Оформление записи об увольнении в трудовой книжке, это не просто формальность, а юридически значимое действие, которое напрямую влияет на будущие права работника․ Ошибки в формулировках или сроках могут привести к спорам, трудностям при трудоустройстве и даже к судебным разбирательствам․ Данное руководство основано на актуальном законодательстве РФ (Трудовой кодекс, Приказ Минтруда № 320н) и практике 2025-2026 годов․
- Запись вносится в день увольнения (последний рабочий день сотрудника)․
- Текст записи должен полностью и точно соответствовать формулировке основания увольнения, указанной в приказе (распоряжении) и Трудовом кодексе РФ․
- Работодатель обязан выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) работнику в день увольнения․
- Ответственность за правильность и своевременность оформления несет работодатель (кадровая служба, руководитель)․
Правовая основа и ключевые правила
Основными документами, регулирующими этот процесс, являются:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 77, 84․1, 85)․
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении правил ведения и хранения трудовых книжек․․․»․ Именно он устанавливает единые правила заполнения․
- Приказ Минтруда от № 713н (для электронных трудовых книжек и формы СТД-Р)․
Общий алгоритм действий работодателя
- Издание приказа (распоряжения) об увольнении․ В приказе указывается точное основание увольнения с ссылкой на пункт части 1 ст․ 77 ТК РФ или иной нормативный акт․
- Внесение записи в трудовую книжку․ На основании приказа кадровик делает запись․ Срок: в день увольнения (для приема, перевода и увольнения — в день издания документа, но не позднее недели, однако для увольнения практика и закон требуют именно дня увольнения)․
- Выдача трудовой книжки работнику․ Обязательно в день увольнения․ При этом в журнале учета выдачи делается соответствующая отметка с подписью сотрудника․
Формулировки записей об увольнении: что писать и почему
Текст записи должен быть однозначным и соответствовать закону․ Использование синонимов («уволить», «прекратить», «расторгнуть») допустимо, но обязательно нужно указать конкретное основание․
Увольнение по собственному желанию (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)
Это наиболее распространенный случай․ Закон уравнивает формулировки «уволить», «прекратить трудовой договор» и «расторгнуть трудовой договор»․ Правильная запись:
Неправильно: «Уволен по инициативе работника» (это нестандартная формулировка, может вызвать вопросы у нового работодателя)․
Увольнение по инициативе работодателя (сокращение, несоответствие и т․д․)
Здесь формулировка должна быть дословной по отношению к пункту ТК РФ․ Примеры:
- Сокращение штата (п․ 2 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ):
«Уволен в связи с сокращением штата работников, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․» - Несоответствие должности (п․ 3 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ):
«Уволен за несоответствие работника занимаемой должности․․․ (указать конкретную причину), пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․» - Грубое нарушение (п․ 6 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ):
«Уволен за грубое нарушение трудовых обязанностей (указать конкретный проступок, например, прогул), пункт 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․»
Особенности оформления в 2026 году: бумажная vs․ электронная книжка
Бумажная трудовая книжка (ТК)
Запись вносится рукописно или печатным способом (шрифтом, отличимым от рукописного)․ Обязательные реквизиты:
- Номер записи по порядку (арабскими цифрами)․
- Дата внесения записи (день увольнения)․
- Текст записи (как указано выше)․
- Подпись ответственного лица (обычно начальник отдела кадров или уполномоченное лицо)․
- Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)․
- Оттиск печати организации․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года ведение ЭТК обязательно для всех работодателей․ Процесс автоматизирован:
- Приказ об увольнении создается в электронном виде в системе․
- Система автоматически формирует запись в ЭТК на основании данных приказа․
- Работник получает сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) в день увольнения․ Это бумажный документ, выданный на основании данных из ЭТК․
- Если у работника была бумажная ТК, она передается в архив работодателя, а в ЭТК вносится соответствующая запись․
Важно: При увольнении работник вправе получить на руки не только СТД-Р, но и свою бумажную трудовую книжку (если она велась), если он этого пожелает․ Выдача происходит в день увольнения․
Пошаговая инструкция: от приказа до выдачи
Рассмотрим полный цикл на примере увольнения по собственному желанию․
Шаг 1: Получение заявления
Работник пирует заявление об увольнении по собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ)․ Работодатель не вправе отказать в приеме заявления․
Шаг 2: Издание приказа
На основании заявления издается приказ (распоряжение) об увольнении․ В приказе обязательно:
- Дата издания․
- ФИО работника․
- Должность․
- Основание: «в связи с подачей заявления об увольнении по собственному желанию»․
- Ссылка на п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ․
- Дата последнего рабочего дня․
Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку
В день, указанный в приказе как день увольнения:
- Открываем трудовую книжку․
- Вносим новую запись с порядковым номером․
- Указываем дату (день увольнения)․
- Пишем текст: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․»
- Ставим подпись ответственного и печать․
Шаг 4: Выдача документа и расчет
В последний рабочий день:
- Производится окончательный расчет с работником (все причитающиеся суммы)․
- Выдается трудовая книжка (или СТД-Р для ЭТК) с внесенной записью․
- В журнале учета выдачи трудовых книжек делается отметка: дата выдачи, ФИО работника, его подпись․
- При необходимости выдается справка о заработке (форма 182н) и справка 2-НДФЛ․
- Неправильная формулировка основания: Новый работодатель может усомниться в законности увольнения․ Это может стать причиной отказа в приеме на работу․
- Задержка выдачи трудовой книжки: Работник вправе требовать компенсацию за каждый день задержки (ст․ 236 ТК РФ)․
- Отсутствие записи или ее искажение: Является грубым нарушением․ Работник может обжаловать действия работодателя в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд․ Возможны штрафы для компании и должностных лиц․
Частые вопросы и ответы
В: Можно ли исправить ошибку в уже внесенной записи?
О: Да, но только в строгом соответствии с правилами․ Ошибку зачеркивают одной жирной чертой (не допуская «замазывания»), рядом пишут верный текст, ставит дату исправления, подпись ответственного лица и печать․ Если запись была сделана не тем лицом, требуется также подпись руководителя организации․
В: Как оформить запись, если работник увольняется и в день увольнения, и в день выдачи книжки?
О: Запись вносится в день увольнения (дата приказа и последний рабочий день)․ Выдача происходит в тот же день․ Если по каким-то причинам запись не была внесена в день увольнения, это уже нарушение, которое нужно исправлять по правилам, указанным выше․
В: Что делать, если у работника была электронная трудовая книжка, а он хочет получить бумажную?
О: По заявлению работника ему выдается бумажный документ — сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), заверенные подписью и печатью работодателя․ Это не «трудовая книжка» в старом понимании, но документ, имеющий равную юридическую силу․ Если у работника ранее была бумажная ТК, она ему возвращается․
Правильное оформление записи об увольнении — это сочетание трех элементов: точная формулировка основания, соблюдение сроков (в день увольнения) и корректное заверение документа․ Работодатель должен иметь четкий регламент действий для кадровых специаликов на случай увольнения․ При наличии сомнений всегда стоит обратиться к актуальной редакции Приказа Минтруда № 320н и Трудового кодекса РФ или проконсультироваться с юристом․ Это избавит от будущих проблем и гарантирует защиту как интересов компании, так и прав работника․