   • указание периода работы (с … по …);
   • наименование организации, где выполнялась работа по совместительству;
   • должность (например, «заместитель директора», «директор»);
   • подпись и дата.
3. Проверка подтверждающих документов (трудовой договор, дополнительное соглашение, приказ о приёме по совместительству, выписка из ЕГРЮЛ о статусе учредителя, выписка из бухгалтерии о начислении заработной платы и т.п.).
4. Внесение записи в трудовую книжку согласно образцу, приведённому в Порядке (пункт 11). Запись делается в разделе «Сведения о работе» после последней записи о основном месте работы.
5. Подпись и печать работодателя (главного бухгалтера или уполномоченного лица) и дата внесения записи.

Образец формулировки записи

Запись № __ от «__» __________ 20__ г.
Принят(а) на работу по совместительству в ООО «Название» на должность __________.
Период работы: с «__» __________ 20__ г; по «__» __________ 20__ г.
Основание: трудовой договор № __ от «__» __________ 20__ г., приказ № __ от «__» __________ 20__ г.

Пример для учредителя‑директора:

Запись № 12 от «15» марта 2026 г.
Принят на работу по совместительству в ООО «Альфа» на должность директора.
Период работы: с «01» февраля 2026 г. по «31» декабря 2026 г.
Основание: трудовой договор № 45 от «01» февраля 2026 г., приказ № 7 от «01» февраля 2026 г.

Особенности для учредителей

• Подтверждение статуса учредителя – выписка из ЕГРЮЛ или решение общего участников, подтверждающая, что сотрудник является учредителем организации, в которой он работает по совместительству.
• Отсутствие конфликта интересов – при оформлении совместительства учредителем необходимо убедиться, что трудовая функция не противоречит уставу общества и не создает ситуацию, когда учредитель принимает решения в свою пользу (например, утверждение собственного вознаграждения).
• Налоговые последствия – доход от работы по совместительству облагается НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке; статус учредителя не освобождает от уплаты налогов.

Внутреннее vs внешнее совместительство

Для учредителя, который уже трудоустроен в своей организации на основном месте, дополнительная должность (например, зам. директора) оформляется как внутреннее совместительство. Если же он работает в другой организации, где также является учредителем, то это внешнее совместительство.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через ПФР. Порядок внесения записи о совместительстве в ЭТК аналогичен бумажному варианту:

1. Сотрудник подаёт заявление в личном кабинете на портале «Работа в России» или через работодателя.
2. Работодатель загружает подтверждающие документы (договор, приказ).
3. В системе формируется запись в разделе «Сведения о работе» с теми же реквизитами, что и в бумажной книжке.
4. Запись подтверждается электронной подписью уполномоченного лица.

Преимущество ЭТК – автоматическая проверка дублирования записей и возможность быстрого предоставления выписок сотрудникам и контролирующим органам.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли внести запись о совместительстве без заявления сотрудника?

Нет. Запись делается только по инициативе работника (ст. 66 ТК РФ).

Нужно ли уведомлять ПФР о внесении такой записи?

Нет. ПФР получает сведения из трудовых книжек автоматически при формировании выписок (СЗВ‑ТД). Отдельное уведомление не требуется.

Что делать, если работник переходит с совместительства на основное место работы?

В этом случае в трудовой книжке делается запись об увольнении по совместительству (по заявлению) и последующая запись о приёме на основное место работы (стандартная процедура).

Можно ли совмещать должность учредителя и должность генерального директора по совместительству?

Да, если трудовой договор оформлен как совместительство и имеется согласие участников общества (или решение собрания) на такую совместительность.

Какие последствия могут быть, если запись о совместительстве не внесена, а работник претендует на пенсию?

Пенсия рассчитывается на основе страхового стажа, подтверждённого записями в трудовой книжке. Если период работы по совместительству не отражён, он не войдёт в стаж, что может снизить размер пенсии. Поэтому рекомендуется фиксировать все периоды трудовой деятельности, важные для будущего пенсионного обеспечения.

Практический чек‑лист для кадровика

• Получить трудовую книжку (или доступ к ЭТК).
• Принять заявление работника о внесении сведений о совместительстве.
• Проверить наличие трудового договора/приказа о приёме по совместительству.
• Убедиться, что работник является учредителем (выписка из ЕГРЮЛ или решение участников).
• Оформить запись в трудовой книжке по образцу (см. пункт 5).
• Поставить подпись, дату и печать работодателя.
• При ведении ЭТК – загрузить документы в личный кабинет ПФР и подтвердить запись ЭП.
• Составить копию записи для личного дела сотрудника.

Запись в трудовой книжке о работе по совместительству учредителя – это право, а не обязанность сотрудника. При наличии заявления работодатель обязан внести сведения в соответствии с ТК РФ и Приказом № 320н, основываясь на подтверждающих документах. Особое внимание следует уделить подтверждению статуса учредителя и отсутствию конфликта интересов. Правильное оформление таких записей обеспечивает корректный учёт трудового стажа, что напрямую влияет на будущие пенсионные выплаты и социальные гарантии работника.

Соблюдая представленные рекомендации, кадровики и бухгалтеры смогут избежать ошибок, а работники получат полное и достоверное отражение своей трудовой деятельности в трудовой книжке.