В трудовой книжке фиксируются не только постоянные места работы, но и временные должности, которые сотрудник занимает по различным основаниям (замена отсутствующего работника, проектная работа, сезонный труд и т.д.). Ниже подробно рассмотрен порядок внесения таких записей, нормативные основания и практические примеры.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 66.1 – о срочных трудовых договорах и временных переводах).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда России от № 69.
• Федеральный закон «О занятости населения в Российской Федерации» (ст. 12 – о временных работах).

Когда считается должность временной?

Должность считается временной, если:

1. Трудовой договор заключён на определённый срок (срочный трудовой договор).
2. Работник переведён на другую работу (в т.ч. на другую должность) на срок, не превышающий одного года, с сохранением места работы (ст. 72.2 ТК РФ).
3. Работник выполняет обязанности отсутствующего сотрудника по приказу о замещении (временное замещение).
4. Работа носит сезонный, проектный или иной характер, ограниченный во времени.

Какие графы трудовой книжки заполняются?

При внесении записи о временной должности используются те же графы, что и при постоянном приёме на работу:

Пошаговая инструкция оформления записи

1. Подготовьте основание: приказ о приёме на работу по срочному трудовому договору, приказ о временном переводе или замещении, договор о выполнении конкретного проекта.
2. Определите дату начала: это первый день, когда сотрудник приступил к исполнению обязанностей по временной должности.
3. Заполните графу 1: присвойте следующий порядковый номер после последней записи в разделе «Сведения о работе».
4. Заполните графу 2: укажите дату начала работы в формате ДД.ММ.ГГГГ.
5. Заполните графу 3: если изменяется только должность, а организация остаётся той же, можно повторить предыдущее наименование организации или оставить пустым (по практике некоторых кадровых служб).
6. Заполните графу 4: укажите номер и дату приказа (или договора), например: «Приказ № 125 от ».
7. Заполните графу 5: запишите название временной должности, а при необходимости – специальность, профессию, квалификацию. Например: «Инженер‑конструктор (временно)».
8. После завершения срока: в графе 6 укажите дату увольнения (окончания временной работы) и основание (приказ об увольнении, соглашение о завершении проекта и т.д.).

Примеры записей

Пример 1. Приём на работу по срочному трудовому договору (замена отсутствующего сотрудника)

ООО «ТехноСервис» Приказ № 87 от Инженер‑программист (временно)
ООО «ТехноСервис» Приказ № 214 от (уволен по окончании срока договора)

Пример 2. Временный перевод на другую должность внутри той же организации

Отдел продаж, ООО «Торговый Дом» Приказ № 45 от Старший менеджер по продажам (временно)
Отдел продаж, ООО «Торговый Дом» Приказ № 102 от (возвращён на прежнюю должность менеджера по продажам)

Пример 3. Сезонная работа в сельском хозяйстве

КФХ «Зелёное поле» Договор о сезонных работах № 12 от Тракторист‑машинист (сезонно)
КФХ «Зелёное поле» Договор о сезонных работах № 12 от (работа завершена)

Особенности и часто задаваемые вопросы

Нужно ли указывать слово «временно» в наименовании должности?

Законодательно прямое требование отсутствует, но для ясности рекомендуется добавить пометку «(временно)» или «(сезонно)» в графе 5. Это облегчает последующее подтверждение характера работы при расчёте стажа, пособий и пенсионных прав.

Как учитывается временная работа при подсчёте трудового стажа?

Периоды работы по срочным договорам и временным переходам включаются в общий трудовой стаж, если они выполнялись по трудовому договору и застрахованы в системе ОПС. Исключение составляют работы, не подпадающие под трудовое законодательство (например, некоторые виды государственной службы).

Можно ли оформить запись электронно, если у сотрудника бумажная трудовая книжка?

Да. С работодатель обязан вести электронные трудовые книжки для всех newly hired сотрудников, но если работник отказался от электронного варианта и имеет бумажную книжку, записи вносятся в неё в обычном порядке. Электронный дубликат формируется автоматически в системе ПФР.

Что делать, если срок временной работы продлён?

При продлении срочного договора или временного перехода издаётся новый приказ (или дополнительное соглашение). В трудовой книжке делается дополнительная запись в графе 6 с новой датой окончания и указанием основания продления. При этом графы 1‑5 остаются без изменений.

Полезные рекомендации для кадровых служб

• Вести отдельный журнал или электронный реестр всех срочных договоров и временных переводов – это упрощает контроль за своевременным внесением записей.
• Перед внесением записи сверяйте данные с приказом и трудовой договором: номера, даты, наименование должности должны полностью совпадать.
• При увольнении по окончании временной работы указывайте в графе 6 формулировку «Уволен по окончании срока срочного трудового договора» или «Уволен в связи с завершением временного перехода».
• Если работник одновременно занимает несколько должностей (например, основную и внутреннее совместительство), каждая из них оформляется отдельной записью.
• Регулярно проводите аудит трудовых книжек на предмет отсутствия записей о временной работе – это помогает избежать споров при назначении пособий и пенсий.

Оформление записи о временной должности в трудовой книжке не отличается по сложности от записи о постоянной работе, однако требует внимательного отношения к документам‑основаниям и точного указания дат начала и окончания такого периода. Следуя представленной инструкции и учитывая нормативные требования, кадровые специалисты смогут корректно отражать все периоды трудовой деятельности сотрудников, обеспечивая их правовую защиту и корректный расчёт социальных выплат.