Трудовая книжка остаётся основным документом‚ подтверждающим трудовую деятельность гражданина. При увольнении работника‚ нанимаемого индивидуальным предпринимателем (ИП)‚ запись в трудовой книжке оформляется по тем же правилам‚ что и в организациях‚ но имеет ряд нюансов‚ связанных с особенностями ведения кадрового учёта у ИП.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 84.1‚ ст. 77‚ ст. 66.1;
- Федеральный закон № 432‑ФЗ от «О трудовой книжке»;
- Постановление Правительства РФ № 225 от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России № 18н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (действует с ).
Согласно ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ запись об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ и содержать ссылку на соответствующую статью‚ часть‚ пункт.
Особенности оформления увольнения у индивидуального предпринимателя
- Отдел кадров может отсутствовать. Оформлением записи обычно занимается сам ИП или уполномоченное лицо (бухгалтер‚ юрист).
- Приказ об увольнении. Даже если у ИП нет отдельного отдела кадров‚ приказ (распоряжение) об увольнении обязателен и служит основанием для записи.
- Сроки внесения записи. По п. 2.3 Постановления № 225 запись вносится в день увольнения (не позднее недели после издания приказа).
- Электронная трудовая книжка (ЭТК). Если у работника ведётся ЭТК‚ ИП обязан подать отчёт по форме ЕФС‑1 в ПФР не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения.
Пошаговая инструкция по оформлению записи об увольнении
- Подготовка приказа. Составьте приказ об увольнении‚ указав:
- дата и номер приказа;
- ФИО работника;
- должность‚ структурное подразделение;
- основание увольнения (по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ по инициативе работодателя и т.д.);
- ссылка на соответствующую статью ТК РФ.
- Ознакомление работника с приказом. Работник расписывается о получении копии приказа не позже трёх рабочих дней.
- Расчёт и выплата всех причитающихся сумм. Зарплата‚ компенсация за отпуск‚ иные выплаты – в день увольнения.
- Заполнение трудовой книжки. В разделе «Сведения о работе» заполняются графы:
- Графа 1 – порядковый номер записи. Последовательно продолжает нумерацию предыдущих записей.
- Графа 2 – дата увольнения. Указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Графа 3 – запись об увольнении. Формулировка должна точно соответствовать ТК РФ‚ например:
- «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»;
- «Уволен по собственному желанию‚ ст. 77 ТК РФ»;
- «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон‚ п. 1 ст. 78 ТК РФ»;
- Графа 4 – дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении. Формат: «Приказ № 12 от ».
- Подпись и печать. Запись заверяется подписью уполномоченного лица (ИП или его представителя) и печатью ИП (если она имеется). При отсутствии печати допускается заверение только подписью.
- Возврат трудовой книжки работнику. Книжка выдается в день увольнения под расписку.
- Сдача отчёта по форме ЕФС‑1 (при ЭТК). Если у работника электронная трудовая книжка‚ в течение следующего рабочего дня подаётся отчёт в ПФР.
Примеры записей в трудовой книжке при разных основаниях увольнения
| Основание увольнения | Формулировка записи (графа 3) | Ссылка на ТК РФ |
|---|---|---|
| По собственному желанию | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника | п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ |
| По соглашению сторон | Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон | п. 1 ст. 78 ТК РФ |
| По инициативе работодателя (сокращение штата) | Уволен в связи с сокращением численности или штата работников | п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ |
| За нарушение трудовой дисциплины (прогул) | Уволен за прогул (невыход на работу без уважительной причины более 4 часов подряд) | п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ |
| В связи с выходом на пенсию | Уволен в связи с выходом на пенсию по возрасту | п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ |
Электронная трудовая книжка: особенности для ИП
С 2021 года ведение электронных трудовых книжек стало обязательным для всех работодателей‚ включая индивидуальных предпринимателей. При увольнении работника с ЭТК порядок действий следующий:
- Издать приказ об увольнении (как при бумажной книжке).
- В день увольнения внести запись в ЭТК через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через специализированное ПО.
- Заполнить поля:
- дата увольнения;
- основание (выбирается из справочника‚ соответствующего ТК РФ);
- номер и дата приказа.
- Подать отчёт по форме ЕФС‑1 в ПФР не позднее следующего рабочего дня.
При наличии как бумажной‚ так и электронной трудовой книжки запись делается одновременно в обоих носителях.
Частые ошибки при оформлении записи об увольнении у ИП
- Неправильная формулировка. Использование фраз‚ не соответствующих ТК РФ (например‚ «уволен по собственному желанию без указания статьи»).
- Отсутствие ссылки на норму права. Запись без указания статьи‚ части‚ пункта считается неполной и может повлечь штраф.
- Нарушение сроков. Внесение записи позже дня увольнения (или позже недели после приказа) – нарушение п. 2.3 Постановления № 225.
- Отказ в выдаче трудовой книжки. Не выдача книжки в день увольнения – нарушение ст. 62 ТК РФ.
- Несдача отчёта ЕФС‑1 при ЭТК. Приводит к штрафам ПФР и невозможности корректно отразить стаж работника.
Оформление записи об увольнении в трудовой книжке работника‚ нанятого индивидуальным предпринимателем‚ требует строгого соблюдения норм Трудового кодекса и подзаконных актов. Главное – использовать точные формулировки‚ ссылаться на соответствующие статьи ТК РФ‚ вносить запись в день увольнения и‚ при наличии электронной трудовой книжки‚ своевременно сдавать отчёт по форме ЕФС‑1. Следуя представленной пошаговой инструкции и избегая типичных ошибок‚ ИП сможет обеспечить корректное ведение кадровой документации и избежать возможных штрафов со стороны контролирующих органов.
Помните: трудовая книжка – это не просто формальность‚ а юридически значимый документ‚ влияющий на пенсионные права и социальные гарантии работника. Поэтому к её заполнению следует относиться с utmost вниманием и ответственностью.