Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональную деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронной трудовой книжке (ЭТК), бумажный вариант всё ещё востребован, особенно у тех, кто работает в организациях, не подключённых к системе ЭТК, или у лиц, предпочитающих иметь бумажный экземпляр на руках.

Когда требуется сделать запись в трудовую книжку?

• Приём на работу – первая запись о должности, дате приёма и наименовании работодателя.
• Перевод на другую должность (внутри одной организации) – указывается новая должность, структурное подразделение и дата перевода.
• Изменение наименования работодателя (реорганизация, смена собственника) – вносится запись о продолжении работы у нового работодателя.
• Увольнение – запись о дате расторжения трудового договора и основании (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
• Награждение, поощрение, применение дисциплинарного взыскания – при наличии соответствующего приказа.
• Обучение, повышение квалификации, переподготовка – если обучение связано с трудовой деятельностью и подтверждено документами.
• Восстановление трудового стажа после перерыва (например, после декретного отпуска, учёбы, службы в армии) – запись о продолжении работы.

С 30 декабря 2025 года в электронную трудовую книжку также вносятся сведения о некоторых гражданско‑правовых договорах (ГПХ), если они регулируют трудовые отношения и работодатель решил отражать их в ЭТК.

Как правильно вносить запись в трудовую книжку?

1. Подготовьте основание – приказ о приёме, переводе, увольнении, награждении и т.д. Приказ должен быть подписан руководителем и заверен печатью организации (если она используется).
2. Заполните поля трудовой книжки согласно образцу, утверждённому Минтруда России:
• Дата – день, месяц, год события (например, ).
• Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке.
• Наименование организации – полное наименование работодателя.
• Должность, профессия, специальность – как указано в трудовом договоре.
• Основание записи – реквизиты приказа (номер, дата).
• Подпись работника и работодателя – подпись сотрудника и уполномоченного лица (кадровик, руководитель) с расшифровкой.
• Печать организации (при наличии).
3. Внесите запись чернилами синего или чёрного цвета, без исправлений и подчисток. Если ошибка допущена, следует оформить исправление (см. ниже).
4. Подтвердите запись – сотрудник расписывается в графе «Подпись работника», а ответственное лицо ставит свою подпись и печать.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Ошибки в записях могут привести к проблемам при подтверждении стажа, расчёте пенсии или при трудоустройстве. Поэтому важно знать порядок их исправления:

1. Не зачёркивайте и не используйте корректор – такие действия считаются недопустимыми.
2. Сделайте отдельную запись‑исправление:
• В графе «Дата» указывается дата внесения исправления.
• В графе «Наименование организации» пишется «Исправление записи № X от ДД.ММ.ГГГГ».
• В графе «Должность…» указывается правильная информация.
• В графе «Основание записи» – реквизиты приказа о внесении исправления (или справка от работодателя).
• Подписи работника и работодателя, печать организации.
3. Если ошибка касается увольнения – после записи об увольнении можно добавить запись о продолжении работы (например, при восстановлении через суд) с указанием нового приказа о приёме.
4. При невозможности исправить в текущей книжке – выдаётся дубликат трудовой книжки, в котором все записи переносятся без ошибок.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности ведения записей

С 1 января 2021 года работодатели обязаны сдавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд России (ПФР) в электронном виде. С 30 декабря 2025 года в ЭТК также можно отражать сведения о некоторых ГПХ‑договорах.

• Формирование сведений – работодатель ежемесячно направляет в ПФР сведения о приёме, переводе, увольнении и других событиях через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через специализированное ПО.
• Доступ сотрудника – каждый работник может в любой момент посмотреть свою ЭТК в личном кабинете ПФР, скачать выписку или подтвердить стаж.
• Внесение исправлений – если в электронных сведениях обнаружена ошибка, работодатель направляет корректирующий файл с пометкой «Исправление».
• Бумажный дубликат – при необходимости сотрудник может запросить у работодателя бумажную трудовую книжку, которая будет заполнена на основе данных ЭТК.

Важно помнить, что даже при ведении ЭТК бумажная трудовая книжка может потребоваться, например, при устройстве на работу в организацию, не подключённую к системе электронного обмена данными.

Примеры типовых записей в трудовую книжку

Приём на работу

№ записи: 1
Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность: Инженер-программист
Основание: Приказ № 45 от о приёме на работу
Подпись работника: _____________________
Подпись работодателя: _____________________
Печать организации: [круглая печать]

Перевод на другую должность

№ записи: 2
Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность: Старший инженер-программист
Основание: Приказ № 112 от о переводе
Подпись работника: _____________________
Подпись работодателя: _____________________
Печать организации: [круглая печать]

Увольнение по собственному желанию

№ записи: 3
Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность: Старший инженер-программист
Основание: Приказ № 205 от об увольнении по собственному желанию
Подпись работника: _____________________
Подпись работодателя: _____________________
Печать организации: [круглая печать]

Исправление ошибки (например, неправильно указано число приказа)

№ записи: 4
Наименование организации: Исправление записи № 2 от 
Должность: Старший инженер-программист (без изменений)
Основание: Приказ № 112 от (исправлен номер приказа с 112 на 112‑А)
Подпись работника: _____________________
Подпись работодателя: _____________________
Печать организации: [круглая печать]

Полезные советы по ведению трудовой книжки

• Храните трудовую книжку в безопасном месте – лучше в папке с другими важными документами (паспорт, СНИЛС, дипломы).
• Проверяйте записи после каждого события – сразу после получения приказа убедитесь, что записана правильно.
• Сохраняйте копии приказов – они могут понадобиться при восстановлении трудовой книжки или при споре с работодателем.
• При переходе на электронную форму – периодически выгружайте выписку из ЭТК и сверяйте её с бумажным вариантом (если он у вас есть).
• Не допускайте пустых строк – если между записями есть промежуток времени (например, отпуск без сохранения заработка), его не нужно отмечать, но важно, чтобы записи шли последовательно без пропусков номеров.
• Обращайтесь к специалисту кадровой службы – если сомневаетесь в формулировке или оформлении, лучше уточнить у кадровика или юриста по трудовому праву.

Записи в трудовую книжку – это не просто формальность, а юридически значимые сведения, которые влияют на пенсионные выплаты, подтверждение стажа и защиту прав работника. Независимо от того, ведёте ли вы бумажную трудовую книжку или пользуетесь электронной, важно соблюдать установленные правила оформления, своевременно вносить изменения и хранить документы в надёжном месте. Следуя рекомендациям выше, вы minimизируете риск ошибок и обеспечите себе бесперебойное подтверждение трудовой деятельности на протяжении всей профессиональной жизни.