Вопрос о правильном оформлении записей в трудовой книжке и её копии является одним из самых частых в кадровом делопроизводстве․ Многие работодатели и сотрудники сталкиваються с ситуацией, когда требуется подтвердить текущий статус занятости․ Часто возникает путаница: нужно ли вносить специальную запись «работает по настоящее время» непосредственно в оригинал трудовой книжки или эта фраза предназначена только для копий? Разберем этот вопрос подробно, опираясь на актуальные правила 2026 года․
Главный принцип: Оригинал vs Копия
Самое главное, что нужно помнить: в оригинал трудовой книжки запись «работает по настоящее время» никогда не вносится․
Оригинал трудовой книжки — это документ строгой отчетности, заполнение которого регламентируется Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения трудовых книжек․ В разделе «Сведения о работе» фиксируются только конкретные юридические факты:
- Прием на работу (с указанием должности и даты)․
- Переводы на другую должность․
- Увольнение (с указанием основания и даты)․
Пока сотрудник работает, его трудовая деятельность считается длящейся․ Отсутствие записи об увольнении автоматически означает, что человек состоит в трудовых отношениях с работодателем на текущий момент; Внесение любых дополнительных фраз, не предусмотренных законодательством (включая «работает по настоящее время»), сделает оригинал документа недействительным или вызовет вопросы у проверяющих органов и будущих работодателей․
Когда и где пишется «работает по настоящее время»?
Фраза «работает по настоящее время» используется исключительно при заверении копии трудовой книжки․ Копия может потребоваться сотруднику для:
- Оформления визы или кредита в банке․
- Предоставления в органы соцзащиты․
- Подтверждения стажа при устройстве на работу по совместительству․
- Судебных разбирательств (например, для подтверждения подземного стажа, если оригиналы утеряны или находятся на территории проведения СВО);
Правила заверения копии в 2026 году
Согласно сложившейся практике и требованиям ГОСТ Р 7․0․97-2016, а также разъяснениям экспертов (КонсультантПлюс, Гарант), порядок действий следующий:
На последнем листе копии трудовой книжки, после последней записи (которая обычно гласит о приеме на работу или последнем переводе), необходимо сделать рукописную или машинописную надпись:
«Работает по настоящее время»․
Далее заверение копии производится по стандартной схеме:
- Указывается должность лица, заверившего копию․
- Ставится личная подпись заверителя․
- Расшифровка подписи (ФИО)․
- Ставится дата заверения копии (текущая дата)․
- Проставляется печать организации (при её наличии)․
Особенности работы с трудовыми книжками старого образца
Если трудовая книжка работника была заведена до 1 января 2004 года (бланки советского или раннего российского образца), правила её ведения не меняются кардинально․ Записи вносятся в неё до тех пор, пока не закончатся свободные строки в разделе «Сведения о работе»․ Только после этого оформляется вкладыш․
Даже в этом случае правило остается неизменным: ни в старый бланк, ни во вкладыш запись о том, что сотрудник работает «по настоящее время», не вносится․ Статус действующего сотрудника подтверждается только отсутствием записи об увольнении․
Типичные ошибки при оформлении
Чтобы избежать проблем с документами, избегайте следующих ошибок:
- Запись в оригинале․ Внесение фразы «работает по настоящее время» в графу 3 или 4 оригинальной трудовой книжки․ Это нарушение формы документа․
- Отсутствие даты на копии․ При заверении копии обязательно должна стоять текущая дата․ Без даты надпись «работает по настоящее время» теряет смысл, так как неизвестно, на какой момент времени она актуальна․
- Заверение без надписи․ Если вы выдаете копию работающему сотруднику, но не пишете «работает по настоящее время», получатель копии (например, банк) может счесть документ неполным, так как последняя запись в копии может быть датирована несколькими годами ранее (например, запись о приеме)․
С: Подтверждение стажа в сложных условиях
В предоставленных данных упоминается ситуация, когда периоды работы подтверждаются исключительно записями трудовой книжки из-за невозможности получения архивных справок (например, с территорий ведения боевых действий)․ В таких случаях точность записей в оригинале критически важна․ Однако даже здесь подтверждением того, что человек работает сейчас, служит отсутствие записи об увольнении․ Для внешних инстанций в таких случаях выдается именно заверенная копия с пометкой «работает по настоящее время» или соответствующая справка с места работы․
В оригинал трудовой книжки запись «работает по настоящее время» не вносится․ Факт работы подтверждаеться отсутствием записи об увольнении․
В копию трудовой книжки запись «работает по настоящее время» вносится обязательно на последнем листе под последней записью перед заверением подписью, датой и печатью․
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту документов и отсутствие проблем у сотрудника при взаимодействии с государственными и коммерческими структурами․