Важно! С 1 января 2026 года вступили в силу ключевые изменения в законодательстве о трудовых книжках․ Эта статья поможет разобраться, когда действительно нужна новая книжка, как её оформить и какие документы использовать․

Когда действительно нужна новая трудовая книжка?

Ситуации, при которых работодатель обязан оформить новый документ (бумажный или электронный), четко регламентированы Трудовым кодексом РФ и письмами Минтруда․

Первое в жизни трудоустройство (с 2026 года)

• Только электронный формат․ Если человек никогда ранее не работал официально (не имел ни бумажной, ни электронной книжки), работодатель не выдает бумажный бланк․
• Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней с даты приема на работу передать сведения о приеме и об увольнении (при наличии) в СФР для формирования ЭТК․
• Работник может получить выписку из ЭТК через Госуслуги или личный кабинет на сайте СФР․

Утрата (гибель) ранее выданной бумажной трудовой книжки

Если у работника была бумажная книжка, и он потерял её, оформляется дубликат (не новая книжка!)․

• Работник пишет заявление о выдаче дубликата․
• Работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности у предыдущих работодателей (через СФР или напрямую)․
• На основании полученных сведений работодатель заполняет дубликат по форме, установленной приказом Минтруда (с 2023 года — новая форма)․
• Важно: Дубликат оформляется на том же бланке, что и оригинал (нового образца с 2023 года)․

Прием на работу с имеющейся бумажной книжкой (до 2026 года выданной)

Если у работника уже есть действующая бумажная трудовая книжка (выданная до 2026 года):

• Работодатель принимает её и продолжает ведение в бумажном виде․
• Записи вносятся по старому (до 2023 г․) или новому (с 2023 г․) образцу в зависимости от того, каким бланком была оформлена эта книжка․
• Работник вправе в любой момент перевести свою бумажную книжку в электронный формат, подав заявление в СФР․

Таблица: Какая трудовая книжка оформляется в 2026 году?

Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) в 2026 году?

Для новых сотрудников процесс максимально упрощен:

1. Прием на работу․ Заключается трудовой договор․
2. Передача сведений в СФР․ Работодатель (или его представитель) вносит данные о приеме на работу в раздел «Сведения о трудовой деятельности» через личный кабинет на сайте ПФР/СФР или с помощью программного обеспечения (например, «1С:Зарплата и управление персоналом»)․
3. Сроки․ Сведения должны быть переданы не позднее 5 рабочих дней с даты фактического допущения к работе․
4. Информирование работника․ Работодатель обязан уведомить работника о создании (или продолжении ведения) его ЭТК․
5. Доступ работника․ Работник может в любой момент:
   • Просмотреть свою ЭТК через личный кабинет на Госуслугах (привязав его к своей учетной записи)․
   • Получить заверенную выписку из ЭТК (электронную или на бумаге) через СФР или Госуслуги․

Пошаговая инструкция: что делать работодателю при приеме нового сотрудника в 2026 году?

1. Уточните у кандидата: Есть ли у него уже оформленная трудовая книжка (бумажная или электронная)?
   • Если есть бумажная, примите её и продолжайте вести․
   • Если есть электронная — просто внесите запись о приеме в СФР․
   • Если нет никакой (первое трудоустройство) — оформляйте только ЭТК․
2. Заключите трудовой договор в письменной форме․
3. Внесите сведения в СФР в течение 5 рабочих дней․
4. Уведомите работника о создании/продолжении его ЭТК (можно в виде служебной записки или в порядке, установленном локальными актами)․
5. Не выдавайте бумажный бланк новичку, который никогда не работал․

Частые вопросы (FAQ)

Вопрос: А если сотрудник настаивает на бумажной книжке, потому что «так привык»?

Ответ: Если это его первое трудоустройство, вы не имеете права выдать бумажный бланк․ Объясните ему преимущества ЭТК (не потеряется, доступ из любой точки, автоматическое обновление)․ Если у него уже есть старая бумажная книжка — вы обязаны её принять и продолжить ведение․

Вопрос: Как работник может получить бумажный документ, если у него только ЭТК?

Ответ: Через Госуслуги или сайт СФР он может заказать заверенную выписку из электронной трудовой книжки․ Эта выписка имеет юридическую силу и предоставляется по установленной форме․

Вопрос: Что делать, если предыдущий работодатель не внес сведения в ЭТК?

Ответ: Это нарушение․ Работник может написать заявление в СФР или трудовую инспекцию для принудительного внесения данных․ Работодатель, не выполнивший обязанность по передаче сведений, несет административную ответственность (штраф)․

Вопрос: Нужно ли хранить копии приказов о приеме/увольнении, если ведется ЭТК?

Ответ: Да, обязательно․ Электронная книжка — это выписка из единой государственной системы․ Подлинники (копии) приказов, трудовых договоров и других документов, на основании которых вносились записи, хранятся у работодателя в деле сотрудника в соответствии с нормами архивного дела․

С 2026 года бумажная трудовая книжка для новичков ушла в историю․ Основной принцип: «первый раз, только электронно»․ Работодателям необходимо:

• Настроить взаимодействие с системой СФР․
• Обучить кадровых специалистов работе с ЭТК․
• Четко разграничивать случаи: продолжение ведения старой бумажной книжки vs․ оформление новой ЭТК․

Работникам же рекомендуется:

• Активно пользоваться личным кабинетом на Госуслугах для контроля своих данных․
• При смене работы проверять, что новый работодатель корректно внес запись о приеме․
• Не терять доступ к своей учетной записи на Госуслугах․

Официальные источники для проверки информации:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66․1)․
2. Приказ Минтруда России от № 776н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек․․․»․
3. Официальный сайт Пенсионного фонда России (СФР)․
4. Портал Госуслуг․

Дата актуализации информации по состоянию на 22 мая 2026 года․ Перед применением рекомендуется проверять актуальность нормативных правовых актов․