Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую историю работника․ При увольнении она должна быть заполнена в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и другими нормативными актами․ Ниже приведено подробное руководство, которое поможет кадровикам и работодателям правильно оформить запись об увольнении․
Юридические основания для записи
Согласно ч․ 5 ст․ 84․1 ТК РФ, запись об основании и причине прекращения трудового договора в трудовую книжку работника должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи․
Для увольнения по собственному желанию работника применяются следующие статьи ТК РФ:
- ст․ 80 – расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)
- ст․ 66․1 – выдача трудовой книжки при прекращении трудового договора
- ст․ 140 – окончательный расчет
Что должно быть указано в записи
Запись в трудовой книжке состоит из четырёх графов:
- Порядковый номер записи – уникальный номер, присваиваемый работодателем․
- Дата увольнения – фактическая дата прекращения трудового договора․
- Причина увольнения – точная формулировка с указанием статьи ТК РФ․ Пример: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п․ 1 ст․ 80 ТК РФ»․
- Наименование документа, на основании которого внесена запись – приказ, распоряжение или иное решение работодателя, его дата и номер․
В случае увольнения по собственному желанию запись должна выглядеть так:
№ 1 – 01/2026
Дата –
Причина – Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п․ 1 ст․ 80 ТК РФ
Документ – Приказ № 15 от
Шаги оформления записи при увольнении по собственному желанию
- Подготовка документов – приказ о расторжении трудового договора, заявление работника об увольнении, копия трудовой книжки․
- Проверка сроков предупреждения – работник должен предупредить работодателя не менее чем за 2 недели (ст․ 80 ТК РФ)․
- Окончательный расчет – согласно ст․ 140 ТК РФ, в последний день работы․
- Выдача трудовой книжки – в последний день работы работник получает трудовую книжку (ст․ 66․1 ТК РФ)․
- Запись в трудовой книжке – в соответствии с пунктами выше․
Особенности при увольнении по соглашению сторон
При увольнении по соглашению сторон в трудовой книжке указывается причина «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, п․ 1 ст․ 80 ТК РФ» и наименование документа «Приказ № … от …»․
Что делать, если запись не соответствует требованиям
Если запись в трудовой книжке содержит ошибку или не соответствует формулировкам ТК РФ, работник имеет право потребовать исправления․ В таком случае работодатель обязан:
- Согласовать исправление с работником;
- Внести корректную запись в трудовую книжку;
- Сохранить копию исправленной записи․
Практический пример оформления записи
Допустим, работник Иванов Иван Иванович увольняется по собственному желанию ․ Приказ о расторжении трудового договора № 42 от ․ Запись в трудовой книжке будет выглядеть так:
№ 1 – 01/2026
Дата –
Причина – Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п․ 1 ст․ 80 ТК РФ
Документ – Приказ № 42 от
Запись в трудовой книжке при увольнении – это обязательный элемент кадрового учета, который подтверждает законность и правильность прекращения трудового договора․ Соблюдение формулировок ТК РФ, точность указания даты, причины и документа – ключ к корректному оформлению и избежанию конфликтов с работником․
Если возникнут вопросы, всегда можно обратиться к актуальной редакции Трудового кодекса РФ или к специалисту по кадровому учету․