Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь работника. Несмотря на постепенный переход на электронный формат (ЕФС-1), бумажная трудовая книжка остается важным документом, особенно для тех, кто впервые устраивается на работу. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление на получение первой трудовой книжки, какие документы потребуются и на что стоит обратить внимание.
Что такое трудовая книжка и для чего она нужна?
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника; В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях.
Для чего необходима трудовая книжка?
- Подтверждение общего и непрерывного трудового стажа;
- Оформление пенсии (включая досрочную);
- Выплата пособия по безработице;
- Подтверждение опыта работы при трудоустройстве на новое место.
Кто и когда должен заводить трудовую книжку?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан оформить трудовую книжку на работника, который проработал у него свыше пяти дней, если это место работы является для работника основным.
Таким образом, первая трудовая книжка оформляется:
- При первичном трудоустройстве человека (например, после окончания учебного заведения или при устройстве на первую работу).
- В случае утери работником своей старой трудовой книжки (оформляется дубликат, но процедура схожа с получением новой).
Важное правило о 5 днях
Многие ошибочно полагают, что книжка выдается в первый же день работы. На самом деле, закон дает работодателю 5 рабочих дней на оформление. Если сотрудник проработал менее 5 дней и уволился, работодатель не обязан заводить на него трудовую книжку.
Как происходит процесс оформления?
Процесс получения первой трудовой книжки состоит из нескольких этапов:
- Предоставление документов работником. При приеме на работу новичок должен предъявить паспорт, СНИЛС, документ об образовании (если требуется) и другие документы, предусмотренные статьей 65 ТК РФ. Трудовую книжку он предоставить не может, так как ее у него еще нет.
- Написание заявления. Работник пишет заявление на имя руководителя организации с просьбой оформить ему трудовую книжку.
- Издание приказа. Работодатель издает приказ о приеме на работу.
- Покупка бланка.> Работодатель приобретает чистый бланк трудовой книжки.
- Заполнение. Кадровый специалист заполняет ьный лист и вносит запись о приеме на работу.
- Выдача. Трудовая книжка хранится у работодателя до момента увольнения работника.
Кто оплачивает бланк трудовой книжки?
Это один из самых частых вопросов. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, бланк трудовой книжки оплачивается работодателем.
Однако есть нюансы:
- Работодатель может удержать стоимость бланка из заработной платы работника (с его письменного согласия).
- Если бланк был испорчен по вине работодателя (например, кадровик сделал ошибку при заполнении), стоимость нового бланка оплачивает работодатель.
- В некоторых организациях бланки выдаются работникам бесплатно (это прописывается в локальных нормативных актах).
Если работник увольняется, не оплатив стоимость бланка, работодатель может удержать эту сумму из окончательного расчета (ст. 137 ТК РФ).
Правила составления заявления
Заявление на оформление трудовой книжки пишется в произвольной форме, так как унифицированного бланка не существует. Однако к его составлению предъявляются общие требования делопроизводства.
Структура заявления
- Шапка (в правом верхнем углу): Должность руководителя, название организации, ФИО руководителя, ФИО работника и его должность.
- Название документа (по центру): Заявление.
- Текст заявления: Просьба оформить трудовую книжку в связи с первичным трудоустройством.
- Дата и подпись работника.
Что обязательно нужно указать в тексте?
- ФИО работника полностью;
- Дату рождения;
- Образование (на момент оформления);
- Профессию/специальность;
- Согласие на удержание стоимости бланка из зарплаты (если это предусмотрено в организации).
Образец заявления на получение первой трудовой книжки
Ниже представлен пример того, как должно выглядеть правильно составленное заявление.
Пример заполнения:
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера
Петрова П.П.
Заявление
Прошу оформить мне трудовую книжку в связи с тем, что я приступаю к работе впервые. С удержанием стоимости бланка трудовой книжки из моей заработной платы согласен.
Ответственность работодателя
За нарушение порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Размеры штрафов:
- Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для ИП, от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Если работодатель отказывается оформить трудовую книжку работнику, впервые приступившему к работе, это является грубым нарушением трудового законодательства.
Частые ошибки и вопросы
- Могу ли я купить бланк сам и принести работодателю? Нет, закон запрещает использование бланков, приобретенных работником. Работодатель должен использовать только бланки, приобретенные у сертифицированных распространителей (например, в типографии «Гознак»).
- Что делать, если я работаю по совместительству? По совместительству трудовая книжка не заводится. Запись о работе по совместительству может быть внесена по основному месту работы на основании справки от совместителя.
- Нужно ли писать заявление, если я перешел на электронную трудовую? Если вы впервые устраиваетесь на работу после 31 декабря 2020 года, на вас автоматически формируется только электронная трудовая (ЕФС-1). Бумажная книжка на таких работников не заводится, соответственно, заявление не пишется.
Оформление первой трудовой книжки — это обязанность работодателя, но инициатива должна исходить от работника в виде письменного заявления. Главное, правильно составить заявление, указать все необходимые данные и своевременно передать его в отдел кадров. Помните, что правильное ведение этого документа с самого начала трудовой деятельности избавит вас от множества проблем при выходе на пенсию или поиске новой работы.