Оформление увольнения – важный этап кадрового документооборота. Правильная запись в трудовой книжке подтверждает стаж работника, обеспечивает законность его трудовой истории и защищает интересы как сотрудника, так и работодателя. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем законодательстве РК (Трудовой кодекс РК, статьи 49, 56, 62) и внутренних нормах ведения трудовых книжек.
Нормативная база
Основные положения, регулирующие запись об увольнении:
- Статья 49 ТК РК – перечисляет все законные основания для расторжения трудового договора.
- Статья 56 ТК РК – регулирует увольнение по соглашению сторон.
- Статья 62 ТК РК – обязывает работодателя в день увольнения выдать трудовую книжку работнику.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые приказом Министра здравоохранения и социального развития РК (действуют на 2026 год).
Основные требования к оформлению записи
- Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.
- Дата указывается арабскими цифрами: день и месяц – двузначными, год – полностью (например, ).
- Запись делается первым руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом после издания приказа об увольнении.
- Обязательны подпись руководителя и печать организации (или печать отдела кадров).
- Текст записи должен точно соответствовать формулировке приказа и основанию, указанному в ст. 49 ТК РК.
Пошаговая инструкция по заполнению
- Подготовьте приказ об увольнении (по инициативе работника, по соглашению сторон или по инициативе работодателя) с указанием номера, даты и основания расторжения трудового договора.
- Откройте трудовую книжку работника и найдите последний заполненный раздел «Сведения о работе».
- Определите порядковый номер новой строки (продолжите нумерацию).
- В первой колонке укажите дату увольнения в формате дд.мм.гггг.
- Во второй колонке запишите формулировку основания увольнения, например:
- «Уволен по собственному желанию в соответствии с п. 5 ст. 49 ТК РК»;
- «Уволен по соглашению сторон в соответствии со ст. 56 ТК РК»;
- «Уволен по инициативе работодателя (п. 1 ст. 49 ТК РК – сокращение штата)» и т.д.
- В третьей колонке укажите реквизиты приказа: номер и дата (например, «Приказ № 123 от »).
- Поставьте подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации рядом с записью.
- Выдайте трудовую книжку работнику под расписку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Пример записи в трудовой книжке
Пример:
- – Уволен по собственному желанию в соответствии с п. 5 ст. 49 ТК РК. Приказ № 123 от .
Подпись: ______________________ (И.О. Фамилия, должность)
Печать организации.
Особенности заполнения при разных основаниях увольнения
Увольнение по собственному желанию
Работник подает письменное заявление (срок уведомления – две недели, если иное не согласовано). После издания приказа запись делается по шаблону выше, указывая п. 5 ст. 49 ТК РК.
Увольнение по соглашению сторон
Основание – ст. 56 ТК РК. В трудовой книжке указывается «Уволен по соглашению сторон» и реквизиты самого соглашения (номер, дата).
Увольнение по инициативе работодателя
Основания перечислены в ст. 49 ТК РК (прогул, несоответствие должности, нарушение трудовой дисциплины, сокращение штата и т.п.). Формулировка должна точно соответствовать пункту статьи, например: «Уволен за прогул (п. 1 ст. 49 ТК РК)».
Ведение книги учета движения трудовых книжек
При выдаче трудовой книжки при увольнении работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей. Это подтверждает факт передачи документа и необходимо для внутреннего контроля и возможных проверок государственных органов.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный формат даты (например, вместо ).
- Отсутствие подписи или печати организации.
- Несоответствие текста записи формулировке приказа.
- Запись в неправильном разделе (например, в графе «Награждения»).
- Отказ от указания номера и даты приказа – это делает запись неполной.
Чек‑лист для HR‑специалиста
- Получить заявление работника (если увольнение по инициативе работника) или соглашение сторон.
- Издать приказ об увольнении, указав основание, номер и дату.
- Проверить трудовую книжку на наличие свободного места в разделе «Сведения о работе».
- Внести запись согласно правилам (дата, формулировка, номер приказа).
- Поставить подпись руководителя и печать организации.
- Выдать трудовую книжку работнику под расписку в книге учета движения.
- Архивировать копию приказа, заявления и соглашения в личном деле сотрудника.
Правильное заполнение записи об увольнении в трудовой книжке – не просто формальность, а гарантия законности трудовой истории работника и защиты прав обеих сторон. Соблюдая нормы ТК РК, внутренние инструкции организации и представленный выше алгоритм, вы минимизируете риск ошибок, споров и возможных штрафов со стороны трудовой инспекции.