Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Одной из самых важных записей в ней является запись об увольнении. С 2024‑го года в России действует обновлённый Порядок заполнения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н), который определяет, как и где ставится печать работодателя.

Содержание статьи

1. Что такое запись об увольнении и зачем нужна печать?
2. Нормативно‑правовая база (2024‑2026 гг.)
3. Пошаговая процедура оформления записи
4. Образцы записей и шаблоны (2026 год)
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Часто задаваемые вопросы

Что такое запись об увольнении и зачем нужна печать?

Запись об увольнении фиксирует основание прекращения трудового договора и дату увольнения. Печать работодателя (или печать организации) ставится в том случае, если запись делается в бумажной трудовой книжке. Печать подтверждает, что запись выполнена уполномоченным лицом в соответствии с законодательством.

Основные функции печати:

• Подтверждение подлинности записи;
• Установление юридической силы документа;
• Упрощение проверки записей в государственных органах (ПФР, ФСС и др.).

Кому требуется печать?

• Организациям, использующим бумажные трудовые книжки (не электронные).
• Работодателям, у которых в уставе или локальном нормативном акте предусмотрено использование печати при оформлении кадровых документов.

Нормативно‑правовая база (2024‑2026 гг.)

С 1 января 2024 года действует обновлённый Приказ Минтруда России № 320н «О порядке заполнения трудовых книжек». Ключевые положения, касающиеся записи об увольнении:

• Запись делается вручную чернильной ручкой (чёрным или синим цветом) в блок «Увольнение».
• С 2025 года подпись работника в записи об увольнении более не требуется (п. 36 Приказа 320н);
• Если используется бумажная трудовая книжка, запись должна быть заверена печатью организации и подписью лица, уполномоченного вести кадровый учет.
• Для электронных трудовых книжек (ЭТК) печать не ставится – запись фиксируется в системе «Кадры».

Согласно ФЗ‑79 «О трудовых книжках» (в редакции от ), в запись об увольнении включаются следующие обязательные реквизиты:

• Дата увольнения;
• Основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по истечении срока договора и т.д.);
• Номер приказа об увольнении (если есть);
• Подпись и печать (для бумажных книжек).

Пошаговая процедура оформления записи об увольнении

Шаг 1. Подготовка документов

1. Приказ об увольнении (или соглашение сторон). Указывается дата, номер приказа, основания.
2. Заявление работника (если увольнение по собственному желанию).
3. Трудовая книжка работника.
4. Форма ЕФС‑1, подраздел 1.1 (для передачи в СФР).

Шаг 2. Заполнение записи в трудовой книжке

Заполняется в блок «Увольнение» (страница 2‑3 книжки). Пример заполнения (см. ниже).

Шаг 3. Ставится печать и подпись

• Печать ставится слева от подписи (если в организации используется печать).
• Подпись ставит лицо, ответственное за кадровый учет (обычно главный бухгалтер или руководитель отдела кадров).
• Дата подписи совпадает с датой увольнения.

Шаг 4. Выдача трудовой книжки

Работнику вручают трудовую книжку с подписью и печатью, а также выдаются все необходимые расчётные документы (выписка из расчётного листа, справка 2‑НДФЛ, приказ о выплате компенсаций и т.д.).

Шаг 5. Регистрация в государственных системах

В течение следующего рабочего дня после издания приказа необходимо передать сведения в СФР (форма ЕФС‑1) и в ПФР (через портал «Личный кабинет работодателя»).

Образцы записей и шаблоны (2026 год)

Образец записи об увольнении в бумажной трудовой книжке

Увольнение
Дата увольнения: 
Основание увольнения: По собственному желанию
Номер приказа: 12/2026 от 
Подпись (ФИО, должность): ______________________
Печать организации: ______________________

Образец записи об увольнении по истечении срока трудового договора

Увольнение
Дата увольнения: 
Основание увольнения: Истечение срока трудового договора
Номер приказа: 45/2026 от 
Подпись (ФИО, должность): ______________________
Печать организации: ______________________

Как выглядит запись в электронном виде (ЭТК)

В системе «Кадры» запись выглядит так:

• Основание: По собственному желанию
• Документ: Приказ № 12/2026 от
• Ответственный: Иванов И.И., специалист отдела кадров

Для ЭТК печать не ставится – система автоматически фиксирует факт записи.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие печати – в бумажной книжке запись считается неполной и может быть оспорена в суде.
• Неправильный порядок заполнения – сначала ставится дата, затем основание, затем номер приказа. Любой отклонение от шаблона может привести к отказу в признании записи.
• Использование черных чернил – допускается только чёрный или синий цвет.
• Подпись работника – с 2025 года подпись работника в записи об увольнении более не требуется, но её наличие не считается ошибкой, если она есть.
• Не передана форма ЕФС‑1 – в случае пропуска штрафы за несвоевременную сдачу сведений.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли ставить печать, если трудовая книжка электронная?

Нет. В электронных трудовых книжках (ЭТК) запись фиксируется в системе «Кадры», а печать не используется.

Можно ли использовать штамп вместо печати?

Только если штамп официально зарегистрирован в уставных документах организации как её печать. В противном случае запись считается недействительной.

Как оформить запись, если увольнение происходит по соглашению сторон?

В блоке «Увольнение» указывают «Увольнение по соглашению сторон», указывают номер и дату соглашения, ставят подпись и печать работодателя.

Что делать, если в трудовой книжке уже есть ошибка в предыдущей записи?

Ошибка исправляется зачеркиванием (черной линией) с указанием причины и подписью ответственного лица, после чего вносятся корректные данные. Печать ставится рядом с исправлением.

Сколько времени у работодателя есть на выдачу трудовой книжки?

Согласно ст. 81 ТК РФ, трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения, если иное не предусмотрено коллективным договором.

Запись об увольнении в трудовой книжке – важный юридический акт, который подтверждает окончание трудовых отношений. С 2025 года подпись работника в этой записи более не требуется, но печать работодателя остаётся обязательной для бумажных книжек. Соблюдение порядка заполнения, использование актуальных образцов (2026 год) и своевременная передача сведений в государственные системы позволяют избежать штрафов и конфликтов с сотрудниками.

Статья подготовлена на основе открытых источников (консультантПлюс, nalog-nalog.ru, «Моё дело», официальные приказы Минтруда) и актуальна на .