Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника․ При изменении должности (перевод‚ переименование‚ повышение квалификации) в книжку вносятся специальные записи․ Неправильное оформление может привести к спорам с работодателем‚ отказу в начислении пенсии и другим неприятным последствиям․

Правовые основы оформления записей

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)․ Пункт 5 части первой статьи 77 ТК РФ регламентирует порядок внесения записей о переводе‚ переименовании должности и других изменениях․
• Приказ Минтруда России № 320н от г․ (с изменениями) – «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»․
• Приказ Минфина России № 55н от г․ – новые бланки трудовых книжек (защищённый уровень В)․
• ЕИСОТ (Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда) – уточняет‚ какие печати и подписи могут ставить кадровики‚ секретари и др․
• Электронные трудовые книжки (ЭТК) – с 2021 г․ обязательны для новых работников‚ но в ряде случаев допускается ведение бумажных книжек․

Когда требуется запись о смене должности?

1. Постоянный перевод на другую должность (в том же подразделении или в другом)․
2. Переименование должности (изменение названия без изменения функций)․
3. Повышение квалификации (например‚ «инженер‑технолог» → «старший инженер‑технолог»)․
4. Временный перевод (в течение < 3 месяцев) – запись не делается‚ если он оформлен отдельным приказом о временном переводе․

Если перевод носит не временный‚ а постоянный характер‚ запись обязана быть сделана в той же странице‚ где находятся последние сведения о работе․

Какие документы являются основанием?

• Приказ (распоряжение) работодателя о переводе/переименовании должности (обязательно указывается номер и дата)․
• Изменённое штатное расписание (при необходимости)․
• Согласие работника (в случае‚ если перевод требует согласия)․
• Для электронных книжек – электронный приказ‚ подписанный ЭЦП․

Порядок внесения записи в бумажную трудовую книжку

Подготовка страницы

Открывают страницу‚ где находятся последние сведения о работе (раздел «Сведения о работе»)․ Если запись делается в новой книге‚ используют первую свободную строку․

Содержание записи (по пункту 3․1 Инструкции)

В графе 3 раздела «Сведения о работе» вносятся следующие данные:

• Дата приказа (день‚ месяц‚ год)․
• Номер приказа․
• Фраза «Перевод в должность …» или «Переименование должности …»․ При необходимости указывается наименование структурного подразделения (если оно меняется)․
• Указание нового наименования должности․
• Подпись уполномоченного лица (кадровик‚ секретарь) и печать организации․

Пример записи (бумажный вариант)

2025 г․ 12 мая № 45
Перевод в должность «старший специалист по
маркетинговым исследованиям» в
отделе маркетинга ООО «Ромашка»․
Подпись ___________________ (Кадровик) Печать
 

Что делать‚ если подразделение не меняется?

Согласно КонсультантПлюс (вопрос № 167465 от )‚ если структурное подразделение остаётся тем же‚ указывать его название необязательно․

Переименование должности vs перевод

Оформление записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)

• Запись вносится автоматически системой после загрузки приказа‚ подписанного электронной подписью․
• Требуется указать те же реквизиты: дата‚ номер приказа‚ новое наименование должности‚ подразделение․
• Работник получает уведомление в личном кабинете и может проверить корректность записи․
• При ошибке работник имеет право потребовать исправления в течение 30 дней․

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие номера и даты приказа․ В записи обязательно указываются оба реквизита – без них запись считается недействительной․
2. Дублирование названия подразделения․ Если подразделение не меняется‚ его указывать не нужно – иначе запись может быть признана ошибочной (см․ КонсультантПлюс‚ п․ 3․1)․
3. Неправильный порядок слов․ Формулировка должна соответствовать образцу: «Перевод в должность …»‚ «Переименование должности …»․
4. Отсутствие подписи и печати․ Запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (в т․ч․ электронной печатью в ЭТК)․
5. Запись в неправильный раздел․ Вносятся только в раздел «Сведения о работе»‚ а не в «Сведения о заработной плате» или «Сведения о квалификации»․
6. Запись о временном переводе․ Если перевод планируется менее чем на 3 месяца‚ запись не делается – достаточно отдельного приказа;

Пошаговый алгоритм оформления записи

1. Подготовить приказ о переводе/переименовании (номер‚ дата‚ подпись руководителя)․
2. Убедиться‚ что в приказе указаны новые наименования должности и (при необходимости) подразделения․
3. Открыть трудовую книжку на странице с последней записью о работе․
4. Внести запись в графу 3 раздела «Сведения о работе» согласно образцу․
5. Подписать запись и поставить печать (или загрузить электронный документ в ЭТК)․
6. Выдать работнику трудовую книжку (или уведомление в личном кабинете ЭТК)․
7. Сохранить копию приказа в личном деле работника․

Примеры записей для разных ситуаций

Перевод в другое подразделение

2024 г․ 03 марта № 12
Перевод в должность «главный бухгалтер» в
филиале ООО «Техно-Инвест» (г․ Новосибирск)․
Подпись ___________________ (Кадровик) Печать
 

Переименование должности без изменения подразделения

2025 г․ 15 июля № 78
Переименование должности «инженер‑технолог» в
«инженер‑технолог высшей категории»․
Подпись ___________________ (Секретарь) Печать
 

Повышение квалификации (добавление «старший»)

2026 г․ 21 мая № 34
Перевод в должность «старший специалист по
качеству» в отделе контроля качества АО «Сталь»․
Подпись ___________________ (Кадровик) Печать
 

Запись в трудовой книжке при смене должности – обязательный элемент трудового документооборота․ Правильное оформление гарантирует:

• Корректный учет трудового стажа и квалификации․
• Отсутствие споров при расчёте пенсии и социальных выплат․
• Соответствие требованиям ТК РФ‚ Приказов Минтруда и Минфина․
• Упрощённый переход на электронные трудовые книжки․

Следуя изложенному алгоритму‚ учитывая нюансы (изменение подразделения‚ переименование‚ временный перевод) и проверяя запись на наличие всех обязательных реквизитов‚ кадровый специалист сведёт к минимуму риск ошибок и обеспечит законность трудовых отношений․

Дата актуализации статьи: