В современной практике организации часто привлекают внештатных сотрудников (подрядчиков, временных работников, стажёров и т.п.). При этом возникает вопрос: нужно ли фиксировать их трудовое правоотношение в трудовой книжке и как правильно оформить такую запись. Ниже представлено подробное руководство, основанное на действующем Трудовом кодексе РФ и рекомендациях государственных инспекций.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка — это официальный документ, в который вносятся сведения о трудовой деятельности гражданина. Она служит:
- подтверждением трудового стажа;
- основанием для расчёта пенсии, отпусков и иных выплат;
- доказательством прав и обязанностей работника в случае споров.
Обязательность внесения сведений о внештатных сотрудников
Согласно пункту 1 статьи 65 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о всех работающих в организации, независимо от формы занятости. Это включает:
- постоянных (постоянных) сотрудников;
- временных и сезонных работников;
- внештатных (подрядных) исполнителей, если они находятся в трудовых отношениях с работодателем.
Таким образом, запись о внештатном сотруднике обязательна, если он работает по трудовому договору, а не только по договору подряда без подчинения.
Как правильно оформить запись о внештатном сотруднике
Сводка данных
В запись включаются следующие сведения:
- Ф.И.О. сотрудника;
- Дата рождения;
- СНИЛС (при наличии);
- Дата и место заключения трудового договора;
- Должность/категория;
- Сведения о прошедшем военном учёбе (если применимо);
- Сведения о наградах, благодарностях и дисциплинарных взысканиях;
- Дата увольнения (при увольнении).
Форма записи
Запись оформляется в соответствии с формой, установленной Приказом Минтруда России № 12-2023. Пример оформления:
Запись № 15 Ф.И.О.: Иванов Иван Иванович Дата рождения: СНИЛС: 123-456-78901 Трудовой договор заключён: Должность: Внештатный специалист по маркетингу Военный учёт: не проводился (отметка «не проводился») Награды: благодарность от руководства Увольнение: (по соглашению сторон)
Сроки внесения сведений
Согласно пункту 5 статьи 65 ТК РФ, сведения о новом работнике вносятся в трудовую книжку в течение 30 календарных дней с даты начала работы. При этом:
- Если сотрудник уже имеет запись в другой книжке, в новую вносится только информация, не зафиксированная ранее.
- При прекращении отношений в течение probationary period (пробательного срока) запись вносится в тот же день, когда произведено увольнение.
Частые вопросы и ответы
Нужно ли вносить сведения о прохождении военной службы?
Да. По письму Минтруда России от 20 ноября 2024 г. в трудовую книжку вносятся сведения о прохождении военной службы, если они имеются. Если военный учёт не проводился, в записи указывается отметка «не проводился».
Требуется ли запись о награждении почетной грамотой?
Согласно ответу Роструда, запись о награждении почетной грамотой не обязана фиксироваться в трудовой книжке. Однако рекомендуется фиксировать такие сведения в отдельном документе (например, в личном деле) для контроля и подтверждения достижений.
Как оформить запись, если сотрудник работает по договору подряда?
Если сотрудник не находится в трудовых отношениях (только по договору подряда), в трудовую книжку запись не вносится. Однако если договор подряда фактически содержит элементы трудового договора (подчинение, режим работы), то в такие случаи вносится запись.
Практические рекомендации работодателям
Чтобы избежать ошибок и споров, следуйте этим простым правилам:
- Создайте шаблон записи в трудовой книжке, включающий все обязательные поля.
- Регулярно проверяйте, что все внештатные сотрудники находятся в системе и их данные внесены в срок.
- Храните электронные копии записей в защищённом виде (например, в личном кабинете СФР).
- При необходимости обновляйте данные (продление договора, повышение квалификации, изменения в должностных обязанностях).
- Консультируйтесь с юристом при особых случаях (например, совмещение нескольких мест работы).
Запись о внештатном сотруднике в трудовую книжку — обязательный и важный процесс, который подтверждает легитимность трудовых отношений и защищает интересы как работодателя, так и работника. Правильное оформление сведений, своевременное внесение данных и соблюдение требований законодательства позволяют избежать юридических рисков и упростить работу с персоналом.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.