Бланки‑вкладыши – это официальные листы, которые заполняются работодателем и вкладываются в трудовую книжку работника. С 1 января 2023 года в России введён новый образец трудовой книжки, а вместе с ним – новые формы вкладышей. В статье рассмотрим, какие виды вкладышей существуют, какие нормативные акты их регулируют, кто обязан их оформлять и оплачивать, а также как правильно заполнять эти документы.
Правовая база
- Приказ Минтруда России № 320н (утверждённый в 2022 г.) – основной нормативный документ, регламентирующий порядок оформления трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71) – определяет содержание записей в трудовой книжке.
- Постановление Правительства РФ № 1085 от г. – вводит новые формы трудовых книжек и вкладышей.
Важно отметить, что в приказе 320н нет прямого и чёткого указания на то, что работник обязан оплачивать бланк трудовой книжки. Поэтому в большинстве случаев расходы несёт работодатель, однако в отдельных случаях (например, при самостоятельном оформлении в государственных органах) возможна оплата со стороны работника.
Какие вкладыши существуют?
- Вкладка «Запись о приёме на работу» – фиксирует дату, должность, условия труда и основание для приёма.
- Вкладка «Запись о переводе, перемещении, переоформлении» – используеться при смене подразделения, должности или условий труда.
- Вкладка «Запись о приостановке действия трудового договора» – оформляется при отпуске без сохранения заработной платы, командировке и т.п.
- Вкладка «Запись о прекращении трудового договора» – фиксирует дату увольнения, причину и сведения о выплатах.
- Вкладка «Запись о повышении квалификации» – документирует прохождение обучения, аттестацию, получение новых квалификаций.
Кто оформляет и кто получает бланк?
Оформлением вкладышей занимается работодатель (или уполномоченный представитель организации). Работник получает готовый к вложению лист, который подписывается обеими сторонами.
Платёжная сторона
- По умолчанию расходы на печать и приобретение бланков несёт работодатель. Это соответствует практике большинства компаний и рекомендациям Минтруда.
- Если работник самостоятельно обращается в отдел кадров (например, при потере книжки), возможна частичная оплата со стороны работника в размере стоимости печати.
- В случае перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК) расходы на бумажные вкладыши отпадают.
Как правильно заполнять бланк‑вкладыш?
Ниже – пошаговая инструкция, которая подходит для всех видов вкладышей.
- Подготовка: убедитесь, что у вас есть актуальная форма (скачайте её с официального сайта Минтруда).
- Заполнение реквизитов работодателя:
- Полное наименование организации.
- ИНН, ОГРН.
- Адрес и телефон.
- Заполнение данных работника:
- ФИО полностью.
- Дата рождения, пол.
- Серия и номер паспорта (или иной документ, удостоверяющий личность).
- Указание даты и основания записи (например, «приём на работу», «перевод», «увольнение»).
- Условия труда:
- Должность, разряд, квалификация.
- Трудовой договор (срок, тип).
- Размер заработной платы (оклад, тариф).
- Подписи:
- Подпись работника (с указанием даты).
- Подпись представителя работодателя (должность, ФИО, печать организации).
- Контроль: проверка заполненных полей на отсутствие ошибок и опечаток.
- Вложение в трудовую книжку: после подписания вкладыш помещается в соответствующее место в книжке (обычно в конце, перед последней страницей).
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2024 года активно продвигается Электронная трудовая книжка (ЭТК). При её использовании бумажные вкладыши более не требуются, а все записи вносятся в цифровой реестр через портал Госуслуги. Тем не менее, пока часть работников (особенно в небольших компаниях) остаётся на бумажных книжках, поэтому знание правил оформления вкладышей остаётся актуальным.
Преимущества ЭТК
- Отсутствие необходимости в печати и хранении бумажных документов.
- Автоматическое уведомление работника о новых записях.
- Сокращение риска потери или порчи трудовой книжки.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Кто обязан платить за бланк‑вкладыш?
В большинстве случаев – работодатель. При отсутствии чёткой нормы в приказе 320н оплата со стороны работника возможна только в исключительных случаях (самостоятельное оформление в государственных органах).
Можно ли использовать старый образец вкладыша в новой трудовой книжке?
Нет. С 1 января 2023 года обязательным является использование нового образца вкладышей, соответствующего новому формату трудовой книжки.
Что делать, если в вкладыше допущена ошибка?
Необходимо оформить корректирующее заявление и получить новую запись, подписанную обеими сторонами. Старая запись в книжке аннулируется (зачёркивается) и помечается как «ошибочная».
Сколько времени даётся работнику на подписание вкладыша?
Работнику предоставляется не менее 3 рабочих дней для ознакомления и подписания. В случае отказа работника от подписи запись считается недействительной и требует повторного оформления.
Бланки‑вкладыши к трудовым книжкам – важный элемент трудового документооборота, который фиксирует ключевые события в профессиональной жизни работника. Правильное оформление, соблюдение нормативных требований и понимание того, кто несёт расходы, помогают избежать юридических конфликтов и сохраняют права обеих сторон.
С учётом активного внедрения Электронной трудовой книжки в ближайшие годы бумажные вкладыши будут использоваться всё реже, однако пока они остаются обязательными для большинства организаций, поэтому знание правил их оформления остаётся актуальным.
Помните: своевременное и корректное заполнение вкладыша – залог надёжной трудовой истории и защиты ваших прав.